电子档案备份制度研究

王爱华

郑州大学第二附属医院 450003

电子档案备份制度研究

王爱华

郑州大学第二附属医院 450003

随着网络化技术在全球范围内的普及，信息数据的电子化传播、分析和存储已经成一个非常常见的事物。在档案的管理中，电子档案的存在能够弥补传统纸质存储方式的弊端，同时进行电子档案的数据备份又能够为电子档案的使用和管理提供坚强的后盾支持。本文以电子档案的备份制度为题进行研究，从目前的发展趋势和电子档案备份研究的特点着手，分析在电子档案的备份过程中常见技术方法及其劣势，进而提出建立电子档案备份制度的必要性意义。

电子档案；档案备份；制度；隐私性；安全性

一、概况

（一）电子档案备份制度建立是发展趋势

电子档案的备份是在基于信息技术时代的，对传统纸质档案管理方法的提升，同时也是对电子数据档案劣势的一种弥补。但是总的来说，这是目前档案存储的一种必然发展趋势和选择。建立电子档案备份制度，是为了保障电子数据的完整性、安全性、隐私性和可查阅的便捷性，进行系统性、严谨性的制度进行管理，为电子档案备份更加的规范化。

（二）电子档案备份研究的主要特点

1、研究主体具有多元化特点。在针对有关电子档案备份研究的领域中，其研究的主体拥有很强的多元化特点。研究人员包括了各类档案理论研究学者、各级档案局（馆）领导、基层档案工作人员等不同角色。这种研究主体的多元化，也正是证明着电子档案备份的使用范围很广，涉及的领域很宽。

2、研究的内容具有广泛性特点。在电子档案备份研究的具体内容上，主要分为两个必要重要的领域方向，一个是关于制度建设的理论探讨，另一封面是关于实践应用技术的研究。关于电子档案数据备份的技术有很多种，在实践中证明每一种都有其优势和劣势，在我们根据需要进行技术选择的同时，对于电子档案备份管理的方方面面同时也需要一个系统性的、严谨的管理制度；因此对于电子档案的备份研究具有很强的广泛性特征。

二、电子档案备份的常用方法及其劣势

就目前的电子档案备份技术中，技术的种类呈现多样化发展态势，但是似乎每一种常用的方法都有着一定程度的弊端和劣势，所以至今还没有任何一种单一的技术方法能够呈现出完美的功能状态。在这些常见技术方法的实际使用过程中，需要我们根据档案的类型和应用需要，合理的选择备份技术。针对电子档案的备份方式有很多种，这里只是选择几种常见的备份形式进行分析。

（一）数据文档的完全备份

完全备份在进行初次操作的时候，将所需要的数据资料无选择性的全部备份。这种备份方法也许在备份操作的时候拥有很强的便捷性，对于文档的完整度也有较高的保存效果，但是由于其内容的完整性，通常文件在存储空间中占据了过多的地方。在无选择性的为全面备份中也容易产生数据重复的事件发生，存储空间的利用率很低。

（二）根据变化程度的增量备份和差异备份

增量备份和差异备份有着相似的备份方式，都是在以此完全备份基础上进行有选择性的数据备份。这两种方法相比前面提到的完全备份，能够有所选择性的进行备份数据，避免了数据重复的情况出现，也能够在二次备份的时候节省很多的存储空间和时间。差异备份在增量备份的基础上能够避免备份数据链断裂的风险，增强安全性。

（三）数据和系统的集成备份

如果说前面几种数据的备份方法都是单纯的针对数据文档做进行的，那么集成备份相对于前面几种方法来说就是体量最大的备份方法。集成备份方法是将数据资料连同其背后的操作程序一同打包进行备份，这种备份方法可以有效的防止因为操作系统的更新和更换，造成旧数据的不兼容无法读取的情况出现，但是同时这种备份方法也存在着致命的缺陷，就是所需的空间太过于庞大，这对于设备配置、资金等各方面条件的要求会很高。

三、建立电子档案备份制度的必要性意义

无论是在纸质档案的管理中还是在如今基于信息化技术的电子档案管理中，有些问题都会困扰着我们的管理者和使用者，档案数据的安全性、查找使用的便捷性以及在所有使用过程中的隐私性，究其根本，无非就是需要在管理制度上不断的改善管理方法。

（一）确保档案资料的安全性

这里档案资料的安全性指的是档案存储的真实性、使用过程中的隐私保护性。真实性是保证文件具备法律凭证价值的基础，使得文件可以成为法律诉讼、争端处理、权属确认、责任区分等活动的有效凭据。在传统的档案保存中，纸质档案通常会以原件的方式保存，一些印章和签字作为其真实性的保障，比较直观。但是在电子档案中，由于信息化技术的特性，这种真实性便会被破坏，因为这些元素都是能够互相分离开的，导致其的真实性难以被准确的认定。

建立和完善电子档案的备份制度，以规范化的行为准则和操作方法，能够帮助电子档案备份在存储、查阅、使用的过程中严格的按照规范规则进行，确保档案资料的安全性。

（二）提高管理工作的效率

建立制度的原因就在于，它作为一种管理方法，能够帮助我们在实际运用电子档案备份的时候，解决一些问题和避免一些问题的出现。完善电子档案备份制度，明确进行管理的内容和所期望达到的效果，明确和细致化每一个事件中的步骤和操作方法。设置管理过程中的责任制度，让责任能够切实落实到个人，这样能够保证参与电子档案备份的管理人员注重工作的准确度和高效性。

四、总结

针对档案的电子化存储模式是档案管理领域基于信息化技术的一种发展，电子档案的备份拥有多样化的形式和技术，这是实际应用过程中，档案的数量、设备配置、资金等方面的因素影响的，进行电子档案备份制度的建立，是对电子档案管理和使用安全性和便捷性的有力保障。

[1]沈朋,赵跃.我国数字档案备份研究进展[J].中国档案,2016,10：68-69.

[2]周耀林,徐妙妙,纪明燕.电子文件备份的方法与选择[J].中国档案,2016,10：70-71.