试论县级档案局现代化档案管理工作

文/云南大理漾濞彝族自治州档案局 冯跃龙

试论县级档案局现代化档案管理工作

文/云南大理漾濞彝族自治州档案局 冯跃龙

新时代背景下，档案管理工作在县级档案局中是一项十分重要的工作内容。随着现代化科技技术的进步，人们对县级档案局的档案管理工作的要求越来越高。县级档案局的档案管理工作要逐渐发展为综合性的信息资源管理中心，而不仅仅是保管档案。为了达到现代化档案管理工作的要求，县级档案局必须优化改革档案管理工作，用现代化档案管理工作的方法进行档案管理工作。

县级档案局；现代化；档案管理

现代化档案管理工作的要求下，县级档案局要全面落实现代化档案管理工作的要求，可以从三个方面进行改革优化。方面一，紧跟时代的步伐，将现代化电子信息技术与档案管理工作进行有机结合。方面二，因地制宜，完善现代化档案管理工作的制度。方面三，以人为本，发展人才，培养现代化、信息化的档案管理人才。

一、现代化电子信息技术与档案管理工作有机结合

档案工作是县级机关工作中的重要组成部分，具有提升机关工作的工作质量、工作效率的重要价值。此外，档案工作还能维护机关真实的历史面貌，在机关工作中具有十分重要的地位和价值。目前，随着科技的高速发展，现代化电子信息技术已覆盖全球。现代化电子信息技术的普及，给县级档案局的档案管理工作带来了全新的发展，同时也给当前的档案管理工作带来了全新的挑战。

档案管理工作如何才能做到与时俱进，首先档案管理的工作人员必须认识到现代化电子信息技术与档案管理工作互相结合的重要性。现代化电子信息技术的内容就是利用计算机技术进行档案管理工作，计算机作为全新的信息载体，能在磁盘和硬盘中建立电子信息档案，代替传统的纸质档案。此外，计算机还具有运算速度快、查找能力强、储存空间大等多项优点，因此，使用计算机进行档案管理工作能显著提高档案工作的工作效率。

现代化电子信息技术与档案管理工作有机结合后，还能创建全面、综合、快速、有效的档案信息网络体系。通过档案信息网络体系能将档案信息资源上传至县级档案局官方网站，人们可以通过网站查阅档案信息，实现档案信息资源的共享。如此一来，不但为县级市民提供了便利，还能促进档案信息资源的开发，进而促进县级地区的经济发展。

二、因地制宜，完善现代化档案管理工作的制度

（一）全面普查档案。为了完善现代化档案管理工作，实现档案管理工作的规划化、标准化，第一步就要对档案进行全面普查。由于档案案卷数量十分庞大，而传统的档案工作中又不会对档案案卷进行普查，因此现代化档案管理工作必须要对长时间没有整理、普查的档案案卷进行全面的普查。普查过程中，要清除一些失去使用价值的文件，或是很多重复的文件。只有将这些毫无用处的文件全面清除了，才能提高今后档案管理工作的工作效率。

（二）统一分号。现代化的档案管理工作主要依赖于计算机技术，档案工作人员必须将传统的纸质档案录入到计算机系统当中。为了提高今后计算机检索的效率，工作人员应按照相关的规定，对档案进行统一的分号，保证计算机检索的查全率。分类过程中，工作人员应认真仔细地检查、审核、校对，避免出现分类错误。

（三）规范题名。为了提高档案检索的查准率，要对档案进行标准、规范的题名。题目过程中，应正确描述机构的名称，避免因为描述不清楚而导致计算机系统无法查准的现象发生。此外，还要在档案录入的过程中详细描述档案的详细信息，例如相关人名、相关地点、时间范围、事件描述等各类信息，保证档案信息的完整有效。审核过程中，一旦发现档案信息有缺漏的，应立即补齐，如果发现档案信息有累赘的，应立即删除。保证档案信息的标准化、规范化。

三、培养现代化档案管理工作的人才

为了实现现代化的档案管理工作，必须培养具备现代化信息技术能力的专业人才。计算机在现代档案管理工作中发挥了重要的作用，而相应的档案管理工作人才也应该具备专业的技能。现代化的档案工作人员不但要掌握现代化信息技术能力，还应该不断学习其他相关的先进知识和先进成果，使自身能力能紧跟时代的发展步伐。现代化档案管理工作人员应具备以下三个方面的能力：方面一，全面掌握计算机的使用能力，掌握计算机的使用能力是现代化档案管理工作人员的基本能力，也是促进自身发展的必要条件。方面二，业务能力较强，工作人员要将自己树立为“活档案”，才能更好地帮助人们解决问题。方面三，掌握专业的知识，由于档案工作中设计专业知识范围较广、内容较多，因此要求档案管理的工作人员必须掌握专业的知识，以及其他相关专业的基本知识。

四、结语

综上所述，县级档案局档案管理工作的现代化发展趋势是必然的。现代化档案管理工作最基本的特点就是规范化、标准化，现代化档案管理工作不但要结合现代化电子信息技术，还要完善现代化档案管理工作的制度，最后培养现代化档案管理工作的专业人才。

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