关于加强文书档案收集工作的探讨

白 杨

黑河市群众诉求调处中心 黑龙江黑河 164300

关于加强文书档案收集工作的探讨

白 杨

黑河市群众诉求调处中心 黑龙江黑河 164300

文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在开展管理活动中所保存的具有一定价值的文件资料，对于各个团体组织单位具有重要的意义。因为文书档案具有一定的共性，所以在收集整理时便于统一操作，但是由于文书档案涵盖的种类较多，覆盖范围较大，所以也为档案资料的收集工作带来了一定的难度。加强文书档案收集工作是事业单位档案管理工作中的一项重要内容，需要制定完善的管理体系，根据单位的发展形势及时调整和改进工作方法，从而确保文书档案收集质量。

文书档案；收集与整理；重要性

在事业单位开展日常工作的过程中，各个组织、机构、个人之间相互联系以及处理事务时，会形成各种文字或者图表等文件资料，这些文件资料能够将业务处理的过程完整的记录下来，将这些文件资料进行收集整理，最终以文书档案的形式保存下来，对于事业单位的发展具有重要的意义。档案信息资料的收集是档案管理工作的首要环节，是开展档案管理工作的重要基础，所以档案信息资料的收集质量直接关系到文书档案管理工作的效率。为了更好的开展文书档案收集工作，需要明确收集工作的主要目标和内容，然后遵循规定的程序进行收集，以确保文书档案信息资料收集工作的完整性、全面性和高效性，为文书档案管理工作的高效开展创造有利的条件。

一、文书档案收集工作的重要性

加强事业单位文书档案收集工作具有重要的意义，首先，档案收集是档案管理工作的首要环节，只有通过档案收集才能够获取档案信息资料，为档案管理工作提供管理的对象，所以在事业单位各个部门进行行政管理以及党务管理的过程中所形成的具有一定价值的资料，都会被收集起来以档案的形式整理保存。其次，档案收集工作的质量直接关系到文书档案管理工作的质量，文书档案管理工作的对象就是收集工作所获取的各种信息资料，所以档案收集工作是衡量一个单位档案管理工作水平的重要依据。在档案收集环节，收集到的信息资料越完整、全面且具有很强的价值，就为档案管理后续工作的开展提供了有利的条件，有利于对档案信息资源的开发利用，而如果收集工作的鉴选不当或者不完整，就会为档案管理工作的开展带来很大的难度，所以档案收集工作至关重要。

二、文书档案收集工作的内容

文书档案的收集工作是指该单位的档案部门按照国家的规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到档案，实行集中统一管理的工作。在大多数单位尤其是党政机关，公文是文书档案的主要来源。通常，公文在办理完毕后，经过初步整理，履行必要的手续移交到档案部门便成为文书档案。因此，接收归档文件是文书文件材料转化为文书档案的关键环节。为了使具有保存价值的文件材料都能在档案室集中保管，档案部门在开展收集工作时，首先要制定文书档案的归档制度，对归档文件的范围、归档时间和归档要求作出明确规定。需要强调的是，为了提高文书档案收集工作的质量，突出不同单位室藏档案的特色，档案人员在制定归档制度尤其是确定归档范围时，要增强收集工作的针对性，要按照国家的有关规定，结合本单位的实际，将反映本单位基本历史面貌和主要职能活动的文件材料列为收集重点。

三、文书档案收集工作的要求

（一）保证归档文件材料的完整性

因为档案收集工作质量直接关系到档案管理工作的质量，所以一定要保证档案收集资料的完整性、真实性、全面性。因为文书档案的信息资料比较分散，有时一套完整的文件材料需要通过很多个环节才能够收集完整，比如一套完整的公文需要每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，只有将对应的文件材料收集齐全才能够算是一套完整的文书文件材料，才能够成为文书档案收集的对象。同时还要注意文件材料的种类、份数、页数等，都要经过认真的核对，保证其完整性。而在文书档案收集的过程中，一定要保证文件材料的真实性和客观性，能够真实的反映出事件的过程，以便为后期的研究利用提供有价值的信息。因为文书档案管理工作是一项长久性的工作，所以在档案资料收集的过程中，还应该考虑到其是否便于长期保存的特性，所以应该以适宜的方式进行收集整理，为后续工作的开展提供有利的条件。

（二）保证归档文件材料的质量

每个单位在日常工作中会形成和使用大量文件，其中具有查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一部分。为了防止出现“有文必档”的现象，文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使反映单位重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都能够接收到档案部门。

（三）加强收集工作的调查和指导

档案收集工作实际上是要解决档案形成的分散性与管理的集中性之间的矛盾。为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌握应归档文件的分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解本单位基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况，准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整。

四、结束语

文书档案是事业单位档案管理工作的一项重要内容，其是在事业单位进行党务、行政管理工作的过程中所形成的具有一定的价值的文件材料，对于事业单位的发展具有重要的意义。由于文书材料大多为文字性材料，并且在收集时需要保证材料的完整性，所以需要管理人员严肃认真对待。一方面要保证文书档案收集资料的完整性、客观性、真实性、全面性，另一方面还要注重收集材料的质量，以确保文书档案管理工作的高效开展，为促进事业单位的健康稳定发展创造有利的条件。

[1]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理,2016-03-22.

[2]肖存军.文书档案收集工作中存在的问题及对策研究[J].办公室业务,2013-10-05.