电子文件对档案管理工作的影响和对策探讨

文/广东省肇庆市第一人民医院 顾惠芳

电子文件对档案管理工作的影响和对策探讨

文/广东省肇庆市第一人民医院 顾惠芳

本文论述了电子文件对档案管理工作产生的影响，档案管理工作中应采取的相应措施。

电子文件；档案管理；影响；对策

电子信息技术的发展推动了网络办公的普及，造成了电子文件增多。电子文件摆脱了传统对纸和笔的依赖，节约了成本，同时大大提高了办公效率，带给人们极大的便利。与此同时，电子文件的频繁使用，也对档案管理工作产生了巨大的影响。

一、电子文件的概述

电子文件是相对于纸质文件而言的，以磁盘、光盘等作为载体的文字资料。电子文书、电子报表都可以视为电子文件。日常工作中的电子文件多数情况下通过计算机来进行阅读、整理和传递，在很大范围内能够共享资源。此外，电子文件占据的空间较小，但是在保管的过程中对保管条件的要求更加苛刻。

电子文件同纸质文件相比具有以下几个特点:其一，电子文件的传递克服了传统纸质文件的不足，摆脱了时间、距离等因素的限制，在传输过程中具有及时性。其二，电子文件需要配套的办公软件进行阅读，不具有纸质文件的直接阅读性。其三，通过网络，电子文件能够最大范围地进行资源共享。其四，电子文件所占空间较小，不需要很大的保存场所，但是对保存条件要求较高。

二、电子文件对档案管理工作产生的影响

计算机在进入档案管理工作的初期阶段，只是单纯改变了公文的书写方式，将拟写好的文件通过打印机打印出来，并没有从根本上解决人力投入过大的问题，对档案管理的工作没有起到明显的影响。但是随着信息技术的不断进步，电子文件发挥了越来越重要的作用，在档案管理工作中所占据的地位也越来越明显。下面从六个方面具体探讨电子文件对档案管理工作产生的影响。

第一，对法律效力的影响。电子文件完成后即可进行归档。通过光盘、磁盘等媒介进行保管的文件可以随时根据需要进行修改，简单易行。相比较纸质文件，电子文件的修改可以不留痕迹，修改后不会留下原始记录，所以法律的效力较低。

第二，对工作人员的影响。电子文件的特殊性需要工作人员提高自身的综合素质。在对电子文件的管理中，工作人员不仅需要具备专业知识，还需要熟练掌握计算机。满足这两个要求，才能确保档案的正常使用。

第三，对保管期限的影响。电子文件没有确定的保管期限。在对电子文件进行年限确定时，难以借鉴纸质文献根据价值进行确定的方法，又因为电子文献自身具有易于修改的特点，所以具体的保管年限更加难以确定。

第四，对保存环境的影响。电子文件由于容易受到病毒的侵袭，储存媒介容易老化，所以对保管环境的要求较高。在建立馆舍时，需要对环境的温度、湿度等方面进行了解，同时要提前考虑其它一些可能导致电子文件损坏的因素。

第五，对服务的影响。档案的管理归根到底是为了使用，电子档案和纸质档案相比，能够更加方便快捷地进行检索。不必到达相关部门，通过网络就可以获得自己所需要的档案，节省了大量的时间和精力。但是这种新型模式也需要相关人员的适应，以便更好地进行服务。

第六，对管理方式的影响。电子文件的出现并不代表纸质文件的消亡，在很长一段时间内，会存在二者共存的情况。电子文件作为管理的主要对象，管理过程中必须要采取相应的管理方式，最大限度地发挥出电子文件的优势。

三、档案管理工作中应采取的相应措施

（一）做好技术处理工作。在档案管理工作中，需要对电子文件进行技术处理，通过工作人员的努力，将电子文件的原始信息进行保护，使电子文件只具有可读性而不能随意进行更改。这一措施能够保证文件的真实性，使其能够具有和纸质文件类似的性能，提高电子文件的法律效力。某档案工作者为了保证电子文件的可靠性，通过深入了解电子文件信息的来源，对电子文件的各项流程进行分析和指导，并依据信息技术将电子文件更改为只读模式，这样一来文件虽然还具有可读的功能，但是不能够进行修改，此举有效保护了电子文件的原始信息。

（二）解决文件保存问题。电子文件对保管环境的要求较为苛刻，空气中的灰尘、水汽等都能造成文件的损坏。电子文件的保管历史较短，缺乏可以借鉴的经验，所以在保管的过程中要不断地摸索。从导致文件损坏的原因着手，将文件的载体通过塑料保护层进行密封，使其免受外界磁场的干扰，同时减小有害气体对其的侵害。某档案机构在选择保存室位置时，充分考虑到文件的安全问题，将位置选在无较强磁场且温度适宜、干净卫生的地方，并且定期进行查毒工作，有效保证了文件的安全。

（三）提高工作人员的能力。新型的档案管理工作给工作人员提出了更高的要求。工作人员需要提高自身的综合素质，不仅要具备过硬的专业知识，还需要熟练地操作计算机，使自身能够适应信息化管理的要求。

四、结语

综上所述，电子文件克服了纸质档案的一些不足，给人们的生活带来了极大的便利。但是相比较传统的纸质档案，电子文件仍然存在一些值得改进的地方，需要我们采取相应的措施，使档案管理工作更加完善。

[1]庞科成.电子文件对档案管理工作的影响及对策[J].科技资讯,2011（09）.

[2]张立娟.电子文件对档案管理工作的影响及对策[J].黑龙江档案,2013（03）.

[3]聂明.浅议电子文件对档案工作的影响及对策[J].山东省农业管理干部学院学报,2010（04）.

[4]安春.电子文件对档案工作的影响及对策[J].科技创业家,2013（21）.