石油企业档案管理系统运行维护与体系建设

杨海燕

在信息化快速发展的快节奏社会里，人们对工作质量水平的要求越来越高，此时企业单位档案管理系统运行维护过程中利用现代化方式的重要性越来越明显。现代电子文件档案是新时代工作的重要工作方式和工具，是企业单位档案管理工作正常运行的保障。加强石油企业档案管理系统中运行维护管理和体系建设过程中的现代化方式是十分重要的，要找到档案管理系统运行维护管理中的问题并予以解决。为了保持对石油企业档案系统管理中现代化方式利用，保证档案的安全，对现代电子文件档案的运行维护管理和体系建设存在的主要问题进行探析并提出解决对策变得极其重要。

一、石油企业档案管理系统的发展现状

石油行业作为我国的一项重要经济发展行业，对档案管理系统的建设及其运行维护管理工作都十分的重视，通常都会通过制定统一的档案管理标准规范来规范系统运行的管理工作，建立起统一的档案信息资源管理和共享平台。目前石油企业档案管理系统的总体水平是能够体现各个部门的管理水平和业绩的一个重要标志，反应了石油企业的综合管理水平。同时档案管理系统对于企业单位来说是一份十分珍贵的物品，因为它里面记录着整个企业单位的发展过程史，是部门今后可以用来研究和分析发展方向的首要材料，为企业单位的日后发展方向提供重要依据。从中，可以通过分析扬长避短，提炼精华再加以升华，有力地促进企业单位部门的可持续发展。而且，通过档案的研究找出自己科学正确的发展方向，确定一条正确的道路是相当重要的事情。如果将部门的档案管理工作做得很好的话，有利于高层领导随时查看了解单位的工作情况，对于不足的地方可以第一时间提出解决方案，而且随时可以通过档案的分析，制定出更为优秀的经营方案。在部门准备与其他商家合作的时候，档案可以作为最有利的证据来展现出部门的实力，这将会大大增加合作的几率。

二、石油企业档案管理系统运行维护管理与体系建设存在的问题

1.档案管理系统运行维护管理与体系建设中档案原件的真实性问题。一方面，现代社会是信息快速传播的时代，档案作为石油企业的重要资料，必须保证它的真实有效。传统的档案管理系统难以保障档案数据的信息安全，使用传统档案文件管理方式很容易被有心之人不留痕迹的篡改数据或删除数据，甚至做到没有追踪记录，安全不被发现，导致文件档案数据真实性不强。另一方面，石油企业的档案管理系统中的图表或是形成资料的真实性，比如使用传统电子文件档案保存的形成文件材料，形成的文件资料上的拟稿者无法留下自己的真实笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性，或者是有人对传统电子文件档案中保存的资料进行了删改，同样难以确定。

2.档案管理系统运行维护管理与体系建设中档案内容的保密性问题。随着信息化的发展和科学技术的提高，传统的手写文档或电子文件档案的内容较之现代化方式的文件档案更容易丢失，在高效便利之余，安全性能相对较低。通过计算机网络可以随时随地同时发送给多个不一样的网络终端，接收设备接受速度快，为现代电子文件档案带来了高效率，也为档案资料的保密性带来极大的威胁。

3.石油企业档案管理系统运行维护管理与体系建设中档案保留的长久性问题。随着办公自动化的不断深入和信息化的不断发展。越来越多的办公单位正在逐渐进入无纸办公的状态，现代化方式的文件档案的运用日益广泛。所有的数据、信息、时间的前因后果都可以存储在现代电子文件档案中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。企业单位档案管理中现代化方式的使用极大的简化了程序，提高了办公效率。但是一旦计算机网络突然瘫痪或被毁，企业单位档案管理采取现代化方式保存的档案可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的巨大损失。

三、石油企业档案管理系统运行维护管理与体系建设问题的解决措施

1.库房管理中计算机的应用。随着信息技术和计算机在企业单位中的应用进一步加深，相关工作人员可以根据相对应的技术建立一套符合现代化标准的档案库房管理系统，充分利用计算机的高工作效率和处理事件的时效性等特点对库房管理进行实时监控，对库房内的温度和空调设备进行控制，让库房管理更加的智能化和现代化。

2.建立档案管理相应的网络。当今时代是一个信息需求量剧增、信息数量剧增、信息机构剧增的时代，档案部门的工作效率已经发展成为各档案部门竞争的主要标志。所以在这个时代里，只有必须拥有与时俱进的档案管理方式，才会使得管理档案工作得到最大的效益。建立档案管理相应的网络是档案管理突破传统的重要体现，不仅能够与时俱进满足人们日益增长的工作需求，还可以进一步促进计算机网络技术在档案管理中的推广和使用。企业单位最主要的是根据自己的发展实际情况和工作需求建立属于区域的局域网，为内部的资源共享和信息传递提供更加便捷的通道，实现计算机软件、硬件的共享，在档案管理部门和其他部门之间架起一座信息桥梁，让档案管理真正实现信息化。

3.培养技术型人才。要定期对石油企业档案管理系统运行维护管理与体系建设的相关人员做好现代化利用的技术培训，在合适的时间、适当的阶段要做好人才的定期培训。国家和石油企业要加大对石油企业档案管理中现代化方式利用的资金支持，促进对该工作重要性的理解，积极鼓励多人员进行培训，派遣相关专家对员工进行讲座知识培训，加强相关人员对此工作的理解和重视。同时，石油企业也要积极组织好大家对理论知识的学习，除此之外，也要结合实际和具体的案例进行分析，开展实地演练，只有在平时更多地练习，做好技术总结和经验的把握才可以为以后工作的运行做更多的铺垫，为以后解决困难提供更多的帮助。总之，对相关工作人员的培训至关重要。

4.加强信息技术在档案管理系统运行中的应用。随着我国改革开放的快速发展， 以及信息技术革命的开展，我们由原来那个信息技术极其落后的国家实现了向信息技术大国的转变，并且我国已经将信息技术应用于各个行业和各个领域。并且我国的信息技术已经积极应用到了我国的档案管理方面，在我国企业档案管理上发挥了及其重要的作用。但是，我国的信息技术发展与其他发达资本主义国家之间还存在着差距，尤其是在石油企业的档案管理系统运行维护和体系建设过程中存在着很大的缺陷，所以我们应该加快我国信息技术的发展，并采取措施加快其在档案管理中的应用。

石油企业的发展对我国国民经济的发展发挥着重要的促进作用，随着我国信息技术以及我国企业档案管理的发展，在信息技术的帮助下可以更好地促进档案管理的发展，帮助企业档案管理的进一步提升，有助于档案管理系统运行维护管理和体系建设。

（作者单位：延长油田股份有限公司子长采油厂）