浅谈医疗卫生机构档案的电子化管理

薛文清

摘 要：随着业务的发展，医疗卫生机构对于档案管理工作提出了更高的要求，而实现档案的电子化管理是必然趋势。在工作实践中，档案的电子化管理面临着标准缺乏、投入不足、安全性差等一系列问题。如何把握趋势，使档案管理工作为医疗卫生事业的发展助力成为每个档案管理工作者应该认真思考的问题。

关键词：医疗卫生机构；电子化；档案管理

【中图分类号】G 【文献标识码】B 【文章编号】1008-1216（2016）05C-0077-02

医疗卫生机构的档案管理工作作为医疗卫生体系现代化建设的重要组成部分，在教学科研中的作用日益突出。随着循证医学的发展，医学课题的设立、科研项目的开展都需要完备而全面的医学资料作为支撑，而保管着大量完备的一手文献的档案科室就像一座含金量巨大的“矿山”。信息技术的进步使高效开发这座“矿山”变成了可能。在新时期，档案管理工作如何结合信息化技术为医疗、公共卫生、计划生育单位的业务、教学、科研服务成为每个档案管理工作者应该思考的问题。

一、档案电子化管理的意义

医院、公共卫生、计划生育单位在实践中逐步积累起来的大量文献、图像和影音资料，是医学实践活动的真实写照，是医学研究的宝贵财富。面对数量巨大，各成体系的资料，如何准确地进行建档、归档、建立索引、保管贮存一直是档案管理工作研究的内容。档案管理工作始终是要为档案的使用服务的。可以说提高了档案的利用效率，就等于提高了档案的使用价值。

信息技术的发展为医疗卫生机构的档案保存管理提供了条件。一些宝贵的、具有重要价值的档案卷宗可以制成电子版，这样在方便查阅者查阅的情况下，也利于原始材料的保护。一些不太重要的资料也可以制成电子版，以节约宝贵的档案存储空间。

档案的电子化管理是时代的需要。随着医学信息化的发展，目前医疗卫生机构的不少业务活动如病历管理、死因监测、传染病报告、孕前优生检查已经逐步实现了电子化，大部分资料文档以数字形式产生并最终保存在电子介质和服务器中，不少文件甚至在其整个生命周期中都不会以实体形式存在。因此，实现档案的电子化管理也是实际工作中的迫切需要。

此外，电子化的档案管理为工作和业务需要提供了极大的方便。传统档案的利用效率低下。一些像病例对照研究，回顾性队列研究这样的科研活动中，在浩如烟海的档案卷宗中寻找研究者所需要的内容既费时又费力，而电子化后的档案可以在计算机或网络终端上快速地查询，提高了工作效率。

二、档案电子化管理目前面临的问题

目前各级医疗卫生机构在实践档案电子化管理上取得了可喜的成绩，同时也面临一些问题。

档案管理与医疗卫生信息系统衔接不上。随着国家对卫生事业信息化的投入不断加大，医疗卫生机构的不少业务开始使用专用网络，如传染病网络报告系统、孕前优生项目系统等。目前各个系统在工作中产生的各种文件如何交由单位档案管理科室进行建档归档尚没有明确规定。如何实现档案管理工作与这些孤立的医疗卫生业务的整合是目前摆在档案管理工作者面前的一个难题。

电子化档案的管理没有统一的标准。目前不同机构和单位使用的软件环境和系统不尽相同，电子档案的生成和保存不仅格式不一致，保存标准和形式也是多种多样。这就为档案管理科室对这些资料的统一管理设置了障碍。而为了实现档案高效利用，就必须实现信息资源的网上共享。因此出台相应标准规范档案的电子化管理是必要的。

档案管理科室工作人员的业务水平不高。档案管理工作的电子化对档案管理工作人员的专业素质提出了更高的要求，而目前档案管理人员知识结构老化，较难适应新形势下档案管理工作的要求。随着医疗卫生系统档案的信息化程度提高，具有一定的数据库维护和网络维护知识成为档案管理工作者的必然要求。目前大多数单位针对档案管理人员的业务培训无论是内容还是形式均滞后于业务的发展情况。

档案电子化管理工作制度的不规范和执行不到位。目前各个医疗卫生机构档案管理的水平参差不齐，不少单位的档案室并未配备具有档案管理专业知识的人员。档案管理制度缺失，执行不到位，造成建档的不规范、档案查找困难、保管不当甚至档案丢失。在档案实行电子化管理之后，如果没能执行定期备份数据和定期检修设备，误删、断电、硬盘故障这些小问题就可能造成不可挽回的损失。

单位对档案管理工作投入不足。一些领导对档案管理工作不重视，不少档案室的硬件更新较慢，设备陈旧，不仅提高了档案维护的成本，也降低了档案维护工作的效率。随着电子档案的增多与云端储存技术的发展对硬件系统提出了更高的要求，老一代的计算机性能在实际使用中已经显得捉襟见肘。为了使医疗卫生机构的档案管理水平跟上时代的步伐，应该加强对档案管理科室的硬件建设。

档案电子化管理面临的安全问题。任何新技术的使用都是一把双刃剑，档案管理的电子化在带来极大便利的同时也带来安全问题。保存在电子介质和互联网中的档案资料相对于纸质卷宗保存有着截然不同的要求，黑客、后门和木马程序等因素严重威胁到档案资料的安全。而医疗卫生机构中保存着大量敏感资料，一直是一些别有用心的攻击者感兴趣的。这是档案电子化管理不能忽视的。此外，相对于具有较高难度的网络入侵，档案的内部泄密更是常见的安全问题。一些单位对内部工作人员疏于管理，从而造成涉密资料从内部流出单位。

三、一些针对档案电子化管理的建议

医疗卫生机构应当将档案管理工作上升到战略高度，将档案的电子化管理纳入顶层设计，使档案管理工作为医疗卫生事业发展助力。

档案管理工作者需要不断学习，提高业务水平，优化知识结构，这样才能与时俱进。医疗卫生机构的档案管理工作有其特殊性，应该加强针对医疗卫生机构档案管理工作者的业务培训，使他们可以更好地为医疗卫生事业的发展服务。

档案管理工作人员应当引导上级领导重视档案管理工作，加大对档案管理部门的投入，提高硬件设施水平，配备磁盘阵列、UPS电源等设备，减少因断电、硬件故障造成的损失。另外，医疗卫生机构的档案管理部门应该建立健全档案电子化管理制度和科室硬件设施的使用规范，加强对内部人员的监督管理，防止设备染上木马病毒或涉密资料从内部流失。

四、对档案电子化管理工作的展望

目前大多数单位已经或正在建设网络中心，一些大型的医院、疾病预防控制部门和计划生育技术服务中心还在筹建数据处理中心和数据分析部门。随着云计算发展，不同部门间的数据资源可能通过云平台深度整合，从而实现从宏观到微观，从个体到社会精确描述。不仅如此，穿戴式设备的普及使得实时收集个人的健康数据变成可能。这将会成为未来医学研究的潮流。档案管理工作者必须意识到，电子化档案可能通过云计算技术实现深度整合，这将会深刻地改变档案管理工作的形式。这对于档案管理工作而言，既是挑战，也是机遇。如何可以搭上云计算和大数据的快车，推动医疗卫生机构档案管理电子化事业的发展，应该引起每一个档案管理工作者的思考。

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