电子档案信息安全策略探讨

陈 敏

电子档案信息安全策略探讨

陈 敏

本文通过研究和分析电子档案的信息特点，从不同的角度对其安全保障进行研究，对如何解决电子档案的信息安全问题提出建议。

电子档案 安全 策略

现代化的科学技术不断发展，更多形式和内容的档案都采用电子存档的方式进行管理，这种保存方式虽然在一定程度上避免了纸质保存方法的弊端，但是由于我国电子档案的信息安全制度不够健全和完善，因此在安全问题上经常会出现一系列问题，需要加强防范，保证电子档案的信息安全。

一、电子档案信息管理存在的问题

（一）管理制度不完善

我国现阶段没有统一完善的电子档案管理制度，这就使得电子档案在使用的过程中没有相对完善的操作技术规定，导致对于出现应急事故的处理能力比较差，不能保证电子档案的平稳安全运行，这严重影响了电子档案行业的发展。同时没有专门的管理机构和专业的电子档案管理人员，这对电子档案的运行也起到了一定的制约作用。

（二）保存电子档案的物理条件不够完善

电子档案不同于一般的档案管理，电子档案对于信息和数据方面的安全管理都提出了更加专业化和特殊化的要求。比如电子档案库房的防灾性、温度和湿度，以及防盗监控设备是否完善，都是需要考察的问题，如果在电子档案信息管理的安全问题上出现安全隐患，那么造成的损失和影响是不可预计的。因为电子档案有一个显著的缺点，就是容易被磁场干扰，一旦电子档案的数据和信息遭到磁场破坏，那么很容易造成数据的丢失或是失效等后果［1］。

（三）电子档案的技术管理不到位

电子档案对操作人员的要求是很高的，一个不合理的数据安排或是配置，很容易引发安全问题或是漏洞的产生。再加上用户的安全意识都相对来讲比较淡薄，没有相对科学的认证技术，因此一个技术上的操作不当都会影响电子档案的信息安全。与此同时，杀毒系统或是软件成了一种摆设，用户不能保证定时更新，也会对电子档案的安全造成威胁。

二、电子档案信息安全保管的策略

（一）提高电子档案管理人员素质

电子档案信息管理工作专业性较强，同时也是一项难度较高的系统化工作，为了保证电子档案的安全，首先要从电子档案管理人员的素质建设开始抓起。主要从三个方面进行：一是加强电子档案管理人员的责任意识，提高工作的认真程度，拒绝懒散工作状态的出现；二是加强专业人员的招聘和选拔，定期对电子档案的管理人员进行专业知识的培训和工作方面的指导，提升总体的综合素质；三就是加大对工作人员的技术培训力度，保证计算机操作技术与网络应用技术的全面发展。

（二）加强电子档案安全管理技术培训

我国现阶段电子档案的安全管理在技术上还有很大的进步和上升空间，由于数据的安全管理方面是和科技的更新与发展离不开的，所以现在的首要问题就是加强技术方面的进步，通过技术对电子档案中的信息进行更好的管理和备份，避免出现信息丢失或是出现挽救不了的情况，从技术上做到安全的保证，保证电子档案的信息安全［2］。

（三）定期对电子档案管理软件进行升级

我国的电子档案信息管理工作中，软件发挥着极其重要的作用。电子档案在软件的升级上共分为两个环节，一是要有相应的兼容性，这是指电子档案的管理软件要和其他常用设备和系统之间进行紧密的配合，保证相互之间不造成影响，保证兼容性正常发挥不受影响。二是具备统一性，这是指在软件进行升级后，统一性一般会体现在系统的各个环节之中，这就要求具备相对完整的电子档案信息的管理系统，防治电子档案在系统上出现差异，自统一的基础上，完成了电子档案在各项环节中的共享。

（四）建立健全电子档案管理的法律制度

近些年我国科学技术的进步和电子网络行业的发展，推动了电子档案的发展，但是我国的电子档案管理始终缺乏完善的法律法规进行管理和制约，这也在很大程度上影响了电子档案的发展。所以为了保证电子档案管理行业的稳定发展和平稳运行，我国必须加快建立健全电子档案管理的制度的脚步，通过相关的法律法规进行制约和管理，保证电子档案管理行业的正常发展，完善网络系统的保密机制和电子文件的安全不受威胁等。通过相关制度的建立，掌握风险的来源，通过对风险的把控，掌握问题的解决办法，研究风险的来源，并且准确的抓住风险的关键所在，在法律制度的健全和完善过程中，加强电子档案的管理。

三、结语

综上所述，现在的网络环境的确风险比较大，电子档案的信息安全和管理也不断受到各种因素的影响和制约，从管理制度、网络安全、物理环境到技术方面，这些潜在的问题和因素都对电子档案的信息安全造成了威胁和制约。电子档案无论是在信息安全的管理上还是在信息的安全性上，都会直接对电子档案的健康发展造成影响。所以，电子档案信息安全的管理过程中，我们要抓住现阶段存在的问题，通过对人员的专业化建设和管理、技术上的管理和改进到电子档案的软件升级方面，都要保证电子档案的信息安全不受影响和制约，同时国家也会制定相应的法律法规保护电子档案的信息安全，这就意味着现阶段的问题，在未来的进步和发展过程中都会得到解决，我国的电子档案信息安全也将更加完善。

［1］田淑华.电子档案信息安全管理研究［D］.太原：中北大学，2009.

［2］刘斌.信息时代的电子档案安全管理研究［J］.河南社会科学，2013，21（6）：102～103.

（作者单位：西南医科大学档案馆）