事业单位档案管理中现代化方式的利用研究

文/滨州市妇幼保健院 刘丽丽



事业单位档案管理中现代化方式的利用研究

文/滨州市妇幼保健院 刘丽丽

【摘要】档案管理工作，是事业单位工作的重要内容。将现代化元素引入事业单位的档案管理工作中，通过计算机与网络技术去充实档案管理工作，有利于提高档案管理工作的自动化水平。关注社会发展的新形势，改革事业单位的档案管理工作，有利于档案管理工作的进步。

【关键词】新形势；事业单位；档案管理；现代化；优化

一、事业单位档案管理中应用现代化方式的意义

首先，利用传统的方式开展事业单位的档案管理工作，不仅要加大管理人员的工作量，还会因为档案种类与内容的繁多而出现工作效率不足与质量不高的问题。在进行档案的建档、查询以及检索的过程中，传统的工作模式都会影响效率。完全人工化的档案管理工作在质量上并不利于事业的发展。

其次，传统的档案管理模式所针对的是传统的纸质档案，纸质档案所占的保存空间较大，并且在查询上具有诸多不便，无论是档案的归类还是收集，都较为麻烦，加长了档案管理的周期。

利用现代化方式开展档案管理工作，在提高工作效率的同时，也减小了档案管理工作人员的工作负担，有利于工作质量的提升。现代化管理让事业单位的档案管理工作实现了无纸化，有利于档案的管理与查底，也有利于档案资料的便捷使用。因此，于事业单位档案管理工作中应用现代化方式，有利于促进单位管理工作的升级。

二、事业单位档案管理中应用现代化方式的途径

现代化方式在事业单位档案管理工作中的应用途径不只一种，将现代化方式落实到档案管理工作中的每一个环节，才能促进档案管理工作现代化。

（一）应用于档案检索与目录管理中。在档案管理工作中，档案目录的建立是十分重要的。在计算机快速发展的今天，档案管理者不需要再手写档案，可以利用计算机进行打印。目前，市面上已经开发出针对档案管理工作的专业工作软件，这些软件可以针对档案目录与档案资料的内容进行有效地分类，制定科学的分类标准，将档案资料录入到计算机中，就可以利用软件进行自动分类与统计。一旦有工作人员想要调用某份档案，可以通过相关信息的输入进行检索。专业软件会在很短的时间内显示档案文件的具体存储位置以及部分关键内容。提高档案的检索时间以及做好档案的分类与保存工作，还需要事业单位的档案管理工作人员从事业单位的发展需求出发，对档案目标进行特色化设置，从而让档案管理工作为事业单位的发展提供动力。

（二）应用于档案库房管理中。在计算机技术不断更新的今天，事业单位档案库房管理中也应当加入计算机这个新的成员。档案管理人员可以利用同时加强现代化库房管理系统的建立，利用计算机设备对档案库房进行全方位、实时性地监控。与此同时，更要对档案库房的空调设备以及空气湿度控制设备进行监控，一旦库房的环境条件达不到档案保存的标准，则需要进行报警。计算机的智能化特点，有利于档案管理工作的智能化。将计算机利用于档案库房管理工作中，是促进事业单位档案管理工作现代化的重要手段。

（三）应用于档案管理辅助业务中。档案管理工作的内容较为丰富，许多辅助性的业务存在于档案管理工作中。档案的收集与整理工作、鉴定与保管、利用与统计分析，都是档案管理业务。在档案管理工作的整个过程中，不仅涉及这些管理类的工作，还有档案信息的处理工作。档案管理过程中，会产生许多档案信息，利用计算机对这些信息进行处理，有利于档案辅助工作质量的提高，更能给档案管理人员带来较多的便利。目前，在档案管理工作中应用较为广泛的就是档案管理软件，这些软件可以针对档案的借阅与归还进行有效地统计，促进档案存储与利用工作效率的提高。

（四）应用于档案形式转变中。目前，电子文件已经成为档案的主要形式，在进行档案的保存时，档案管理者需要将纸质文件转变成为电子档案。将现代化方式应用于档案形式的转化中，有利于档案管理效率的提高。

首先，档案管理者需要加强档案数据库的建立，利用现代化数据库的结构促进档案形式的规范化与标准化。其次，要对多媒体技术的优势加以利用，通过静态图片、音频与视频等内容的整合，促进档案的一体化管理，提升档案管理工作的统一度。光盘，也是档案管理工作的重要现代化工具之一。光盘的读写速度较快，且具有较大的容量，档案管理者可以将档案原始文件放入其中，方便保存，不仅节省了文件的保存空间，更有利于文件的安全。在档案管理工作中，要特别注意将具有较大价值的纸质档案转换为电子形式，存档于计算机，方便进行查询。最后，计算机设备的使用要进行授权限制，只有相关工作人员才可以进入档案系统查找与调用档案，以此来保证档案的安全性。

三、结语

综上所述，事业单位的档案管理工作仍然有许多可以提高的方面，正确分析现代化档案管理方式的优势，了解其在事业单位档案管理工作中的切入点，有利于进行档案管理工作的优化。社会发展的新形势，给事业单位的档案管理工作提出了更高的要求。无论是事业单位的领导者，还是档案管理工作人员，都要建立现代化的工作观念，利用创新的方法进行档案管理工作改革，从而促进档案管理手段的优化。

【参考文献】

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［2］张巍.充分发挥党建工作作用提升事业单位管理水平［J］.东方企业文化. 2013（24） .

［3］陆晓惠.浅谈如何提高基层单位档案管理人员的素质［J］.中国水运（理论版）. 2007（04）.