冶金高校科技档案分类之我见

文/辽宁科技大学 杨晓慧

冶金高校科技档案分类之我见

文/辽宁科技大学 杨晓慧

科技档案分类，是档案管理学的重要组成部分；是科技档案管理的一个重要环节；是有效管理科技档案的基本方法。科技档案分类的目的在于应用。科学分类能迅速而准确地提供利用。本文结合工作实际，论述了对冶金高校科技档案分类工作的认识和实际应用。

冶金高校；科技档案；分类科技档案分类原则应遵循科学性、实用性和长远性。科学性，就是要按分类学的一般原则，结合科学技术的客观规律和本科学、本部门的特点进行分门别类；实用性，就是便于保管、便于快速查找，层次清楚，简明扼要；长远性，就是要结合本科学的长远发展，结合档案管理现代化要求进行分类。这三条原则是相辅相成的，是现代科技档案分类必须遵循的，只有遵循这些原则，才能做到科学分类。

随着现代科学技术的迅速发展，科学技术的不断革新，推动了科技档案管理的飞速发展和不断变化，科技档案也就相应地出现许多新的分类方法。不同学科、不同类型、不同部门的科技档案，有着不同自然形成规律和特点，分类方法也有所不同。目前通常采用的分类方法有：按工程项目、产品型号、设备型号分类；按专题、专业分类；按地域、按体制、按时间分类等等。

根据科技档案分类的原则，结合高校专业性强、学科较多的特点，我校采取了数字为代号，按学科分类的方法，通过认真总结，以数字为代号，按学科分类有以下5个特点：

一、按学科分类可保持学科的系统性

我校是一所以工学为主，涵盖工学、理学、经济学、管理学、文学、法学、艺术7大门类的多科性大学。学校始建于1948年。1958年成立本科学院——鞍山钢铁学院，隶属于原冶金工业部，是我国较早组建的冶金高校之一。我校现设有本科专业50个，省、部级重点学科5个，具有博士学位授予权的一级学科1个，二级学科6个，具有硕士学位授予权的一级学科9个，二级学科39个。在每年教学、科研时间中，都会产生一定数量的教学成果和科研成果，这些成果便是我校科技档案的主体，这些档案来自各个学科，如果按专业、按体制、按时间、按专题分类，都有弊端，如果把多学科的东西混杂在一起，给查找、利用造成一定困难。如果按学科分类，就把各个学科的教学成果和科研成果自然地汇集在一起。既便于查找，又便于利用。以科研类档案为例：一个学科的科研成果，也就是这个学科的科技档案，这些档案既是一个专题的研究成果，也是这个学科的研究成果，那么这些研究成果，既有基础理论研究，又有应用研究，还有发明研究，这三类研究就构成了这个学科的系统性。这样，这个学科的科技档案既体现了一个课题的完整系统性，也保持了每个学科科技档案的相对独立性和系统性，以及他们之间的有机联系。

二、按学科分类能保持学科的联系性

教学、科研工作连续性很强，比如教材的编写、课题的研究都具有一定的连续性。例如：有些科研课题需要几年、十几年、几十年才能完成；有的攻关课题需要几代科技人员去连续完成；有的课题因故中断或取得负结果的都要及时归档，这些重要的阶段总结、试验记录、论文、阶段成果、研究的负结果都是宝贵的科技档案，会给后来的科技人员研究提供借鉴。因此按学科分类，充分保持了学科成果研究的连续性和成套性，大大方便了科技人员的充分利用，同时为学科总结经验、发展学科提供了方便条件。

三、按学科分类方便利用

第一，按学科分类，科技档案存放顺序和档案分类方案是一致的，便于迅速查找，方面利用.第二，按学科分类，科研档案既体现了每个科研课题的独立性，又保持了学科的系统性、连续性，这样既能满足科技工作者的专题需要，也能满足科技工作者涉猎大量成套性和系统性科技档案的需要。第三，科技档案有一定的保密性，特别是一些密级较高的科技档案在一定时间内，有一定的密级，按学科分类组卷，便于保密，方便利用。

四、按学科分类方便鉴定

按学科分类，保持了学科的独立性、完整性、系统性，这样就便于分析比较，便于鉴定。例如：一个学科的科研成果，标志着这一学科在各个不同历史时期的发展情况，这些研究成果档案，无论是基础理论研究，还是应用研究和发展研究，它们之间存在着一定的内在联系，鉴定这些成果档案的学术价值、历史价值、实用价值和经济价值时，必须分析它们之间的内在的有机联系，才能正确评价这一研究成果档案在科研工作中的地位和作用，从而得出正确鉴定科技档案价值的结果。也就是说，按学科分类，便于鉴定。

五、按学科分类便于信息化管理

管理科学有以下4个特征：即以决策作为管理的中心思想；要求对各种管理行为进行定量的可行评价；大量应用数学模型；广泛应用计算机作为管理的主要技术手段。科技档案管理现代化、计算机化、科学化是历史的必然。不管我们现在条件具备与否，但在我们制定分类大纲时，必须遵循长远的原则，考虑到信息化管理的因素。首先要注意做好科技档案的基础工作和标准化工作，逐步由手工管理向计算机信息化管理过渡。科技档案分类不科学、不合理会造成档案前期处理工作繁重，势必给档案管理的信息化建设造成困难，因此延误信息化管理的时间。按学科分类案卷专题性强，便于信息化管理。

事物都是一分为二的，按学科分类，有一定优点，有一定的科学性和适用性。但也有其弊端。其一，分类层次较多，一般需要四层，这样分类号多和号码较长，在不熟悉代码含义的情况下，不能一目了然。其二，排架时箱内需留有一定空间，一定时间需倒架，案卷所在箱不能长期固定。

总之，按学科分类，有它一定的科学性和实用性，由于受笔者的主观和客观条件所限，对学科分类的特点揭示和阐述的还不够确切和深透，所以按学科分类是不是目前诸分类法中的最佳方案，还有待进一步探讨。