提升机关档案资源开发与利用的措施

文/广东省奥林匹克体育中心 朱艳



提升机关档案资源开发与利用的措施

文/广东省奥林匹克体育中心 朱艳

【摘要】本文通过总结目前机关档案信息开发存在的主要问题，进而提出了促进机关档案信息资源开发与利用的方法措施，旨在让档案资源发挥应有的作用，进一步服务于机关与社会。

【关键词】机关档案资源；问题；方法

档案资源是一种不明显的生产资源，是宝贵的物质财富。档案管理质量的高低，能表现出整个机构工作水平的优劣。档案信息是承载着机关发展历史的重要来源，同时又对社会智力的发展起着重要作用，其档案信息的合理开发与利用有着十分重大的意义。机关档案工作主要基于以检查工作需要为基础，以推动社会主义现代化建设为目标，以不断进行开发创新为途径，从而推动机关管理水平的提升。本文首先介绍目前机关档案信息开发所存在的主要问题。

一、目前机关档案信息开发所存在的主要问题

（一）工作人员服务意识低下。首先表现为消极被动的服务态度。由于长期的行为习惯、历史因素以及客观环境等多方面原因，档案工作者养成了消极的服务态度，即“看重保管、忽略利用”。在档案资源管理过程中，单方面认为只要把资源归类放好，不遗失、不磨损，能够为档案需要者提供信息查阅就是工作的圆满完成。这种消极被动的思维方式，非常严重地影响了档案资源的使用价值。其次是服务观念落后。由于机关档案的管理工作有着非常强烈的政治需要与机密性，基于政治保密性与安全性的考虑，档案管理员进行信息垄断的现象时有存在，机关档案工作是一种不开放、半封闭的管理现状，因此对档案信息的有效开发与使用带来了非常不良的影响。

（二）档案资源的有限性。大部分机关单位的档案信息资源室藏量小，因此档案信息管理存在先天不足。没有丰富的室藏资源，也就无法为需要者提供有效优质的信息。最近几年，我国部分机关单位加强了档案室基础资源的建设，慢慢地健全了档案管理工作守则，但由于在实际的工作环境中，必备的配套设施不足与守则制定不全面等现象，一些档案室中还存在着档案资源缺乏、档案结构不完整、成分不够合理的诸多问题，十分严重地影响了机关单位档案资源建设的有效性。

（三）对已有资源的加工深度不够。对档案信息资源的再加工是测量档案管理员工作质量优劣的重要标准。已有档案资源的加工水平不高也影响到了档案管理工作的开展，随着社会主义现代化建设的发展脚步，我国科学文化事业也蒸蒸日上，档案利用者对档案管理员提出了更高的要求，他们不只是需要档案管理员提供最初的原始信息，更需要档案管理员对信息进行加工整理提供更有深度的档案信息，而现在我国许多机关部门的档案室对于资料的内容、结构以及搜索的途径、使用方法都较少宣传；档案系统检索方法陈旧单一，检索速度精度不高、时间耗费长；档案室调研资源匮乏、质量参差不齐，难以满足档案需要者的使用要求。

（四）档案室工作人手不够。大部分档案室工作人员稀少。许多机关聘请的档案管理员只有一名，已有的档案管理员只能把大部分精力集中于档案整理、归档、登记与借阅上，对于如何进行档案资源的调查研究，主动进行档案资源开发毫无观念。其次是档案管理员的职业素质缺乏，经常性的人员调动，甚至是半路出家，部分档案管理员欠缺专业知识，不仅是在思想、行为，而且在经验、技能以及层次上，都与实际需要不甚一致，特别是在知识技能、信息层次以及调研归纳能力等方面都需要进一步提高。

二、促进机关档案信息资源开发与利用的方法措施

（一）提升检索系统，力争达到高质量开发利用水平。1.建立检索工具体系，实现多角度检索。使用优质的检索工具是提升检索效率的关键所在，是实现高质量信息检索利用的前提基础。首先，要求我们提升档案索引工具的覆盖面与准确度，力争让索引工具能够覆盖档案室的全部资源，同时增加资源索引的准确度。然后，依据检索人员的需要，依据不同的内容与资源库，分门别类地制作出多种专题检索工具。最后，为了提升索引信息的准确度与深度覆盖率，要编出全宗介绍、案卷目录、双套制文件目录、全引目录等多层次目录，从多角度建立索引系统，让机关档案的索引工作能够实现多角度全方位开展成为可能。2.采用现代化手段管理档案，实现高效率检索。档案管理人员应该使用高科技管理档案资料，建设高质量的信息索引系统，让档案管理从原始的手工录入方式向高科技方式改变。使用高质量的信息索引系统是档案室现代化程度的重要标尺。计算机索引系统有存储空间容量大、密度高，对周边环境要求低，并且提取输入的速度非常快等特点。其存储的信息还可以进行远距离传播，让用户在不同的空间时间内能够迅速获得想要的资源信息，可以实现不同计算机之间的资源分享。因此使用高科技索引工具管理档案，已经成为档案室工作人员的共同需求。

（二）强化档案室基础设施建设，为档案资源的开发提供物质基础。首先要强化对档案资源的收集工作，丰富档案资源。档案收集工作是档案信息汇总的主要渠道，丰富的信息资源是档案利用开发的物质条件。档案室工作人员要采取积极主动的工作态度，不断扩展收集方式，改变机关档案资源管理松散无序，不断发掘室藏资源，建立起分门别类、结构层次清晰、知识覆盖面有深度与广度的资源信息库，把档案室发展成为多层次全方位的现代化综合性档案室。其次，我们要健全档案管理制度，对档案进行分类整理。档案室的资料是否方便提取，对档案资源的有效可行整理是其前提条件。如若档案资料随意乱放，毫无头绪，或者无规律可循都会造成档案索引工作的困难，甚至连基本的查档接待工作都难于登天，更无法对资源进行开发使用。所以，我们必须建立档案资源管理的工作细则与制度措施，要保持积极、认真的工作态度，使用科学的管理方法，遵守档案管理工作细则与制度，为档案信息资源的开发利用奠定良好的基础。

（三）增加档案管理员的职业素养，提升其信息开发利用技能。档案信息资源的有效使用程度与档案管理员的职业素养高度相关。为跟上社会主义现代化建设的发展步伐，机关档案室的管理人员必须不断提升自己的职业素养与信息开发使用技能，主要包含调研能力，把握档案信息需求的分析能力；对档案资源的熟悉程度，了解档案信息的“来源”；对档案信息进行标注，编制科学的索引工具，提高档案室资源查找的准确度；深入研究档案资源，对档案资源进行深度加工与编辑；能熟练使用现代化索引工具，对档案信息进行查证、分类与整理的能力。

（四）提高档案管理与利用效率，增进档案管理实际效益。首先档案管理员要做好借阅登记工作。借阅登记是档案室查阅信息时非常重要的环节。在借阅的同时，要积极主动地把借阅信息录入系统，需要填写的项目信息必须一一填写；其次，要对借阅者的借阅目的进行调查，不可登记得过于简单，如“查阅信息”等，要具体指出需要查阅档案的何种信息，这种信息对于工作所发挥的作用与效果，这样便于后期对档案资源的开发使用效益进行调查与取证，以确定是否需要进一步进行跟踪调查。

其次，要定时分发档案信息反馈调查表。即在档案资源借出后，需要发放信息反馈表，用于调查档案信息资源借阅所收获的社会效益、经济效益，特别是针对效益的信息要写得更为详细具体，要包含人、事物、地点与事例。

最后，及时对档案信息所带来的效益进行归纳总结。要把档案信息所取得的具体效益反馈给社会，这样有利于大众了解档案管理的作用、如何查阅档案以及使用档案资源，特别要让有关国家部门了解档案管理工作的重要性，让国家进一步对档案工作进行支持。

三、结论

档案资源的索引、归纳与存档工作是档案管理的基本工作，档案资源的有效开发利用是档案管理的目标，只有通过有效的开发利用，档案资源才能发挥应有的作用，才能服务于机关与社会。在全新的社会环境背景下，如何提高档案管理工作的效率，是档案管理员与管理室所需要应对的首要任务。

【参考文献】

［1］陈炜.档案信息数字化与档案信息资源开发利用［J］.科技进步与对策，2006（02）.

［2］陆予圻，朱小怡，范明辉.秘书文档管理［M］.上海：复旦大学出版社，2005.