公证谈话笔录之浅见

宫学颖

谈话笔录是公证员在办理公证事项过程中运用最为广泛的证据形式，也直接反映出一名公证员的基本功，逻辑是否清晰、询问是否到位，一名公证员的法律素养、业务能力，有时候就在一份几页的笔录中反映出来。尽管如此，在实践中，我们往往会忽视公证谈话笔录的作用，在制作谈话笔录过程中对有些细节敷衍了事，使得整个公证卷宗出现瑕疵。

一、影响谈话笔录效果的因素

1.文字水平不高

谈话笔录中经常出现错别字、句法混乱、语序不当、词语搭配不当、表意不明、标点符号运用不规范等错误。

2.表达能力欠缺

谈话笔录缺乏针对性，没有起到证据或者证明的作用；逻辑性不强，问题间缺乏内在联系，整体混乱，缺乏连贯性。

3.程序存在问题导致笔录的合法性、证明力受损

例如笔录中记录人、询问人为一人，违反办证程序；笔录未经核对，涂改、删减的地方未盖章或按指印确认；未认真履行告知义务等。

二、谈话笔录的制作要求

谈话笔录由首部、正文、尾部三部分组成。首部的内容包括名称；时间；地点；接谈人、记录人姓名；被接谈人的姓名、性别、出生日期、住址、联系方式等基本情况。正文的内容包括申请办理公证的证明对象、办证目的及用途；被接谈人对于所申办公证事项及相关情况的陈述、公证的特殊要求；权利、义务和法律责任的告知；相关注意事项的提示，是谈话笔录的核心部分。尾部的内容包括笔录向被接谈人宣读或者其本人阅读后，由被接谈人签名或者盖章予以确认。高质量的谈话笔录，可以称作是一篇法律作品。因此我们在制作谈话笔录时，要掌握谈话笔录的制作要点，做到有的放矢。

1.谈话笔录的整体构成要做到思路清晰、逻辑严密

制作谈话笔录之前，要认真阅读案件的相关材料、对被接谈人的诉求和基本情况有全面的了解，在心中形成谈话题纲、在制作谈话笔录过程中层层递进、环环相扣。

2.谈话笔录要规范，避免出现程序和形式上的错误

谈话笔录看着只是一种小文书，但一样有规范可循。实践中，有些细节往往被公证员忽略。例如被接谈人签字姓名与所提供的身份证明登记不符；法律规定应该在笔录上逐页签名、按手印，而不规范的笔录中常常只是逐页捺指印，但没有签名；接谈人和记录人应当在笔录上签名，不规范的笔录中常常不是忘记签名或者由别人代签等等。

3.谈话笔录的制作要认真、细致、多思考，要学会用笔录来保护自己

执业风险的防范是公证员执业过程中面临的必然问题，制作完整规范的谈话笔录是防范职业风险的有效途径。公证员应该了解“因执业过程中的失误可能面临诉讼并为应付此类潜在的诉讼长期保持警觉的状态，做好充分准备”[1]，通过谈话笔录的内容可以追寻公证员过错的部分原因，有利于厘清公证员的责任。

三、制作谈话笔录应注意的问题

可以说谈话笔录的质量直接关系到公证卷宗的质量，是决定优秀卷宗成败的关键环节。要做好谈话笔录应注意以下几点：

（1）要避免把谈话笔录制作成诱导式或者提示性的笔录。

（2）被接谈人身份要清楚。制作笔录时要问清被制作笔录人的住址、联系方式、居民身份证号码等，也就是说笔头上要填写的地方，要尽量填写完整。但是有一个问题是容易被忽视的，特别是证人，要问清与当事人的关系，如有无亲属关系、同事关系等，这里会牵涉到证词的真实性、可靠性及证词的证明力大小的问题。

（3）重点内容、重要情节有必要重复。作谈话笔录时在大概情况写好后，要再回过去，要对方对已讲过的某些问题、某些情节再详细讲一遍，我们也再记一遍。如此一来可以突出反映出某一问题、某一情节的真实性、可靠性，提高谈话笔录的证明力。

（4）有些重要内容和细节要记的穷尽。内容记一半，记不全的毛病常有人犯。有的谈话笔录对有的事情重点和要点已经提到了，你稍稍再追问一下记一下事情就清楚了，但是公证员就是没有追问下去，没有下文了。比如一个委托书公证，离异后取得房屋所有权的所有权人要处分名下房产，但是什么时候买的房产，是否属于夫妻共同财产，离婚时是否分割该房屋就没有去追问或者追问不穷尽，这样的笔录只能算是半成品。因此我们在询问时，有的问题要展开来问，多问几个为什么是这样的？为什么不是这样的？尽量做到问题问穷尽，记录记穷尽。

（5）记录要客观。我们在制作谈话笔录时不能掺入接谈人或者记录人的主观意识，要真实、客观地反映当事人的所讲的真实意识。我们要尽量做到原话原记，有的只有原话才能反映出当时的情况或者事情的本质。特别是有些土话、方言，如果不照原话记很难反映出原意。如果改为通用的普通话，意义就差了很多。如果被接谈人谈话没有逻辑性，经常偏题，我们也不一定按照被接谈人的原话记录，只要把对方所讲的内容概括下来记录也可以，但是前提是不偏离被接谈人所讲的原意。

（6）笔录核对一定要细心认真，要逐字逐名的核对，要把笔录中语句不通的、有错别字地方，逐一找出加以纠正。最后要对方写上：“上述笔录我已看过（读给我听过），与我讲的相符”并在每一页签名、按指印。对于不认字的被接谈人，制作笔录后要认真向其宣读记录的内容，经宣读后，还需要询问“你是否已经听明白向你所读的内容？”“我不认字，你读的和我说的一样”。

一份全面、准确的公证谈话笔录，不仅动态的反映了公证事项的有关情况，也可以为全面的了解公证事项提供有力并且难以伪造和推翻的证据依据。因此公证员在实际办证过程中不断探索、不断改进，才能共同促进公证质量的提高。

参考文献：

[1]君合律师事务所，《律师之道》，北京大学出版社2011版，220页.