信息时代下的高校档案管理创新分析

孙丽丽

浙江大学 浙江杭州 310028

信息时代下的高校档案管理创新分析

孙丽丽

浙江大学 浙江杭州 310028

随着信息时代的快速发展，高校的档案管理模式也发生了很大的变化。为了保证档案管理更加科学和有效，高校就要重视在管理档案时与信息技术相结合，使高校的档案管理更加精确和方便。因此，促进高校档案管理的信息化，为高校的发展提供更加优质的服务，有利于整个高校更加有效率的发展。

信息时代；高校；档案管理；创新

高校档案管理与学生的信息有密切的关系，同时对于整个学校效率的提升也有很大的作用。高校大部分的档案都与学生的信息有关，如果能够创新高校档案管理，将档案的管理与信息技术相结合，就会更加方便对于学生的管理，同时也能够跟随当前时代的发展，使档案管理实现电子化，提升高校整体的档案管理效率。

一、档案管理信息化

随着信息时代的发展，高校的管理方式也发生了巨大的变化。当前档案是高校管理中最主要的一部分，档案管理的好坏关系着整个学校的发展状况。为了保证档案的完整性、连贯性，高校必须要充分与时代接轨，将学生的信息整体录入到电子档案当中，虽然有一些高校在传统的档案整体中相对较为完整，但是随着高校人员的增加，随着档案复杂程度的增加，学生的档案管理也呈现了很多的现实问题。比如，有些高校毕业生在毕业以后回学校有可能找不到自己的档案，也有可能找档案信息的时候需要花费很长的时间。因此，档案管理电子化迫在眉睫，高校的档案管理必须要从实际情况出发，提早录入到电子信息系统当中。首先，高校要做的就是将在校的所有师生的档案完整录入到电子信息系统，并对电子信息系统的信息进行核对。其次，在完成好数据录入之后，还要对整体的数据进行相关的调整、分析、矫正与归纳，对于一些重要的档案还要进行标注。例如，哪些人的档案是不完整的，那些人的档案缺少哪些资料，哪些人已经毕业，哪些人的档案暂时不在学校等一些特殊情况，档案管理人员都要一一做出比对，并进行标注，以保证所有师生档案的完整性与延续性。同时还要注重电子档案的信息保密以及数据备份，确保数据的安全，建成完整的数据档案管理系统。只有这样，高校的档案信息才能实现管理的发展与创新，与当前信息时代的发展紧密结合。因此，作为高校档案的管理人员要重视将档案管理信息化，实行纸质档案与电子档案共同管理，形成较为完整的合理的档案管理体系，从而更加方便高效的管理工作，实现网上平台的信息化数字档案管理，最终减少不必要的程序，实现电子档案的规范运行，从而大大提升高校的档案管理效率。

二、档案管理系统化

档案管理除了要实现电子信息化，将所有师生的资料都要录入到系统之外，还要重视将学生的信息系统化，实现档案管理的规范化、科学化与准确化，从而保证高校学生的档案更加安全、方便。电子档案的发展已经有一段时间，很多的高校单位虽然也进行了电子档案的录入与管理，但是由于档案录入人员没有专门的计算机技术以及知识的更新等导致电子信息的录入出现差错、漏洞或者不规范等情况。因此，档案管理的系统化对于高校有效率的查找档案以及整理档案都具有一定的帮助。例如，高校要根据自身的管理要求进行档案的电子整理，比如制定一个整理的档案规则，按照年份对每个班级的学生进行档案的整理，按照专业的划分对教师的队伍进行档案的电子输入与管理，同时将学生与教师的档案分别进行相关的整理，从而使整个档案系统有序化。对于档案系统的整理而言，高校的管理者要重视培训档案的整理人员，让他们了解并且熟练计算机信息的各项技术，从而快速、有效的整理好相关的档案数据，保证高校档案数据的合理性与系统性，这样不论是教师或者学生，他们的档案信息都能在计算机技术的帮助下一目了然。因此，学校的档案在信息化的基础上进行系统化，有助于使档案管理更加有序和规范。随着信息技术的广泛使用，越来越多的学校更加注重信息技术的使用，当前很多的高校已经使用电子档案来管理学生的信息，为了进一步突出信息技术的优势，学校就要在信息技术的基础上更加重视系统化，从而保证高校档案管理的有序性。

三、档案管理规范化

档案管理的电子信息化需要更加的完善和规范，才能保证整个高校师生信息的相对称。例如，虽然一些学校已经把纸质档案进行整理，但是忽视了其中很多的档案管理的细节，有可能导致整个档案管理的杂乱以及信息遗漏等现象。因此，作为高校的档案管理者，要在信息化、系统化的基础上保证档案管理的规范性。比如，对于电子档案的资料整理来说是一个相对而言巨大的工程，如果管理人员不认真、不规范就很有可能漏掉学生的信息，造成信息混乱的现象，导致学生档案混乱，对于毕业和以后参加工作来说都是一件非常麻烦的事，而且不利于高校工作整体效率的提升，让管理工作更加困难。对于电子档案的管理来说，如果没有专门的人员进行规范性的管理，就会造成电子档案的失真，使电子档案的完整性与可靠性受到质疑，影响高校档案管理的正常工作。因此，在知识经济信息产业的带领下，虽然方便了高校档案的管理，加快了档案的查找工作。但是如果没有规范的管理工作，也会导致档案管理系统出现各种各样的问题。为了保证高校档案管理的严谨性、创新性与规范性，就必须要对档案进行归纳、整理以及核对，从而确保电子档案的准确性，使电子档案的管理更加广泛化和人性化，促进高校电子档案的规范性，实现电子档案的创新管理，保证高校在电子档案的管理中更加游刃有余。

四、结语

随着科技的发展，信息管理技术逐渐成熟。对于高校的档案管理来说，如何有效率的管理一直是一个难题。当前高校的档案管理要想突破以前传统的管理模式，就要重视创新管理模式，充分与当前的电子信息相结合，注重高校档案管理的信息化、系统化、规范化，合理利用电子档案的优势，从而努力实现高校电子档案的准确性，使高校档案的管理更加有效率。

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