新形势下档案管理系统的设计和研究

文/阜阳师范学院 林文芹

新形势下档案管理系统的设计和研究

文/阜阳师范学院 林文芹

档案对于企业发展具有重要的凭证价值，传统的档案管理工作庞杂而繁复，随着目前社会电子政务的发展，本文在论述档案管理系统的内容和要求的基础上，对档案管理系统的设计上尝试提出采用服务器建立一个更加完善的管理系统，提高档案工作效率，为新形势下档案管理系统与电子科技技术有效结合进行探究，逐步实现档案管理系统科学化、信息化、有效化。

档案管理系统；设计；研究

目前在社会企业中逐渐推广电子政务的应用，对应的信息化档案管理系统的构建也逐步完善，电子智能化成为未来社会企业档案系统设计的目标。就目前而言，档案管理工作繁琐而复杂，传统的纸张式档案管理模式以人工为主，存在着多方面的问题，往往导致文件资料收集和管理工作的混乱。其次手工进行整理编写检索的过程中，速度缓慢，准确率低，费时费力。另外在日常生活中对外部门进行查询资料原件频率较高，依靠传统手工方式借阅档案难免造成档案丢失或损坏，如此看来，传统档案系统工作在企业中不能有效发挥应有的作用。以此为出发点，本文针对传统档案信息管理的弊端，为适应社会电子政务的发展趋势，将新型档案管理系统的设计与实现结合起来，使之有效化、数字化、科学化。

一、档案管理系统内容

（一）资料收集与存储。档案事关企业的生产、发展等重大问题，因此对企业资料全面认真收集并存储是企业档案工作中的重大环节，只有建立行之有效的档案收集方法，完善档案存储机制才能确保档案管理的安全度，有力发挥档案部门管理的作用，得以在企业行政工作中开展鉴定、保管、编研等下一步发展工作。

（二）资料查询。目前网上的档案管理系统多用于登记或编撰工作，而实际查询、借阅功能鲜少有用，降低了档案在信息化时代的管理功能。随着“互联网+”时代的到来，企业对于数字化的发展迫在眉睫，而档案管理工作的核心即是档案信息资源的快捷化。当操作员在进行查询工作时只要通过计算机的检索便可得到直观效果，逐渐从传统繁琐的档案整理工作中摆脱出来，观察近些年档案管理的不断整合，越来越多的企业已完善局域网，不仅对资料能够快速地分门别类，且存储数据可以加以备份，方便日后查询或保存，提高管理安全性。

（三）功能全面化。企业档案管理系统的目标是实现企业信息管理的自动化、有效化，档案管理服务于企业全体人员，为企业实现信息保存、考勤记录、企业考核、档案存取、出具证明等各项服务，另外还可以保存或修改人事资料，如个人信息、家庭情况、工作经历、职称评定等记录。除了针对企业单个员工管理，同样可以一部门为单位进行管理，增加、修改或删除部门，建立部门的联系方式、负责人、名称等内容。

二、档案管理系统设计要求

企业的档案管理系统设计是为了规范内部档案管理工作，提升信息使用快捷度，从而提高企业整体管理水平，所以对档案管理系统设计的性能提出更高的要求。具体目标分两类，第一非功能性需求，第二安全性需求。

非功能性：1.系统的反应速度。高效化已是当今社会发展的重要标准，企业档案管理系统的目标主要是能够实现管理工作的有效化，管理者和使用者没有足够时间等待系统的反应，因此在系统设计中尤其是应用软件的编制中需要采用先进的网络技术，不定期提升系统速度。2.人机界面。合理舒适的人机界面能够使得操作者清晰快速地得到信息，最大限度发挥管理效率。3.系统高度融合性。档案管理系统在未来企业不断发展调整下，需要配合企业经济的步伐，充分考虑到系统的拓展功能，根据日常所需添加或删除有关功能，配置一套行之有效的升级系统势在必得。如遇到系统数据受损，系统可将自行备份的数据提取出来进行恢复和使用，能够集中维护受损数据；界面安排应围绕极简风格设计，提倡明确的有效图形引导操作，并设计部分高效率、高使用率的快捷键配合，实现一键操作模式；系统在设计之初需要充分考虑其延展性，包括软硬件的架构，架构升级，系统各部分模块设计，待管理模块的功能设计等，以及平台的灾备机制、拓展机制都需要初期的合理考量；系统数据格式在条件允许的情况下应保持与原有数据格式相同，以便提升后期数据交换的能力；系统在使用的过程中应具备一定的容错能力，针对用户的错误操作系统应进行智能化识别，自动引导用户操作正确信息。

安全性：系统的安全度包括内外两大环境。外部环境安全主要是指机房环境、机房温湿度把控、工作人员的安全、网络软硬件设施等。就系统本身而言，最主要是关于系统的备份部分和防火墙的架设，以此保障软件系统能够提升可靠度和完整性，且在各类环境中都需要完善灾备机制，以便在突发状况时可以及时有效地应对处理。内部环境安全主要指在软件开发初期必须有专业人员对产品代码进行确认，保证软件后期使用的合法性，避免软件漏洞而导致授权用户出现无法使用的情况。在系统运行过程中，物理设施在具备良好的热备能力外能够提供操作员安全的数据备份和回滚机制，定期对数据信息自动备份，以防在数据丢失后还能最大限度找回原先备份，进行数据恢复。

另外在软件安全性方面考虑到数据的正确使用，需提供一套统一的保护方法，从三点因素切入：1.容错性。上文提到当用户操作失误产生错误数据时，系统应提供对方一定的正确提示，即软件容错机制，使用户能够重新验证进入。2.安全环境。系统设计首要考虑前提应从多层次安全性出发，包括数据备份、防火墙、用户权限等措施，防止数据信息轻易泄露；对系统软硬件故障突发状况，需要增加相应的应急方式，保障网络处理的及时性。对系统外来未经授权的访问有相应阻拦，形成独立的安全管控机制，确保授权用户能够长期合理使用。3.运行性。系统在初期理论设计中应具有抵抗非法入侵的考虑，物理层面做到无单点故障情形，并设定数据信息备份功能；系统在备份操作中应支持定期性主动备份和不定期手动备份两种方式，确保数据丢失或损坏的情况下最大限度保留数据的最近记录，实现数据完整恢复。

三、档案管理系统设计

（一）模块设计。一般企业档案管理系统主要包括四个模块：第一，用户身份认证，员工的账户与密码可由各企业提供或设定，在用户登录验证后即可进入企业档案管理的界面。第二，发文企业管理，即发表档案的企业相关信息。第三，现行文件管理模块，即已发布文件的模块、添加文字或图形的模块等。第四，历史文件管理，即查看历史过往文件。管理系统的四大模块均可应用网页动态达到效果。

（二）数据库设计。这里所说的数据库主要指用户数据，用户数据包括用户名与密码，即企业档案管理部门工作人员的相关信息。工作人员进入管理页面前需身份验证，通过后方可进入管理文件。当用户正常登录时为保证其安全性sessjon对象中通常会使用一个变量保存相应的用户名；如用户非正常登陆时，用户栏变量为空，页面转为强制登录界面。第二为文件数据，包括一般属性和附加属性。一般属性包括档案信息建立与归档的时间、信息名称、信息字号及相关类别。附加属性包括档案文件类型、文件状态，即档案文件按照图形或文本的形式提交，文件公开或保密的形式保存。

一般企业档案信息都是繁杂而随着时间不断累加的，如果档案文件的呈现都以文本的形式经人工管理，那么管理工作效率必然会降低，档案的服务性、便捷性很难全部发挥出来，因此我们需将管理档案系统与现今电子科技发展有效结合，通过源文件扫描后整合为电子数据上传保存即可。

（三）系统设计。档案管理系统中各项元素均通过不同的动态网页来实现，档案工作管理人员、档案用户与档案管理系统、后台数据库之间的交互实现了企业管理和文件管理的作用。添加和修改页面一般较为相似，其中数据控件在修改页面中为初始值，而在添加页面中显示为空值，因此两个页面可以在同一页面中实现，而区别引用具体的页面时可使用LIRL后的查询字符串。工作管理人员在操作管理档案数据的同时同样需要注意一些问题：如管理人员提交完整的数据前需在客户端验证，保证数据的准确度；待数据提交后需要再次验证确保数据无覆盖。

另外对相关图形文件操作时需要处理一些问题：第一对图形或文件的修改，这一部分是文件管理中较难处理的环节，修改时通常会上传新图片，与原先图片同时显示，但新图片的大小和数量并未完全确定，这样就会造成档案管理界面排列错乱的现象，因此该档案系统中只有删除图形或文件的功能，而没有修改功能。对于添加图形文件的功能，我们无法确定图片数量和大小，即不能把握文件上传的数量，这时我们可以选择进入添加文件的页面，向服务器提交一份有关图片等数量的数据文件，而服务器通过数据传递生成相应数量的文件进行上传，我们通过计算机程序从数据的显示中分离出图片具体信息或使用特定的文件上传到组即可。第二客户端验证，针对此问题我们采用Microsoft Visual InterDev作为系统开发时的工具，通过服务器端脚本实现客户端脚本。Microsoft Visual InterDev工具对某对象的属性方法可自动处理，加快了编程速度，提升了系统准确度，同时能将档案中的某些关键点不同标注显示，在阅读中带给人们便捷性。

四、档案管理系统设计意义

档案管理系统设计对于任何企业来说都有非常重要的意义，在档案中可以查看企业过去发展的任何重要节点，因此档案管理系统的设计和更新不仅能够提升企业工作管理的有效率，而且作为一份参考依据能够在未来的企业决策中起到至关重要的作用。其次，研究企业发展与信息资料间的关系，需要通过信息数据的梳理，将业务过程产生的成果进行梳理编辑成为电子文件形式，替代传统纸质文件容易丢失或破损的情况，为企业和个人提供更快捷的服务功能。进一步来看，实现电子化文件的管理需要依托良好的网络基础环境，同时建立企业实物归档资源与电子归档资源的从属关系，电子化管理补充实物管理的弊端，是实物资料归档的索引数据，增大了数据中心的权威性。最后需要提醒的是，对于一份完整的档案管理系统设计首要实现安全性，档案信息系统中往往记录最重要的相关企业内部信息，如管理系统有漏洞，人员管理不到位，则可能导致企业信息的泄露，给企业的发展带来不可估量的损失，总之，档案管理系统与电子科学技术两者间的关系是发展现代化档案系统设计的重要的目标。

五、结语

档案是企业在社会与生产活动的过程中形成的具有使用价值的相关材料，是一个企业的重要信息库。在国外，档案管理信息化已在众多发达国家内得到广泛推广，逐步实现了传统档案信息的现代化转变，并进一步思考在电子系统设计的基础上做更深层的探究。反观国内，在众多类型的企业需求前，档案管理系统仍然是管理工作的弱项，档案工作管理繁杂而庞大，在进入21世纪后，国家提出了档案信息化建设的基本内容和要求，对档案系统建设注入了一股强大动力，也是我国档案管理系统挺进现代科技化道路的里程碑，逐步促使档案管理系统与先进计算机技术相结合，全面发挥档案管理的作用，同时对档案管理工作的规范有长远意义。

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