浅析实验室仪器设备档案管理

摘 要 仪器设备档案反映着仪器工作过程，优化档案管理能够高效提供精准的技术资料，使资源的配置更加有序，进一步为研究提供基本的物质基础和保障。做好仪器设备档案管理工作显得大有裨益，本文拟结合实验室仪器设备档案管理现状，对实现实验室仪器设备档案管理科学化的路径进行探讨。

关键词 仪器设备 档案管理 信息化

作者简介：蔡婕，宁德市公安局刑侦支队，主要从事仪器设备档案管理工作及研究。

中图分类号：C931 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.11.391

一、实验室仪器设备档案管理概述

仪器设备作为实验室最主要的硬件设施，其档案管理也是仪器设备日常工作的重要组成部分，承载着仪器技术资料的收集、整理、归档、鉴定等任务。科学有序的档案管理是仪器高效利用的前提和保障，做好仪器设备档案的管理意义重大。

一是仪器设备是实验室开展物证鉴定得出科学结论的重要渠道，从侧面反映着实验室的鉴定水平，仪器设备档案“记录”着仪器工作过程，为仪器设备正常运转提供了重要技术基础，同时也记录着仪器检验鉴定过程中所产生的信息数据源，仪器设备档案管理平时记载的设备数据信息，为仪器设备的正常运转及维护环节提供支撑。

二是建立仪器设备档案，不仅可以明晰单位的设备容量，而且对资源的优化配置提供有效的科学依据。随着科技的发展在有些案件的办理中物证鉴定的作用越来越重要，鉴定机构对仪器设备的引入不断增多，对物证鉴定的投入力度日益明显。

二、实验室仪器设备管理的现状

（一）仪器设备档案归集方面

我国在仪器设备的档案管理方面起步较晚，并且早期没有得到足够重视，主要存在以下几个问题：

1.相关仪器设备资料的整理及留存不够及时完整。标准的仪器设备档案涵盖了仪器设备从订购、验收、修缮、使用、保养、报废等各个环节。仪器设备的合理使用对实验室的运行效率至关重要，能否客观反映实验结果，仪器设备在订购、验收等环节是前置条件，日常中很多单位在设备购买以后没有及时保存设备的购买、维护、升级改造等相关材料文件，导致后期仪器设备维修、升级中不能顺利进行，甚至导致仪器内的相关资料丢失，给仪器设备的正常运行带来不便。

2.档案资料不完整导致仪器设备信息不对称。在仪器设备档案管理中如果出现资料不完整，直接会使仪器设备提取的信息不对称，对后期的实验很难提供精准的价值。

3.档案归集缺乏人员配置。当前，还存在档案管理没有指定专人负责的现象，没有把档案管理工作纳入科学化、精准化的范畴。

（二）仪器设备档案管理方面

科学有效的档案管理对实验的顺利进行起着举足轻重的作用，目前，仪器设备档案管理中存在着以下不足：

1.当下，我国仪器设备档案管理普遍采用传统的人工对档案进行收集归档，这种档案管理模式不仅费时费力，而且档案存储的针对性也不强，查找起来也比较慢，仪器设备档案管理模式不能适应设备的更新。随着科技大发展，仪器设备的功能越来越强大，信息量也不断增多，依靠人工纸质的传统方式难以为继，已经远远跟不上仪器设备的发展。

2.仪器设备档案保存性不强，档案人员交接缺乏衔接性。大多单位相关部门在仪器档案管理方面多采取手工归集，不仅耗费大量人力，且对资料的保存性偏弱，尤其是档案人员变动时，容易出现偏差。

3.档案管理人员配备不严谨，缺乏专业性。档案管理作为仪器设备记录的重要载体，重要性不言而喻，然而，在有些机构却不被重视，管理档案的人员专性业也参差不齐，大多数由兼职人员负责、“半路出家”、没有经过系统的学习与上岗培训，业务不精通，对档案的归集、整理也草草了事。

三、实验室仪器设备档案管理的路径

（一）建立仪器设备档案管理规范，使档案管理有章可循

在仪器设备档案管理上，实行统一领导、分级管理的原则。在日常工作中，严把操作流程、细化工作制度；切实抓好基础工作、交接与借阅工作、责任落实到人；仪器设备档案管理重在归集和建档，在归档的材料上，字迹工整、图像清晰，杜绝使用铅笔，绘画笔等不利于保存的介质；要认真做好仪器设备的静态及动态的记录工作，各项仪器设备记录都必须认真做过归集工作，确保档案记录保存真实、准确、全面；建立仪器档案维护登记薄，了解仪器设备的特性，遇到问题迅速上报及时修缮，建立岗位责任制，以便后续工作的开展。

（二）加强岗位学习，提高仪器设备档案管理人员的岗位责任感和专业素质

仪器设备档案管理作为一项专项性较强的工作，涉及多学科知识交叉，档案管理人员的业务水平影响着档案管理工作的质量，专业的档案管理队伍是仪器设备规范管理的质量保证，加强档案管理人员的岗前培训及继续教育显得非常重要。

1.要求档案管理人员从仪器设备的购置、物证的提取、建档、归集、计算机信息录入、保存等各个环节严把质量关，确保每台仪器都有档可循，资料齐全，采用动态管理，定期不定期检查及补充材料，确保档案管理归档的全面性、完整性。

2.随着社会需求多元化及科技的发展，对于档案人员的专业素质的要求也不断提升。这就要求一方面作为档案管理人员要善于学习、勤于实践、敢于创新、将理论知识与具体实践相结合，不断提高自我修养及业务水平，在人员配置上，要选择那些业务技能过硬，责任心强的档案人员；另一方面重视干部档案工作队伍建设，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。重视档案管理人员的继续教育和岗位绩效考核，为他们制定合理的培训计划，定期不定期组织档案管理人员进行岗位考试，促进其业务知识的提升。加强仪器设备档案管理人员内部学习交流，取长补短，实现共同进步。

（三）采用信息化档案管理手段，实现档案管理的高效便捷化

在信息技术高速发展的今天，电子数字化已广泛运用到档案实务中，仪器设备档案管理是以计算机为载体，利用信息技术对仪器设备在生命周期全过程所产生的材料进行计算机收集和处理 ，使传统的纸质材料转变成数字化的数据信息进行存储， 从而形成一种仪器设备的档案，实现档案管理信息化将大大提高档案工作的效率和水平。其具有快捷性、广泛性、开放性，无时空限制等特点。通过仪器设备档案的数字化转换 ， 大幅度提高档案的保存质量，使设备使用者利用信息共享平台能够及时快速地查找到所需要的信息，为设备档案管理工作提供了极大的便捷。

（四）采用科学管理模式，提高档案保管质量

应用纸质档案进行信息归集是传统的档案管理模式，随着科技的发展，计算机与网络技术的普及，电子信息化档案也被广泛采纳，两种档案模式相互渗透、相互弥补。一方面纸质档案保留了原始痕迹，不易被篡改，但往往需要耗费大量的人力物力，难以实现档案管理的高效化和便捷化；另一方面电子信息档案通常利用磁盘、影像等方式进行存储备份，具有便捷方便、高效、共享性强等特点，但电子信息文档存储的资料信息易被篡改、修改或删除等可靠性不强缺点，且一旦档案管理系统奔溃、电脑硬件损坏，容易造成电子档案的丢失，无法及时查阅等问题；当前，电子文档的存储时间还不能与纸质文档相比，其在抗氧化、磁场干扰方面比较脆弱。此外，计算机易产生病毒、网络安全等问题，牵涉面广、仪器设备档案信息化管理的全部实现需要一个较长的发展过程，在此期间，电子档案还无法完全取代纸质档案，还难以从内容上完全覆盖纸质档案，且从当前案例上来说，纸质档案往往具有重要物证效力，所以实验室应采用纸质档案和电子档案相结合管理的模式。

四、综述

仪器设备档案管理是一项系统工程，不仅要有全局性的创新思路和先进的科技管理手段，还需要配备专业的档案管理技术人员，只有不断提升档案管理人员的业务水平，才能更好的提高仪器设备提取数据的准确性、有序性，为鉴定工作保驾护航。

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