新时期综合档案数字化管理探讨

2016-11-27 11:16:48王海燕
决策与信息 2016年33期
关键词:档案管理数字化信息

王海燕

长庆油田矿区服务事业部宁靖综合服务处 750006

新时期综合档案数字化管理探讨

王海燕

长庆油田矿区服务事业部宁靖综合服务处 750006

在当前社会主义市场经济改革进入深水区的新时期里,市场经济日益呈现出优胜劣汰局面,档案管理成为现代企业的重要工作。尤其是在信息时代,数字化管理成为企业综合档案管理的必然选择。下面从企业综合档案数字化管理的特征着手,探讨若干数字化管理措施,以促进新时期里企业综合档案管理水平的提升。

新时期;企业;综合档案;数字化管理

综合档案是企业的重要资料,记录企业日常工作信息,通过搜集、整理及留存等手段能为企业作出各项决策、开展各项活动等提供支撑。这就需要宁靖综合服务处档案工作严格按照油田公司及矿区事业部档案管理工作“收全、管好、用活”的总体要求,加强档案工作组织领导,突出强化档案资料收集整理和保管利用、安全保密等重点工作,全面抓好档案管理基础设施建设,推进档案业务标准化、程序化、规范化发展,切实提升服务处档案工作水平,为服务处的发展提供可靠的档案信息资源保障。

一、企业综合档案数字化管理的特征

(一)载体性。企业的综合档案所涉及的内容相当广泛,涵盖行政、人事、财务、物资管理等,传统的综合档案管理主要依赖纸张,可直接阅读,但数字化管理使综合档案的载体变成光盘、磁盘等,且能存储大量档案信息,携带方便、管理方便。

(二)实效性。企业实现了综合档案的数字化管理,就能通过计算机查阅档案资料,快速检索信息,并远程查阅、检索档案信息,查阅过程简单,较纸质档案而言能使使用者更及时地获取信息,实效性很强,为有需要者使用综合档案信息提供便利。

(三)共享性。电子档案主要通过计算机存储、管理,使信息具备高度共享性。综合档案是企业重要的文件资源,自身就有共享性,但纸质档案的使用受到时间、空间等的限制,极易在使用环节发生丢失、损害等问题,但在数字化管理的情况下,企业综合档案管理借助互联网技术可十分方便地传递信息,共享信息资源。

二、新时期企业综合档案数字化管理的措施

(一)强化档案的基础设施建设。一是加大档案设施设备投入力度,配备了能够满足档案管理工作正常开展所必需的硬件设施设备,使档案库房全面满足“三铁”“八防”要求。二是按照档案用房“三分开”原则,加强安全防范,将档案室列为安全防范重点部位,严格执行档案安全、保密、消防等管理制度,做到人离门锁灯关,非工作人员不得入室,确保档案资料安全。三是提高档案管理工作思想认识,加强档案管理工作的规划和部署落实,加大支持力度,保证经费预算,依法合规管理,确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用,维护好服务处合法权益。

(二)推进档案管理信息化建设。一是要深化档案管理系统应用,切实把中油档案信息管理系统(E6)管好用好,严格落实“谁产生、谁录入、谁审核”的归档要求,进一步提高服务处档案工作效率和服务水平。二是要规范档案信息著录,坚持电子档案与纸质档案同步归档机制,整合和管理各类电子文件,为档案查询、检索、利用、统计等各项工作提供真实可靠的数据。三是要完善档案借阅审批制度,健全纸质档案查阅、复制、抄录和借阅审批手续,明确借阅要求、利用范围和归还时间,并严把数据质量关,加强审核力度,确保进入系统的数据符合要求。四是做好档案信息管理系统(E6)备份,保证系统运用,以更好地满足信息化条件下档案管理工作的现实需要。

(三)加大档案安全保管的力度。一是要确保档案绝对安全是档案工作的首要任务,按照档案安全防范要求,不断加强安全措施,建立健全人防、物防、技防“三防一体”的档案安全防范体系,加强档案安全管理,强化安全保密教育,抓好信息数据备份,把安全理念始终贯穿于档案工作的各个环节,杜绝档案失泄密事件发生。二是改善档案保管条件,加强对档案的综合性保护,严格落实档案保管“八防”措施。三是要建立健全各项规章制度,重点抓好制度落实,经常开展档案安全保密自查,加强对涉密档案、重要档案的存储介质、档案信息的上网审查和网络传输等关键环节的管理,及时发现和排除隐患,堵塞管理漏洞,严防档案损毁和失泄密事件发生。

(四)深度开发并利用综合档案。在网络化、数字化、信息化办公环境的支撑下,企业针对综合档案开展的检索信息、分析汇总、跟踪专题等编研工作也得到相应的保障。因此,综合服务处可按照专题、类别对综合档案信息资源实施二次、三次加工、提炼,深层次开发信息,拓宽提供综合档案信息服务的领域和渠道。同时,要健全纸质档案查阅、复制、抄录和借阅审批手续,明确借阅要求、利用范围。建立档案保管台账,及时登记档案入库、移出、借出等情况,及时修补和复制档案破损或载体变质的档案,掌握库藏动态和库藏数量,做到账、物相符。另外,综合服务处还可按照检索者的要求或意见,采纳其合理化、科学化的建议,作出适当的编研改进,对综合档案信息资源实施深度的开发与利用,推进数字化管理进程。

(五)提高档案人员的综合素质。综合档案数字化管理的科技含量高、涉及面广,档案人员素质的高低成为重要因素,会对综合档案数字化管理质量产生直接影响,提高档案人员综合素质是企业实现综合档案数字化管理的保证。因而综合服务处应选派档案人员到专业培训部门学习、培训,到先进单位观摩、学习,树立严谨、认真的工作态度,提高职业道德水平,从而使档案工作逐步实现规范化、标准化。尤其是综合服务处务必要加强对档案人员的电子档案管理培训,因为数字化是档案管理现代化的必由之路,只有档案人员掌握计算机知识,具备灵活运用计算机的能力,熟悉软件系统的功能,才能促进综合档案的数字化管理。企业还应将综合档案管理纳入员工考核范畴,将档案人员的绩效与综合档案数字化管理成效挂钩,有效提升综合档案数字化管理水平。

三、结语

在新时期,科学技术的发展日新月异,数字化正在社会的方方面面渗透,综合档案作为企业的信息资源正发挥着重要价值。在实际工作中,企业档案部门及人员务必要顺应新时期的发展要求,明确综合档案数字化管理的特征,在综合档案管理工作中渗透数字化,真正实现档案数字化管理,促进综合档案价值的进一步发挥。

[1]韩晓晶.档案数字化的质量和安全保密控制[J].赤子(上中旬),2015(09):174.

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