浅析水土保持档案管理工作

文/刘伟伟

浅析水土保持档案管理工作

文/刘伟伟

在水土保持的工作之中，很多资料都是在运行过程中逐步累计的，它反映着水保工作最真实的历史记录，是整个水保工作最为重要的信息来源，是整个水保工作在管理决策上的重要依据。这主要是因为它内容强大，综合性强，周期差距大，这些全都构成了水保工作，而且他们之间还可以相互的渗透。所以，就目前而言，怎么提高相应的水保认知和建设对于档案的整理及信息化建设有着非常重要的意义。

水土保持；档案管理；信息化

1　引言

在水土保持的档案里有着各种各样的历史记录，这些记录有不同价值的文字、音像和图表构成，它记载了整个建设活动中最重要的成果，然后根据经验教训反映出工程建设的整个过程中最为真实的信息传递，他是整个水土保持中建设者最为智慧的结晶和产物。它是整个档案资源中最为重要的部分，是开展技术性交流的极为重要的依据。

2　水土保持档案的基本特点

对于水土保持档案来说，它拥有着完整性、服务性以及科学性的特点，除了这些之外，它其实还拥有着下面的几个重要特点：

2.1综合性强

水土保持档案在下文中笔者就简称为“水保”。关于水保，笔者了解到它的工作非常的繁琐，工作面涉及的也非常之广，并且可能会牵涉到农林、水利、环保以及交通上的问题，另外还和建筑、天文等一些知识紧密连接。所以说由此形成的水土保持档案更加具有多元性以及综合性，同时体现更多的学科知识和信息。

2.2季节性强

因为水保这份工作是一种对自然环境的改造工作，所以它必然要受到相应的自然规律的制约。另外在一年当中每个季节都有着特定的一些工作内容，比如：在春天的时候进行植树活动，到了夏天进行筑坝活动，再到了秋天开展岁修的工程等。在这些工作中，由于工作量特别大自然会形成很多档案，尤其是那些多变的检测数据。这些数据需要认真的考量，因为它们至关重要。这些数据可以在一定程度上防治洪涝，其对应是季节性强但时间短的特点。

2.3周期差异大

在水保工程中，由于其工程效益和地质条件以及其他等等因素，造成了周期的长短差距特别大。所以说，对于一般的闸沟来说，需要进行建设打坝和水保工作，这些东西一般都是在数月之内完成。对于其他的一些建设工程而言，需要的时间就不是现在这时间了，可能要花费上数年或则数十年才能最终完成。由于其施工的周期存在着长短不一，这样一来便使得对应的工程档案在周期上存在很大差异。

2.4文书与科技档案之间相互渗透

对于水保员工来说，他们需要规划、管理、设计和施工等一系列的过程，然后运用一体化的机制工作。对于那些业务性的文书以及科技档案来说，他们之间需要不断的交流渗透。在很多文书里面，其不仅仅有档案的前期活动性记录，还具有文书档案和科技档案走向一体化的最终趋势。

3　水土保持档案管理工作中存在的问题

3.1不能贯穿整个水保工程建设程序的各个阶段

水土保持档案的管理工作一般情况下是对相应文件进行收集和整理的工作。因此在签订合同以及协议的时候，一定要完成档案收集、整理和移交；在进行水保工程的进度查询的时候，一定要认真的完成水保工程中档案的收集整理；在进行项目的评审时，需要不断完善内容和质量，然后给出关联性的一些评语。最后，由于有关的部门在水土保持档案工作少了极为重要的一部分，所以说很容易变化因此造成了档案的不完整性。

3.2未严格执行档案管理移交手续

在工程建设中，相关的技术和管理人员都是整个档案整理工作中最为直接的责任人，他们需要将工作中的档案进行归纳和整理。不过在实际的过程中，相关的技术人员在资料归纳上并没有很好的完成，同时在移交档案的时候也不是特别利落，丢失了一些基本的档案。

3.3档案基础设施欠缺

很多大中型的水保工程之中，由于其没有建立完善相应的工作任务，因此在符合规范化要求的同时加强自身设备的安装；只有这样才能真正的完善相应的设备以及装备，由此使得相应的档案管理是否能够真正的正常化运行。

4　加强水土保持档案管理的对策

4.1宣传建立档案的重大意义

在水保的工程之中，其涉及到的部门很多，这也是其资源广泛的一个重要原因。而且作为一个建档的单位，他们不但要加强内部的一些学习，还应该不断的夸张自己的知识，然后再明确水保工作的重要性。同时还应该积极的向有关的部门主动宣传建立档案的重要意义，一定要在部门之间形成共识，特别是建档的共识，只有这样才能是确保其对应的重要地位，才能开展一个和谐积极的内部和外部环境。

4.2加强基础设施建设

档案的基础设施是整个水保工作顺利开展的依据，是整个档案在安全保管和开发之中必不可少的物质条件。所以，各个单位对这份工作都很重视，如何改变现有的这些简陋的保管和保护条件，对于档案部门来说至关重要。在档案的管理中一定要完善相关的设备，如空调、复印机、计算机等最基本的包公设备。如果正好存在了建档的关键过度期，也应该采取措施，尽可能的为档案的开展提供有利的工作环境。

4.3规范水土保持的档案整理工作

尤其是最近几年，我国根据相关的文档资料制定了很多规章制度和相应的规范，并且在规范中对整理的原则以及方法做出明确规定。同时有关的水土保持档案组要遵循一定的文件材料，区分出不同的价值，这样才能最大限度的进行有效利用。在有关的地点上，需要采用一些分散的方式进行局部结合，然后把整理的工作逐步的分散在各个环节上。在相应的地点上，要采用时间点的收集，然后对当前的档案管理部门进行统一的组织和归档。对于水保工作，笔者认为凡事无大小，一定要认真对待。笔者认为档案可以按照不同的大纲进行分类，这样寻找起来也比较方便，特别是目录的搜索一定要做好。同时，相关的档案部门还应该建立独有的工作规章制度，然后明确人员的职责及要求，进而保证档案在收集的时候更加统一，然后对其合理的利用。

5　结语

水土保持档案的工作强度比较大，总体来说是一个艰苦并且需要耐心的工作，同时也是一个基础性的行政管理工作，更是连接着过去、未来和现在的重要纽带。所以说，水保的工作人员一定要仔细全面、精准系统化的完善相关的水土档案，并且还应该让现有的水土保持档案真正的服务于工程建设，然后在实际中解决问题。

［1］李锐，杨勤科等.中国水土保持管理信息系统总体设计方案［J］.

水土保持通报，2015，18（3）：42-45.

［2］孙颖等.模型库系统的设计和实现［J］.学报.2012，13（5）：20-23.

刘伟伟（1976.—），性别：女，籍贯：山东省乳山人，学历：大专，现有职称：助理工程师；研究方向：档案管理。

（作者单位：乳山市水土保持监督管理站）