浅谈中专学校档案工作的规范化、标准化管理

文/广东省惠州市惠城职业技术学校 黄洁

浅谈中专学校档案工作的规范化、标准化管理

文/广东省惠州市惠城职业技术学校 黄洁

中专学校标准化、规范化的档案管理是中专学校实现现代化的必由之路。本文将对中专学校档案管理标准化、规范化的特点和内容，以及档案管理标准化、规范化的注意要点进行研究分析，以期给相关研究者以有益借鉴。

中专学校档案管理；标准化；规范化；现代化

随着教育教学改革的不断深入，中专学校档案管理的数量和种类不断增加，给档案的管理和利用造成了一定的困难。同时档案的有效利用也对档案管理提出了更高的要求。因此，中专学校进行档案管理手段改革的任务十分紧迫。

一、中专学校档案管理标准化、规范化的特点

（一）档案管理工作人员的综合素质要求较高。中专学校档案管理人员的良好综合素质包括：良好的智力素质、能力素质、政治素质和业务素质。档案管理人员必须具有较高水平的知识储备，良好的基础知识、专业知识与交叉学科知识，热爱自己所从事的工作，掌握得当的工作方法，拥有做好自身工作的信心与激情。我们身处信息社会，档案管理人员必须紧跟时代发展，处理解决好档案管理工作中的各种问题，重视自身素质的提升，不断充实自身的档案管理专业知识，具备熟练使用电子设备和多媒体设备的能力。

（二）档案管理系统存储量大、查阅方便。随着多媒体管理方式的普遍应用和“无纸办公”的倡导，以计算机应用为主要手段的工作模式逐渐取代传统的管理模式。现代档案管理模式通过便利的文档、灵活的文字软件等分门别类地进行档案管理，并形成档案管理体系，能够使得档案阅取、查询、沟通、利用更为方便。

（三）档案管理成本较低。现代化的档案管理体系的容量很大，能够合理地存储很大容量的学生档案，且能够确保中专学校档案管理的高效、安全运行，只需1～2位工作人员便可胜任繁杂的工作，极大地提高了档案管理的工作效率，大大节省了档案管理人力物力，降低了工作成本。

二、档案管理工作标准化、规范化的内容

（一）档案管理技术的标准化、规范化。档案管理技术是指通过档案存储、处理、加工、传递、沟通等先进应用技术的使用，对印刷、复印、声像和电子计算机技术进行广泛的应用，使档案的管理、查阅、检索、编目和各种统计工作规范、合理地处理。

（二）档案管理组织的标准化、规范化。中专学校档案工作的管理与组织，是在各种现代科学理论的指导下，在遵循档案管理的客观性基础上，通过管理科学手段的运用，处理和研究档案管理问题的，这样能够让档案管理机构更加高效、管理方式更为科学、管理程序更加标准。

（三）档案管理保护的标准化、规范化。档案保护工作的现代化在传统意义上来讲主要是指档案保护保管载体和档案基础设施建设的现代化。但是，随着新技术、新设备的应用，新型的档案管理载体，比如，电子、机读、声像档案等，这些存储和记录档案管理信息的载体，有的是光学的，有的是磁性的，还有的是磁光性的。和传统的档案信息载体相比，新型档案信息管理载体在使用方式、形成介质和存储模式上等的要求和特点是有很大区别的。因此，以新型档案管理载体为手段的现代化档案保护必将是档案管理未来的主要研究方向。

三、中专学校在追求档案管理现代化中应注意的问题

（一）标准化、规范化的公文制法是基础。档案是由公文发展而来的，公文是档案的前身。公文制法的水平与质量，不但对公文本身具有一定的影响，而且对于档案后续的质量，进而对档案管理标准化、规范化的质量也具有很大的影响。所以，在追求档案管理现代化的过程中，中专学校必须首先处理好公文制法的标准化、规范化，提升档案管理的实体质量，为规范化、标准化的档案管理工作奠定坚实的基础。

（二）“以我为主”的立卷归档原则是关键。无序化的立卷组合和重复性的相近公文是妨碍档案管理工作标准化的一个重要问题。因此，要想让档案管理利用和档案管理保管实现最大化的价值，就必须在工作实际中，始终坚持“以我为主”的立卷归档原则，让档案检索利用更为方便，让档案案卷更为完整，这样才有助于档案管理目标的实现。

（三）提升档案案卷质量是可靠保证。在档案管理规范化过程中，档案案卷装订水平和档案立卷方法是十分重要的影响因素。档案管理工作人员对不同门类的档案必须细致认真地进行鉴定、收集、整理、接收和存储，确保档案或者载体的方便、完整和安全。认真检查和确认移交的各种档案资料和档案案卷，及时处理所出现的问题。对于那些已经整理完的档案案卷和资料要进行及时地统计、鉴定和上架。要特别重视会议简介、检索工具、文件汇编等的编研工作，注重对各机构有关工作的帮扶与指导。对于档案日常管理工作人员，要不断学习理论知识，兢兢业业、努力钻研，不断提升自身的业务能力与业务素质，同时对档案管理现代化的应用设备，积极主动地了解熟悉和掌握相关维护技术和使用技巧，为自身工作的顺利进行提供坚实的技能基础。

四、结语

档案管理工作涉及中专学校管理的方方面面，必须在统一思想认识的基础上，让广大中专教师在工作实际中主动了解档案管理工作，全力支持档案管理工作，这样档案管理工作才能不断朝着标准化、规范化的方向发展，才能让档案管理在学校教育管理中发挥更大的作用。

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