新时期提升档案管理信息化的有效途径研究

单茹

[摘要]随着信息时代的发展，信息化已经被广泛应用于各种领域。现代的信息化不是单纯意义上完成信息的获取、加工和传递，而是一种综合各种信息并且实现信息的分析检索和隔空传递的高新技术。档案管理本身具有相当繁重的工作量，对人员的需求、时间的损耗以及精力的投入都是相当大的，因此加强档案管理的信息化建设具有重要意义。

[关键词]档案管理；信息化；人才队伍

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.41.191

档案管理的信息化建设意在将人力劳动转化为计算机劳动，从内容上分析则是为了实现“数据多跑腿，人们少跑腿”的目标而进行的劳动形式和劳动对象双重变革。通过对档案的信息化建设，可以使得大量的档案信息进行科学有序的排列，便于人们管理，同时也能快速地适应人们的需求，实现信息与信息之间的高效传递。因此，本文将针对加强档案管理信息化提出自己的几点思考。

1 加强档案管理信息化中的基础设施建设

基础设施的建设是档案管理信息化建设中的基础，同时也是保障档案管理信息化顺利进行的重要条件。信息化的完成离不开网络的使用，网络的传递离不开计算机的执行，因而构成计算机的各种软件和硬件便是执行命令的主体。

众所周知，根据不同的行业特点会生产出不同的软件，对于建筑业有CAD软件，对于广告业有Photoshop软件，对于影视业则有AI、AE等软件。这些软件的开发可以辅助员工完成工作内容，提高工作效率。对于档案管理而言，开发出适合其特点的专业化软件是必要的，目前应用的是比较庞大的宏观系统即电子档案管理系统，在使用过程中十分便利，实现了对档案资源的一体化管理。

电子档案管理系统的特点是一体化、综合化以及多样化。在一定程度上实现了“数据多跑腿，人们少跑腿”的愿景。这样的一个系统中，可以找到任意一个单位或者任意一个人的档案信息，其方便、快捷的功能不言而喻。[1]

这样庞大的系统是否可以满足现代社会发展的要求呢？答案依然是“否”。随着技术的进步，网络黑客汹涌而至，系统若不具备强大的安全维护体系，很容易被攻击进而导致信息的外泄。这就要求在档案管理信息化建设中完善基础设施建设，将档案信息彻底数字化，若是采用编码的形式将其存储，把各种信息通过一定的编程语言进行描述，使得不同人的信息都有不同的代码，这样即使有黑客入侵，也不会导致信息的快速外泄，给系统管理员充分的时间进行系统的修复。因此完善管理系统信息的全面数字化是必要的，同时要加强系统的安全维护建设。

2 加强档案管理信息资源建设

信息资源的建设内容主要包含两个部分，首先是将信息资源数字化，其次是收集各种文件进而归成统一。此处所指的信息资源数字化区别于对于电子信息的二次数字化，信息资源数字化就是指将档案信息录入并存档，形成一种电子档案。而电子信息的二次数字化则是在电子档案的基础上对其进行编程控制，使其具有福尔摩斯编码的性质。

目前我国的档案管理信息建设实施过程依然比较烦琐，对于人员需求和时间的消耗均是较大的，信息准确性的匹配度依然要通过人工，而无法使其脱人工作，实现自动化。[2]

目前档案管理均分为纸质版和电子版，对于电子版档案的信息管理体系仍然存在较大的发展空间。在档案的调转过程中，纸质档案要进行秘密邮寄，档案属于国家机密，不可以经过个人，只能发生在传递部门和接受部门之间，因此档案信息的准确性对个人而言至关重要，因此在建立电子档案时应该采取指纹识别或者与个人更加相关的特征进行建立，而不是通过简单的密码锁。

3 加强档案管理信息化中应用体系建设

档案管理信息化中的应用体系建设包括档案信息的收集、管理、利用和安全等方面。其建设的效果直接关系到档案管理信息化的整体质量和水平。尤其是在管理和安全上尤为突出。

在档案的信息管理过程中，安全是主要的课题，它关系到管理的核心问题——质量。档案的安全维护包括档案的修复、去尘、除酸等一系列可能形成的破损。因此加强安全维护工作要从两个方面进行，一方面是从解决问题的技术上进行突破，另一方面则是通过加强工作者的专业素质和综合素质建设，两者缺一不可。[3]

档案资源的不可替代性以及一次性决定了其在个人发展和生活中的作用和价值，也决定了档案管理信息化建设中安全维护的重要地位。因此，结合目前时代流行的技术名词包括新材料、智能化等进行应用体系的更新、安全维护技术的改善以及档案管理信息化中应用体系的全面建设是十分必要的。

4 加强档案管理信息化中标准规范建设

标准规范是进行档案管理信息化建设的基本准则，涉及电子文件的形成、归档和电子档案信息资源的标识、描述、存储以及查询交换等方面的综合管理。标准规范建设的意义在于一方面给予了建设过程中的限制，另一方面也给出了建设路径的行动指南。

“规范”一词是贯穿于一个人发展过程中的重要名词，它是一个最低标准，也是一个基本指南，就像是高速公路上的交通准则，因此其价值是不言而喻的。如果一个人的原则本身就是错误的或者是不利于自己和他人的，这样的原则所引发出的一系列动作就均是无效的，甚至是有危害的，档案管理信息化中的标准规范建设也是一样的。

目前，档案管理标准规范主要是占有主导地位的制度上的规范。中国是个制度大国，任何隶属于国家的工作项目都会形成一定的制度约束，这也是指导工作实践的基本纲领。其具体内容包括档案人员岗位责任制、档案保管制度、档案复制制度、档案查借阅制度、档案库房管理制度、档案立卷归档制度、档案史料编研制度等。

作为档案管理信息化的建设者，应该将国家下达的相关政策和制度严格地落实到工作中，同时还要积极开展各项标准规范的教育宣传活动，使得所属员工均可以明确在建设过程中的基本底线。同时在一些描述、存储等方面的规范建设中要与国家引导的方向一致，并且充分结合时代背景，发展多元化实用性的信息化标准体制。

5 加强档案管理信息化中人才队伍建设

人才队伍的建设是档案管理信息化建设中的核心力量建设。任何行业的主角都离不开人，即使智能化的机器人已经慢慢被带入人的视野中、平时的工作中，但是终究摆脱不了机器人的创造者还是人的事实。因此，人才才是信息化建设路上的关键。

档案管理信息化建设涉及的人才共分为三大类：档案专业人才、管理人才和计算机人才，这三类人才的有效结合就是行业需求的核心力量，因此加强档案管理信息化中的人才队伍建设是必要的。然而如何强化队伍，就需要从多个角度进行思考。

首先，是人才的吸引，随着时代的发展，信息化人才绝对不罕见，但是如何将其吸引到档案管理信息化建设的队伍中是一个难题。不仅要加强其建设内容的重要性宣传，吸引社会的关注，同时还要以特别的聘用体制进行公开招聘，虽然岗位大部分属于国家的事业单位性质，但是一些技术性人才也可以通过公开招聘的方式进行广泛选取。

其次，培养复合型人才是实现人才高效利用的重要途径，要通过全新科学的培训机制，对技术型人才实施专业培训。对专业人才进行技术培训，对全体人员进行综合素质培训，这种多重全面的培训体制是目前国内培训事业上所欠缺的。

6 结 论

综上所述，从档案管理信息化建设的五大方面着手，浅谈了对各方面建设的一些想法。档案信息管理的信息化发展是时代发展的必然趋势，因此毋庸置疑其价值与意义，因此加强其中的任一环节的建设都对整体建设具有促进作用。

参考文献：

[1]冉朝霞.关于档案管理信息化与档案信息伦理化建设的几点思考[J].档案管理，2006（6）：48-49.

[2]王淑敏，尉迟荔.关于加强档案信息化建设的几点思考[J].档案天地，2002（5）：7-8.

[3]孟悦，孙宝辉.关于成人教育档案管理信息化的几点思考[J].黑龙江史志，2013（17）：105.