提高办公室综合水平为企业健康平稳发展作出突出贡献

魏 锋

提高办公室综合水平为企业健康平稳发展作出突出贡献

魏 锋

近些年，我国烟草行业得到良好的发展，在发展过程中也开始进行改革。我国烟草行业改革需要转变工作作风，改进实际工作方式，加大服务力度，有效提高服务质量，这对烟草业办公室的相关工作提出了具体的要求。本文主要针对烟草企业如何提高办公室综合水平进行论述，希望可以为企业的健康平稳发展作出突出贡献。

办公室 工作水平 健康发展

市级烟草办公室是市级烟草专卖局（公司）各种行政、信息处理中心，处于承上启下、协调内外、沟通左右的枢纽位置，是政务管理工作上情下达的关键，承担着大量的以文辅政和内外沟通协调工作，无论是办文、办会、办事都包含综合协调的内容。

随着烟草行业改革不断深化，市级烟草办公室工作日益呈现快速、准确、及时的趋势。在新的形势下，如何更进一步提高办公室的运作效率和工作水平，这是市级烟草企业迫切需要解决的问题，也是行业整体工作的需要。

一、正确认识，准确定位

首先，要摸清办公室的性质与特点，明晰办公室的特殊地位。这种特殊地位就在于办公室是一个单位、一个企业的中枢与窗口，对内发挥着上传下达、沟通协调、服务保障的作用；对外则发挥着窗口示范、形象展示、综合协调的作用。鉴于办公室的这种特殊地位，办公室工作的服务性、事务性、参谋性是办公室工作最显著的特征。所以，应该把“服务”作为办公室的理室之本、工作之基，从思想认识上，充分认识“服务”是办公室工作的生命线；从实际行动上，严格坚持“服务”标准，让办事的人“匆匆而来，满意而归”，从而努力做到“时间不在我这里耽搁，差错不在我这里发生，出手的东西代表自己的最高水平”，做到让领导放心，让大家满意。同时，充分发挥参谋助手作用，按照企业整体工作目标要求，把握全局工作重点，密切关注各项工作动态，前瞻思考，超前谋划，为领导当好参谋助手，为全局提供富有实效的政务服务。大力提升文稿质量，着力以文辅政，牢固树立质量意识和精品意识，文稿力求参到点子上，谋到关键处。全面加强政务督查，在提高工作效率的同时，确保政令畅通和重大决策部署落到实处。

二、发挥职能，高效运作

充分发挥协调中枢职能，注重公文管理、信息沟通、平衡兼顾，加强统筹协调，助推生产经营和专卖管理高效运转。围绕中心工作，根据领导意图，加强与省局、市委市政府和各部门、县局，以及员工之间的沟通协调，减少信息不对称带来的负面作用。做到公文运转高效畅通，加强公文运转管理，强化公文精品意识，文字表达“准、实、新”。进一步推进办事公开，积极履行办事公开民主管理职能，保障员工知情权、参与权、表达权和监督权，使干部职工更加理解和支持工作部署。不断创新办公室工作的方式方法，运用合适的方式方法解决问题。树立全局观念，面对同一项工作，多从几个角度出发，多问几个为什么，好在哪些方面，问题又有哪些，这项工作是这样的，其他工作有同类的问题吗？今后该怎么办等，同时，面对办公室工作，必须分清主次，明确重点。对纷繁复杂的工作，要从全局出发，从时间的角度，从工作重要性的角度来科学、理性、准确界定工作的主次，明确哪些是必须马上完成的？哪些是可以稍微缓一下的？对这些问题做到心中有数。市级烟草办公室工作既需要智慧也需要能力，还需要勇气。办公室要面临多个领导、多个部门、多个基层单位，还要面临多个服务对象，在日常工作中，很难做到统筹兼顾，平衡各方。那么在如此繁杂的关系网中顾此失彼、厚此薄彼，很有可能让工作处于被动状态。在新形势下，办公室工作必须严格规范，讲求程序。在公文运转上，切实履行签批制度；在接待管理上，做到有礼有节；在事务管理上，做到权责明确；在日常行为上，遵守规章制度，不该说的不要说，不该听的不要听，不该看的不要看，要有一种甘当“哑巴”“聋子”和“瞎子”的胸怀和境界。

三、提高素质，增强能力

办公室工作千头万绪，办公室工作人员是杂家，什么都要懂，什么都必须懂，要对行业内外相关信息知识尽收眼底，力求具备渊博的知识和宽阔的视野。同时，办公室工作人员要具备三种基本技能，一是开口能讲；二是提笔能写；三是遇事能办。要具备这三种技能，就必须加强学习，自觉学习先进理论，自觉学习文化知识，自觉增强业务能力，自觉弥补不足，自觉“强身健体”。“开口能讲”就是要有较强的逻辑思维能力、语言表达能力、语言组织能力和实际应对能力。为此，可以利用一切机会，有意识地调动办公室成员发言的积极性和主动性，既可总结自己的工作，也可谋划自己的工作，还可畅谈自己的心得体会。“开口能讲”，对于办公室人员来说既是一项工作要求，也是一项工作能力。“提笔能写”，就要求办公室工作人员熟练掌握日常应用文体的写作，能够对日常收发文进行把关修改。为了娴熟掌握这种技能，就要做到“多看、多听、多闻、多想、多写、多做”，把学习与实践有机结合起来，着力形成“学而思，思而入，入而进”的良好习惯。“遇事能办”，就是要有较强的沟通能力、协调能力以及与人打交道的能力。办公室经常会遇见各种各样的事情，而且这些事情往往都比较着急办理。如果办公室人员不具备处理急事、难事、琐事的能力，那么在日常工作中肯定难以掌握主动权。尤其是在与外单位打交道时，一定要把握分寸，掌握好火候，能够自己完成的自己一定要想办法完成，即使自己不能完成也要在自己想办法之后再提请领导出面协助解决。如果什么事情都需要领导出面协调沟通，那么这就是办公室的失职。

四、创新思维，甘于奉献

市级烟草办公室不但是全市系统的中枢，而且是一扇窗口，在高效做好常规业务的同时，还必须做好以下几个方面的工作：

一是做好宣传报道和信息传递工作，外宣要为企业树立公正形象，内宣要凝聚人心，加强与媒体协作，提升企业美誉度，建立健全企业媒体平台，利用企业报刊、网站和其他途径，及时准确弘扬正气，树立典型，聚集力量，信息传递要及时、准确、畅通，做到上情下达，下情上传，同时加大新闻信息队伍建设，强化培训，提高业务水平；二是做好信访工作，按照相关法律法规，接待好、协调好、处理好来信来访工作，妥善发现问题、解决问题；三是全力做好突发公共事件的应急预案和处置，尽心尽力做好领导随时布置的其他临时工作，做好档案管理和年鉴编撰，做好自动化办公系统维护，努力提高办公室的综合水平，为企业健康平稳发展作出突出贡献。

（作者单位为陕西省咸阳市烟草专卖局）

［1］ 王玲，罗雪文.如何提高办公室工作效率［J］.经济师，2010（10）：42-45.

［2］ 王力.烟草企业如何提高办公室效率［J］.中外企业家，2013（12）：31-34.

［3］ 马润新.如何提高办公室文书处理质量和效率［J］.陕西档案，2011（08）：18-21.

［4］ 蒋娉娉.县级烟草分公司办公室工作存在的问题与对策思考［J］.东方企业文化，2014（21）：366.

［5］ 王章学.烟草企业舆情处置与引导［J］.重庆与世界（学术版），2013（12）：29-32.