国土资源档案信息化建设浅析

宁波市国土资源信息中心 彭 健

国土资源档案信息化建设浅析

宁波市国土资源信息中心 彭 健

国土资源档案是国家档案的重要组成部分，对管好土地资产、保护土地资源等起着重要的作用。随着国土资源档案管理业务的逐年增加，传统的纸质管理已经不能满足当今的需要。怎样充分运用现代化信息技术，对国土资源档案进行信息化管理，使其能更好地为国民经济和社会发展服务，是当前需要认真思考和解决的问题。

一、国土资源档案管理的工作现状

1.当前国土资源档案利用情况

国土资源系统的专业档案数量大，特别是地籍资料等专业档案具有很高的查找利用价值。以慈溪市国土资源局为例，该局自2000年3月开展土地登记资料公开查询以来，档案利用率逐年提高，所发挥的社会服务功效也愈加明显。主要表现为：查询主体向多元化发展，涵盖了个人、企业、测绘单位、公、检、法、各律师事务所及仲裁机构等；查询内容向全方位发展，已广泛牵涉到政府拆迁、旧村改造、违法用地报批、查案办案、土地交易等；查询用途向多功能发展，不仅为解决土地权益纠纷和司法裁定提供详实的原始依据，为加快城市建设提供决策服务，而且有效管理了土地市场，保护了土地权利人合法利益。

2.国土资源档案管理不同模式对比

传统的国土资源档案管理模式主要以手工操作为主，最基本的特征表现为采用笔和纸著录检索工具，遵循“进库房-调案卷-忙复印-回库房-归案卷”的档案查阅方式。但国土资源档案信息量大，种类繁多，且随着经济社会的发展，人们对它的利用需求愈加全方位多层次，手工管理模式逐渐暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较高及缺乏透明度等问题。

档案室

运用计算机进行国土资源档案的信息化管理具有占用空间小、存储信息量大、应用能力强、传输速度快等特点。它不仅有效保护了档案原件，改变了归档方式，而且促进了资源整合，转变了管理模式，极大地提高了工作效率和质量，是顺应时代发展的必然选择。

二、国土资源档案信息化过程中存在的问题

要实现由传统国土资源档案管理向信息化管理的转变虽是大势所趋，但同时也任务艰巨，在具体实施过程中可能或容易出现各种问题。只有对产生问题的原因予以识别和分析，寻找相关对策，才能取得预期的效果。

1.基础设施和资金投入不足

规范纸质档案收集归档

基础设施是档案信息化建设的物质要件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。国土资源档案管理历史较短，由于建设资金不足，以及档案信息化建设的局限性，有些国土部门往往忽视档案信息化建设工作，没有将其提上重要议程，投入的经费难以满足实际建设的需要，使得基础设施配备不足，档案信息化无法获得实质性进展。

2.档案收集归档不规范

档案材料的归档工作是档案管理的基础，其重要性不言而喻。虽然国家对于档案材料的收集、归档等方面早已有了明确的规定，但实施效果还不尽如人意。一是档案观念不强。档案人员素质参差不齐，有的档案观念不强，缺乏档案收集的全程观念，思想松散。二是重视程度不高。有些科室对档案工作重要性的认知水平、重视程度不高，对档案收集、整理、归档程序不了解。这些现象都会导致各类业务档案资料收集不完整、长时间积压、无序堆放，或已整理的档案存在分类、组卷、编目、排列不规范等问题，不仅给档案综合利用带来不便，更影响档案信息化建设工作。

3.档案数字化质量控制不严

档案数字化扫描，是档案信息化建设的重要基础性工作。档案数字化过程中出现的诸多问题，直接影响后期档案的查询利用。首先，在信息化潮流的影响下，档案数字化容易陷入“跟风”浪潮，不少单位需求调研不充分，数字化方案制定不科学；“贪大求全”，一味追求速度和数量，将所有档案都列入数字化范围，增加工作负担；选择外包商不当，数字化过程存在安全隐患。其次，在数字化实施阶段，档案整理不到位，未进行拆卷，扫描件和非扫描件划分混乱；忽视图像处理环节，导致图像不清晰、倾斜、有污渍等；数据挂接不准确，影响档案检索和利用。最后，在数字化成果检查验收时，数据检查不规范，没有对数字化成果进行定期和不定期检查、迁移；数据备份不到位，容易出现数据丢失等。

4.档案管理系统建设不到位

档案管理系统建设是档案信息化建设的链条，它串联起了档案信息化建设生命周期的各个环节。实际工作中，部分国土部门的档案管理仍处于简单的计算机辅助管理阶段，仅实现了目录管理和简单查询功能，而未真正实现信息化管理。还有些档案管理系统虽然提供了档案管理、查询利用等基本功能，但是与其他业务系统未实现挂接，档案数据接收转换无法运行。此外，一些上级国土资源部门并没有提供统一的档案信息化建设标准和规范作为指导，下级部门特别是区县国土局存在档案管理平台、元数据规范、电子文件格式等方面的不统一，给未来实现系统内档案资源互联互通制造了障碍。

5.档案人员配置青黄不接

档案工作相对于机关前沿的业务工作而言，属于幕后服务性工作，工作成绩容易被忽视。有些人甚至还存在一种偏见，认为档案管理是非常清闲的岗位。因此机关的年轻同志更愿意被派遣到容易出成绩、富有挑战性的工作岗位，或者将档案工作岗位当成临时过渡。而实际工作中从事档案管理的也往往是一些老同志。相对而言，老同志工作经验丰富但对现代化技术的掌握比较欠缺，在档案信息化建设过程中往往力不从心。从目前国土资源档案人员的队伍配置状况看，在思想观念、文化素质、知识结构和工作能力上与档案信息化发展的要求还存在一定的距离。

三、国土资源档案信息化建设的途径和方法

1.完善基础设施建设

为完善基础设施建设，应加大投入配置相应的网络设施、硬件设施、系统软件、第三方软件等基础运行平台。在信息采集环节，要购置相关的采集设备，如照相机、录像机、扫描仪等；在信息存储环节，要购置必备的磁带、磁盘、光盘及相配套的磁盘阵列和光盘库；在信息利用环节，要购置必备的计算机、打印机、复印机，配备档案管理软件；在信息共享环节，要铺设必要的网络，如与互联网相隔离的单位内网等等。

2.建立档案信息资源库

规范纸质档案收集归档是做好档案信息资源建设的前提。在具体工作中，应严格依照档案工作的基本原则和相关法规，对档案进行集中统一管理。要把好档案的形成和归档关，确保档案的完整、准确和系统。要加强对档案书写质量的管理，做到材料分类整理归档，内容完整准确，文字简练明了，记录全面及时，手续完备齐全，书写整洁工整。

档案数字化是做好档案信息资源建设的重点。对于国土资源部门而言，由于国土资源档案数量大、种类多，档案数字化扫描更是一项繁重的任务。具体工作中应做好以下几点。

一是做好档案数字化加工的前期准备。对需要进行数字化的档案数量进行汇总，形成初步数字化加工预算，制定详实的工作计划和方案；准备专用的工作场所和配置相应的设备设施。在数字化对象方面，应根据档案的特点和实际利用情况，可优先选择永久保管期限中查询利用频率高的地籍管理类和建设用地类档案进行数字化。

二是加强档案数字化加工的过程管理。规范档案交接，做好出入库登记，确保档案加工过程中实体数量和档号的正确性；明确扫描方式、图像处理、图像存储格式和命名方式等细节；避免档案原件在数字化过程中受到二次损伤。

三是全程控制档案数据安全保密。对于外包的单位，应与外包商签订保密协议，对其聘用人员进行身份审查和登记备案；完善监控技防措施，对数字化设备进行工作前的安全性能检测和工作结束后的数据检查清理；组织涉密数据鉴定与筛选，按照保密规定进行查阅利用；严格做好数据备份，实施数据的同城备份、异质备份和异地备份。

3.完善档案管理系统建设

档案信息化建设的关键是从国土资源工作实际出发，建设符合工作需要的档案管理系统，实现档案信息的收集、管理、查询利用、安全保密等功能。

一是提供接口，能与电子政务系统、地籍信息管理系统等其他业务系统进行数据交换，保证各前端业务系统产生的待归档数据自动快速进行归档，并形成标准电子文档。

二是将档案数字化等成果组织成具有有序结构的档案信息库，实现对档案的管理、检索、查询等功能。

三是建立完善的安全保密体系，通过权限控制、数据加密技术等对系统进行保护。

四是建立相关的规范、制度、标准和流程，为系统的使用提供指引。

此外，为了更好地规范各县（市）局、区分局的档案管理工作，由市局国土部门可以考虑构建“数据物理分布、服务逻辑集成”的档案管理系统为各县（市）局、区分局提供服务。以分布式计算将各个单位的电子文件分布在本单位存储，实现“数据分布式管理”，解决利用本单位数据不占用专线带宽的问题，提高信息利用效率。以分布式服务实现“应用逻辑统一管理”，主要考虑系统功能集成在一起，建立服务平台，使各县（市）局、区分局能在此平台上应用，解决业务一致性问题。

4.加强对档案工作人员的业务培训

国土资源档案管理是一项专业性很强的工作，为确保信息化建设工作的有序高效以及档案的完整、安全，档案工作人员不仅需要具备高度的责任心、严谨细致的工作态度和扎实的档案工作业务知识，而且要掌握相关的信息化建设工作知识。一方面要加强学习，积极组织档案工作人员参加省、市、县（市）档案部门及国土部门举办的业务培训、考察等学习，相互交流，提高业务知识和管理能力。另一方面应考虑为档案工作人员提供一定的职务、职称上升空间与渠道，调动其工作积极性。

四、结语

国土资源档案的信息化管理模式是国土资源档案管理的发展方向，在深化土地管理制度改革和社会服务高效化方面具有重要的现实意义。国土资源档案信息化建设是一项繁琐而复杂的工作，从设计档案管理系统，到建立档案信息数据库，再到与国土资源各业务系统挂接等各个环节的实施都有可能会出现各种各样的问题。只有深入分析这些问题，研究相应对策，才能在新形势下充分发挥国土档案独特的服务功能，使之真正成为增强国土资源工作发展后劲的基础业务工作。

小知识

地质灾害防治工程的实施要点是什么？

1. 进行专门工程勘察，查明险情及其地质条件，制定科学合理的工程治理方案；

2. 工程治理方案中要合理确定防治目标，其中包括形象目标，即防治对象的范围、部位、安全目标，即工程防治应达到的安全标准；

3. 要进行可行性方案优选；

4. 要合理确定施工方法，施工程序，加强施工中监测工作，实行信息法施工；

5. 要请有专门资质证书的勘察、设计、施工监理的单位承担相应的任务。