浅谈数字化对档案管理的影响

文/天津市河北区市容园林委 杨亚楠

浅谈数字化对档案管理的影响

文/天津市河北区市容园林委 杨亚楠

随着社会文化建设的不断推进，档案的建设与管理越来越受到重视。并且，在信息化浪潮的背景之下，档案的信息化管理成了必然的发展趋势。本文主要分析了电子信息化对档案管理的影响。

电子信息化；档案管理；影响

随着社会的发展，科学技术的不断进步，电子信息技术已悄然进入档案管理的范畴，使档案管理发生了巨大的变化，为档案工作者提出了一个新课题。

首先是机关档案载体的转变。政务网开通后实现了计算机全程管理，适时实现了信息数据的远近传递和处理。在机关各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。领导高度重视档案管理工作，定期听取档案工作的汇报。了解现状，提出要求。指导和解决档案数字管理工作中存在的实际困难和问题。非常关心和支持档案工作，想方设法创造条件投入资金，配备先进设备，关心重视、积极培养档案专业人才，把档案数字化管理纳入工作规划之中。为此有效地推动了档案数字化管理工作的进程。在区档案局的关心指导下，按照“创一流、争第一”的工作目标，认真按照区档案局的工作要求，加大档案管理力度，在人力、财力和物力上给予必要的保证，通过建章立制，完善各项管理，加强档案干部队伍建设，投入资金安装了《超星文档管理系统》。它是一套集文件收发、文件管理、自动归档、文档编目、档案管理，一次录入多次利用，实现了自动化管理功能，使档案管理工作迈上新台阶。

其次在机关档案保管上也有所改变。此时机关档案的保管不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的机关档案信息将存入“虚拟库房”。委领导把档案工作摆上议事日程，在办公用房和经费紧张的情况下，专门腾出一间办公室作为档案室，投入资金一万余元安装了档案专用的密集架、扫描仪、刻录机，得到完备的硬件设施和软件系统的支持。并配置相应的高性能的计算机系统。运用先进的管理系统提高档案工作现代化水平。对室藏的文书档案的永久卷进行全文扫描、目录连接、全文信息管理工作。提高了档案数字化管理水平，对档案进行全文信息管理。在连续4年900天的市容环境综合整治工程中，委领导选派2名同志成立资料组，专门负责照片和影像资料的收集、整理，4年来，对环境整治工程的每一条道路、每一个公园、脏乱点位、社区保留下的1300多G的整治前、施工中、整治后的照片和影像资料也将成为记录我区市容环境整治历史和档案留存的宝贵财富。

最后为机关活动提供利用档案信息亦发生了转变。档案建设的根本目的在于利用，只有把档案有效利用好，才能真正实现档案信息资源的效益和价值。为此，我们从完善检索体系入手，按照《全宗指南编制规定》要求，编制了档案全宗指南及各门类的案卷目录和文件目录，方便档案查找利用；同时，每年坚持编写大事记、组织机构沿革、专题文件汇编、基础数字汇编等编研，主动为全委工作服务。多年来，我们充分发挥档案信息资源作用，为我委工作顺利进行提供了大量翔实可靠的档案资料，取得很好的社会效益和经济效益。利用档案资料，多渠道争取市、区专项资金，有力地保证了各项工程的落实，在奋战300天市容环境综合整治工作中，我委档案工作者本着对历史、对人民群众高度负责的精神对工程档案进行了全面地整理，通过对工程施工中新、旧照片对比；录音录像档案整理，文件材料保存归档等档案工作的及时收集整理反映了工作面貌，按时上报天津市市容环境综合整治指挥部。利用档案材料争取资金，在工程施工过程中由市市容园林委首先拨付部分启动资金，经工程验收合格后将剩余的大部分资金予以拨付，利用档案为河北区奋战300天市容环境综合整治工程创造了经济效益。《环渤海经济瞭望》《滨海市容》《天津行政管理》《天津日报》《今晚报》《城市快报》《每日新报》《渤海早报》等对我区重点工程建设进行了专题报道。营造了我区干事创业的浓厚氛围，利用档案资料创造了良好的社会效益。

总结我区的城市管理工作，我们主要有三点体会：一是利用档案资料必须善于抢抓机遇。机遇稍纵即逝，客观地判断形势、实事求是地分析有利条件和不利因素，抓住机遇就能干成一番事业。二是必须提高工作标准。工作标准的高低不仅关系到工作质量、工作水平，而且直接关系事业的成败。三是利用照片档案创社会效益。

伴随着电子时代的到来，机关档案管理也伴随着机关信息资源的交流和互换进入到社会信息网络的新天地。机关档案工作者对电子档案的来源与形成的关注由原来的内部网而扩展到地区、国内乃至国际范围内的整个网络。

在这一新的网络环境下，档案人员除了继续做好机关档案信息资源的收集和保管，更多地要了解机关需求，扩大服务内容。一方面配合现代机关管理手段，档案人员应同机关领导及专业人员一道，建立机关信息资料库。另一方面从网上获取有效信息为机关领导决策提供服务，主动地、全过程地提供政策等多层次的信息，建立起一套科学的、高效的、多功能的、灵活的档案信息管理体系。

［1］姚凤琴.分析档案管理信息化建设所面临的问题与对策［J］.华章，2012（19）：23-24.

［2］赵燕.浅谈档案管理信息化建设的经济效益［J］.中国商界（下半月），2010（08）：15-16.

［3］刘晓培.机关档案收集的思考［J］.天津档案，2013（06）：16-18.