高校数码照片档案管理与应用研究

文/嘉应学院档案馆 李建平



高校数码照片档案管理与应用研究

文/嘉应学院档案馆 李建平

【摘要】本文在介绍高校数码照片档案的基础之上，提出相应的解决对策，以便更好地提高学校数码照片档案管理工作水平。

【关键词】数码照片；照片档案；档案管理；应用

照片档案作为高校档案的重要构成部分，是仅次于纸质载体之后的第二大档案记录载体，是见证学校历史发展过程的重要原始记录。伴随着各种类型的数码相机的不断普及以及手机摄影技术的不断提高，传统的胶片照片已经逐步被数码相片所取代。数码相片以其可编辑性、可复制性以及可检索性等优点被广泛使用于高校教学科研工作之中，同时也不断充实和丰富高校档案资料库。目前，学校已经意识到高校数码照片档案的重要性，然而在管理和应用过程中仍然存在许多问题，这就需要相关部门必须要正确认识和解决这些存在的问题，并且积极思考提出相应的解决对策，以便更好地提高学校数码照片档案管理工作水平。

一、高校数码照片档案概念解读

高校数码照片档案主要指经过数码设备制作而成的，利用感光电子元件将光学信号转换为静态数字图像的相片资源。根据学校实际情况以及照片档案的内在规律，一般可以将高校数码照片档案划分为党政类数码照片档案、人事类数码照片档案、科研类数码照片档案、教学类数码照片档案等。伴随着科学技术的不断发展，数码照片在高校教学科研管理工作中的应用日益广泛。首先，由于高校本身的特点使得学校数码照片档案管理相对于其他单位而言具有十分强的周期性，学校数码照片档案管理过程以学期为基本单位而形成一个管理周期循环，而且在学期周期内的各个环节都是互相结合、互相渗透，从而实现共同发展的。其次，学校数码照片的储存更加便捷，可以利用计算机硬盘对其实现永久性地保存，而且可以保证质量不会受到外来的影响而破损。再次，学校数码照片可以利用网络技术进行快速地传递和无限制地复制，并且可以满足图片信息完整性的归档要求。

二、学校数码照片档案管理存在的主要问题

（一）管理制度不够健全。新形势下要做好学校数码照片档案管理工作的话，首先必须需要建立健全的管理制度作为重要支持。然而，由于数码照片档案作为近些年来才出现在高校的一种新生事物，使得学校工作人员对于数码照片档案的收集、归档、储存、开发和利用等问题的理解存在着许多较大的分歧。虽然国家档案局已经制订并颁布了《中华人民共和国国家标准照片档案管理规范》等法律法规，并且相关高校也纷纷制定了本校关于数码照片档案管理的相关的管理制度，但在实践中数码照片档案管理制度仍然不够健全，从而使得目前学校数码照片档案管理存在着无法可依且无章可循的不良状况，进而导致学校数码照片档案管理工作的混乱。

（二）档案整理不够规范。尽管国家档案局已经于2002年制订了《中华人民共和国国家标准照片档案管理规范》，对照片档案的整理标准作出相应的规范要求，并且又于2012年制订了《数码照片归档与管理规范（征求意见稿）》，对数码照片档案的整理提出明确的规范要求。然而，在数码照片档案整理实际工作中，这些规范并没有得到很好地执行。一方面，按照相关规定，照片底片必须单独进行整理和储存，然而许多学校只重视正片而忽视底片，从而导致底片的丢失现象和存放混乱现象尤为严重，进而造成数码照片档案出现残缺不全的现象。另一方面，按照相关规定，数码照片档案必须同时配备相应的文字说明，更加准确客观地反映出数码照片信息。然而由于文字标注工作量和难度较大，使得数码照片档案的规范整理已经发展成为日常管理中的难题之一。

（三）归档意识较为薄弱。数码照片档案作为高校学校档案资源的重要来源之一，其直观形象地记录了学校发展过程中的各项活动，与文字档案相比较而言其有着“一图抵千字”的良好效果。然而，受限于各种原因，使得目前学校数码相片的归档工作并没有引起应有的重视，进而使得许多珍贵的数码照片没有得到有效保存而大量损失。目前，拍照工作已经不再仅仅是学校宣传部门的专利，许多涉及学校教学、科研、管理工作的数码照片大都在学院或个人手中，而学校没有统一的归档要求，使得许多非常重要的数码照片档案长期在个人或学院内部保存，而没有及时移交给学校档案部门进行统一归档，进而造成档案资源的损失。

（四）档案资源利用不高。伴随着学校的迅速发展，学校各个部门、学院对于数码数字相片档案资源开发利用的需要量不断提高，在学校的招生宣传、对外形象、校庆院庆以及各种文化艺术大型活动时，都需要利用到大量的学校数码照片档案资源。然而，由于许多学校并没有开发出相应的数码照片检索系统，使得相关部门难以顺利查找到自身所需要的数码照片，再加上数码照片整理的不规范以及漏归档问题，更加导致数码照片档案在现实中难以得到高效的开发利用。

（五）安全问题亟待解决。由于数码照片档案必须依靠计算机和相关存储设备而存在，使得数码照片档案存在着较大的安全隐患。首先，学校许多部门对数码照片档案没有进行相应地备份，已经成为首要的安全问题。其次，计算机软硬件的更新换代都有可能会带来新的安全隐患。其次，日益猖獗的计算机病毒也会导致珍贵的数码照片档案的破坏或丢失。除此之外 ，档案工作人员的错误操作等行为也会导致记录历史的珍贵数码照片档案毁于一旦。

三、新时期提高数码照片档案管理水平的对策

（一）提高师生数码照片档案管理意识。由于学校广大师生对于数码照片档案的认识仍然存在不足，进而导致学校对数码照片档案管理工作不够重视。面对这一现实问题，高校主管部门应该正确认识到照片档案管理工作的重要作用，做好学校照片档案的整理以及归档工作。由于学校数码照片档案来源渠道较为广泛，这就导致如果要顺利实施学校数码照片档案管理，单纯依靠档案工作人员是不够的。因此，就需要学校加强对广大师生的数码照片档案宣传力度，提高数码照片档案管理工作在学校的影响力，逐步培养广大师生尤其是学校领导人员养成正确的师生数码照片档案管理意识，从而在学校校园内营造出良好的数码照片档案管理工作氛围。

（二）建立健全数码照片档案管理制度。目前，高校数码照片档案管理工作之所以会出现整理不规范以及归档难的现象，很大的一个原因就是在于缺乏良好的管理制度，目前许多高校处于对数码照片档案管理工作进行摸索的发展阶段，大多数尚未形成较为成熟的数码照片档案管理制度。因此，高校应该根据学校自身的实际情况，根据工作实际需要来建立健全符合本校发展需要的数码照片档案管理制度，并且从制度层面进一步明确规定相关工作人员的工作职责。另一方面，在建立健全数码照片档案管理制度之后，还必须配套相应的监督规范体系，并且在数码照片档案管理实际工作中进行全面落实，只有这样才可以真正落实相关管理制度，提高高校数码照片档案管理的规范性和科学性。

（三）建立学校的数码照片档案资料库。为了更好地保存数码照片以及提高利用效率，在新形势下我们已经不能够再以传统纸质照片档案管理理念来对数码照片档案进行管理了，已经明显不适应发展的现实需求，我们应该利用数码照片档案本身的可编辑性、可复制性以及可检索性特征，使用更为先进的数字化管理方式开展学校数码照片档案管理工作，可以由学校主导建立起一个较为完善的数码照片档案资料库，从而可以使数码照片使用者不受时空限制随时随地的检索和获取自身所需要的信息资源，不断提高学校数码照片档案的利用率和共享性。

（四）采取措施确保数码照片的安全性。由于数码照片档案必须依靠计算机和相关存储设备而存在，使得数码照片档案存在着较大的安全隐患。因此，学校档案管理部门必须重视数码照片档案管理的安全问题，同时采取有力措施以确保学校数码照片档案的完整性和安全性。首先，学校应重视数码照片的安全性问题。要从学校实际情况出发制定学校数码照片档案安全防护措施，以便更好地确保数码照片档案不会受到网络病毒以及人为的破坏。其次，学校应重视数码照片的完整性问题，比较完整的数码照片档案应该同时包括数码相片以及文字说明两大部分。

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