文书档案管理的数字化实现过程分析

王雅楠

天津市引滦工程尔王庄管理处

文书档案管理的数字化实现过程分析

王雅楠

天津市引滦工程尔王庄管理处

在数字化背景下，应该构建数字化的文书档案管理模式，深入开发文书档案资源，从根本上提升文书档案管理的效率。基于此，本文通过分析文化档案数字化管理模式建立的必要性，并深入分析文书档案管理的数字化实现过程，有利于全面提升文书档案管理的效率。

文书档案 数字化 管理

文书档案管理主要是收集和整理各类相关文书档案资料，保障文书档案资料的稳定性和真实性，是当前各个部门制定决策和开展相关工作的重要依据。然而，在现代数字化信息时代下，纸质档案资料管理已经无法满足现代社会对信息储存和共享的要求，所以建立文书档案管理的数字化模式具有非常重要的现实意义。

1 建立文书档案数字化管理模式的必要性

（1）建立文书档案数字化管理模式是现代信息交流的基本要求。在数字化技术水平不断提高的背景下，建立文书档案数字化管理模式是现代信息交流的基本要求，能够有效实现各个部门之间的文书档案信息共享，所以应该构建科学合理和高效率的文书档案数字化管理模式。

（2）建立文书档案数字化管理模式是现代档案管理的主要方式。通过建立文书档案管理的数字化管理模式，充分利用现代计算机技术和互联网，有利于最大 限度提升文书档案资料的利用效率，从而满足现代社会经济发展的重要需求。

（3）不断创新文书档案管理模式，突破传统文书档案管理模式的要求，促使文书档案管理朝着数字化管理方向发展，能够有效实现现代档案管理的科学化。同时，文书档案管理数字化管理模式能够为社会创造更多有利的价值，从而推动社会更好的向前发展。

（4）建立文书档案数字化管理模式有利于保障文书档案信息的安全性。在现代社会信息技术快速发展的背景下，网络信息技术已经逐渐被应用到各个领域中，从而在一定程度上影响了文书档案信息资源管理的安全性。因此，构建文书档案数字化管理模式，有利于强化文书档案的数字化管理工作，从而保障文书档案资源信息的安全性。

2 文书档案管理的数字化实现对策

2.1 强化数字化建设意识

新形势下，文书档案管理要想真正实现数字化建设，首先第一步就是要转变自身思想观念，深刻认识到文书档案管理数字化建设对于文书档案管理的重要作用。只有有了文书档案管理数字化建设意识，才能推动档案管理数字化建设得以真正实现。首先，应加强领导文书档案管理数字化建设意识，使他们充分意识到文书档案能够为社会的各项管理工作、各项决策以及各项计划提供重要的凭证，这既是社会的一种宝贵财富，同时也是社会获得发展的前提，而推动文书档案管理数字化建设将能够使文书档案发挥更大的作用。其次，应加大文书档案数字化模式的建设宣传力度，让更多的人们充分认识到文书档案管理数字化建设对自身以及社会发展的重要作用，从而树立起必要的责任意识和数字化意识，有效提升自身的信息素养，以便在日常工作中做好本职工作的同时，积极配合文书档案的数字化建设。

2.2 加强文书档案基础设施建设

加强文书档案管理数字化基础设施建设，为文书档案管理数字化的实现提供有效载体。基础设施主要包含两个方面，文书档案信息管理硬件设施、设备方面与软件方面。硬件设施、设备主要是指文书档案管理实现数字化所必须的计算机、扫描仪、档案网络专线、交换机设备、数码相机等必要设备，这是文书档案数据资源实现信息传输、交换以及共享的基础与前提。软件方面主要是指建设文书档案数字化管理系统，一般而言，文书档案数字化管理系统，主要包括门户层、应用层、数据层三个部分，门户层主要是指文书档案网站的建设，这是文书档案数字化建设的重要步骤之一。文书档案网站是文书档案部门与社会交流、沟通的重要途径，通过有计划地将部分可以公开的档案信息开发给社会大众，可以使文书档案网站成为社会开展宣传的有力工具以及向社会提供文书档案信息服务的窗口。应用层是文书档案管理数字化得以实现的有效载体，社会可以直接利用文书档案数字化管理系统的应用层实现对档案的数据收集、建档、归档和管理，以及为社会工作人员提供档案查询、查阅以及打印等功能。数据层主要是指包括科研课题、科研论文与档案、各项文书等多方面在内的档案信息数据库。数据层能够为社会在决策管理、科研教学等多方面提供有效的数据信息支持。通过这些文书档案软硬基础设施建设，最终形成一整套集软件开发、信息录入、档案编研、信息检索、系统管理、安全防护等诸多功能为一体的文书档案信息网络管理系统。只有文书档案信息网络管理系统建设好了，文书档案信息才能实现互联互通、资源共享，有效利用，才能有效发挥文书档案最终为社会发展服务的宗旨。

2.3 加强文书档案数字资源建设

为了进一步提高文书档案的利用率，还需要加强文书档案数字资源建设。开发与利用文书档案数字资源，不仅关乎到文书档案数字化建设能否成功，同时它也是文书档案数字化建设的核心和基础，能够直接体现文书的档案数字化管理水平。其中，主要包含电子档案的全方位收集以及文书档案的数字化两个方面。档案的收集过中要突出档案的实用性、知识性、特色性，利用电子扫描技术、数据压缩技术、数据库技术等技术手段，将原有的纸质档案、声像资料等转化成电子档案，并与已归档保存的电子档案一起，形成一个拥有更加丰富资源的电子档案数据库。然后开发完善的电子档案信息库检索工具，使查档人员能够通过网络，在任何时间、任何地点查阅利用开发档案，提高文书档案的利用率，不再受时间、空间以及借阅数量等方面的限制。

2.4 加强档案数字人才培养

新形势下文书档案管理数字化建设中，加强档案数字管理人才的培养，提升其综合素质是关键。首先，文书在对档案管理人员进行人才培养的时候，需要先对其有针对性地开展政治思想教育，培养文书档案管理人员具备较强的职业道德、事业心、责任感以及奉献精神。其次，有计划地开展各种培训，有目的、有计划地组织文书档案管理人员开展技能学习，使其不仅能够掌握扎实的计算机信息技术理论知识，更能够在实际工作中灵活运用计算机信息技术以及各种现代化数字化工具处理档案。最后，积极组织档案管理人员深入临床一线，去研究调查科研、医学、教学等对档案信息的需求，从而做到不仅能够高效地完成档案管理工作，又能够为文书档案管理工作人员及时提供必要的信息支持。

3 结语

在数字化已经成为社会发展以及经济发展必然趋势的形势背景下，文书档案管理也应当积极探寻可行路径来实现文书档案管理数字化，转变文书档案管理工作模式，提升文书档案管理工作效率和工作质量，使其更好地为文书改革发展服务。各级文书档案数字化建设的过程中，要充分重视档案数字化建设对于文书发展的重要意义和作用，从加强文化档案基础设施建设、加强档案基础设施建设、加强档案信息人才培养等方面入手，加快推进文化档案数字化建设进程。

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王雅楠（1981.06-）女，籍贯：天津 学历：本科 职称：中级 研究方向：档案系列。