院校的人事档案管理之我见

文/广东省肇庆市第六中学 何玉辰

院校的人事档案管理之我见

文/广东省肇庆市第六中学 何玉辰

人事档案管理工作在人们的生活、工作中扮演着重要的角色。它能证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录。当今社会曝光了较多的人事档案弄虚作假现象，给社会造成许多不良影响，本文提出了人事档案管理中存在的一些问题，并提出相应的解决办法。

院校；人事档案；管理

随着改革开放的深入，院校人员流动性加大，实现人尽其才、才尽其用是用人单位和个人的共同愿望，而真实、有序、详尽的人事档案正是实现这个重要愿望的关键一环。因此，做好人事档案管理，解决好当今院校人事档案管理中存在的问题，是创建优秀知人选人用人平台的必由之路。

一、人事档案的作用及其存在的问题

人事档案工作是档案工作中的一个重要组成部分，是档案工作的基础之一。人事档案是人事管理活动中形成的以个人为单位组合起来，记述和反映其经历和德才表现并以备考察的文件材料。具体而言，人事档案是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、资历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。而人事档案管理则是将这些人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是我们认识、了解、选拔、推荐、使用人员的重要依据，院校人事档案管理直接关系到教师队伍的建设和学生培养的质量，所以人事档案管理是一项非常重要的工作。然而，在实际生活中，许多院校在人事档案管理方面还存在一些不足之处，主要表现在以下两个方面：

（一）相关人员对人事档案管理工作不够重视。1.一些院校的领导对人事工作的重要性认识不足，使得人事档案管理在院校的日常工作中经常被忽视。具体表现有以下几点：一是把人事档案管理当成“哪里需要哪里搬”的砖。只有在选拔干部、晋升职称时，人事档案管理的重要性才会被偶然提起；一些领导将抓好人事档案管理工作挂在嘴边，却不见实际行动跟进。二是对人事档案管理人员的专业性不加以考察，随意对待人事档案管理人员的任命工作，或是随便指派一人，或让其他岗位的人员兼职，五年三换，有时甚至对外聘请临时人员充数。三是在人事档案管理方面没有制定制度或制度不全，没有保密、责任落实的措施，造成人事档案乱放、材料不齐、涂改严重或作假的现象时有发生。四是对人事档案管理硬件投入不足，一些院校没有专门的人事档案库房。有的人事档案库房则没有落实“八防”措施，使得库房内人事档案的保密性和安全性大受影响。2.有的教师对人事档案工作不够重视。近年来，各种重大的教学科研项目对档案的依赖度越来越高，因此教师们有必要充分利用其所在院校的人事档案系统，如实记录自己的教科研成果，作为评比等相关活动的依据。然而，有的教师在实际上并没有认真对待人事档案工作。他们在取得教科研成果后，仅对相关申报材料进行科技类别或教学类别的归档，而并没有将重要的获奖资料（证书副本、奖金证明等情况）复印副本交人事部门存入其个人档案，造成其个人档案中业绩奖项缺失，难以全面反映教师的能力水平。另一方面，个人档案若挂靠上述的相关部门，可从开始保管的时间起计算连续工龄，而自行保管将使这一部分教师的工作情况考核记录缺失，本可以计入连续工龄的时间就此被浪费，直接影响到作为职称评比、待遇提升的重要标准的工作经验认定。

（二）院校人事档案管理方式陈旧，信息化程度不高。1.院校人事档案当中的纸质档案在保存和利用的过程中易产生安全隐患。这些纸质档案在长时间保存以及反复参阅的过程中容易出现字迹模糊不清、纸张变脆的现象，严重者甚至导致原件损坏，严重影响人事档案的完整性。2.相对落后的手工管理模式仍是院校人事档案管理的主流。人事档案管理一直沿用台账式手工、半手工的模式进行管理，查询检索仍以手工目录为主，因此检索工作能否顺利完成严重依赖于库房管理人员的业务水平。手工管理也导致人事档案信息化程度偏低，严重地制约了档案资料的合理利用，导致人事档案的信息资源价值得不到实现。3.人事档案与其他类别的档案混放在一个库房，不作专门管理。这种管理的方式很容易造成人事档案资料的泄露或丢失，也违反了中组部对人事档案管理的相关规定。4.近年，人事档案进行了两次改版，对各院校提出了人事档案数字化的要求。但大部分电子文件对于介质类型、数据环境、备份方式、贮存和工作环境均缺少必要的说明，为实际管理工作带来许多操作上的问题，导致档案数据库的效能不能有效发挥。

二、解决人事档案管理问题的方法

（一）强化人事档案管理的意识，建立健全人事档案管理制度。1.强化院校领导的人事档案管理的意识，使各级领导逐步认识人事档案管理的重要性，把人事档案工作列入重要的工作内容，结合本院校工作实际，制定与之相符的人事工作制度。其中建立和健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。并将制度有效贯切落实，且经常检查，确保各项制度的执行。2.加大对人事档案管理的力度，遏制弄虚作假现象的发生。维护人事档案材料完整，档案信息真实，是档案保管的主要任务。对当今社会普遍存在的“三龄一历”（出生时间、工作时间、入党时间、学历）档案前后记录不一致或存在疑问的情况，要进行检查、核对，并按中组部文件的相关规定进行审查、核定、补充说明，确保档案的真实性和准确性，坚决遏制人事档案中弄虚作假现象。做到分工明确、责任到人、定期检查、有错必纠。一经发现弄虚作假现象，不仅追究填写（涂改）人的责任，还要追究主管领导的责任，从源头防止人事档案信息失真、失实情况的发生。同时，对篡改人事档案的人员，必须让其付出沉重的代价：篡改的人事档案一律不予认可；在提拔用人方面也不予以考虑，因为为官首选是“德”。只有这样才能真正重视人事档案，并保证人事档案在德、能、勤、绩、廉方面能全面、真实地反映个人的情况。

（二）加强人事档案管理的投入，实现其管理科学化、信息化。人事档案管理的目的，就是令档案能够真实全面地反映一个人的德、能、勤、绩、廉等情况，为知人、选人、用人提供最有力的依据。围绕这个目的，需提升和加强以下三个方面：1.提升档案管理人员的素质。人事档案管理人员除需要具备文书学、档案管理学、档案保护技术学等专业知识以外，还要掌握一定的经济、法律、外语等学科的文化知识，特别要熟练掌握现代信息技术。善于应用信息技术，是档案信息化时代的要求。只有管理人员有较高的素质，才能保证人事档案内容精炼、全面、真实，才能跟上信息化建设的步伐。2.加大档案管理硬件的投入，确保人事档案的安全。防止材料损坏，是科学有序的保管、高效利用档案材料的前提和保证。因此库房建设要严格执行国家档案管理的规定，实施“三铁”和“八防”。这样，才能有效地保障人事档案的安全。3.加强人事档案的安全保密工作。档案工作，安全重于泰山。国家档案局提出“建立确保档案安全保密的档案安全体系”，对保障各类实体档案的安全、档案内容公布的安全，以及档案在网站建设、网络应用中的安全，分别制定了相应防范措施，为消除各类不安全因素提供了相应标准。这是人事档案工作中必须遵守的安全原则。

三、总结

人事档案管理是一个综合性的课题。全社会信息化建设步伐的不断加快，给人事档案管理工作带来了极大的机遇和挑战，在现今信息化档案管理的环境下，如何充分发挥人事档案自身的特点和优势，为院校提供高质量的、全方位的档案信息服务，是当前人事档案管理工作的重要任务。本文提出了适用于院校人事档案管理的方法，为人事档案管理提供了借鉴思路，同时也推进了该领域信息化建设的步伐。

［1］魏玲.美国人力资源档案管理的启示［J］.人才资源开发，2010（07）.

［2］梁健平.谈院校档案信息化管理的建设［J］.广东档案，2013（04）.

［3］赵海英.人事档案管理浅议［J］.黑龙江档案，2013（06）.