高校云档案管理系统研究

文/广东医科大学附属医院 林迎迎

高校云档案管理系统研究

文/广东医科大学附属医院 林迎迎

现阶段，云档案的普遍推广，为各大高等院校的档案管理工作提供了很大的便利。本论文针对高校的云档案管理体系进行探讨，首先简单介绍了云档案，紧接着阐述了云档案管理体系在高校档案管理中产生的作用，而且还指出高校云档案管理体系潜藏的问题及建议，为高校云档案更好地发挥管理作用提供参考依据。

高校；云档案；档案管理

随着科技的快速进步，传统的对高校师生档案的管理程序越来越满足不了当今社会发展的需要，各种问题纷纷出现，如师生档案汇集的不完整、档案规整顺序不符合规定等，云档案的出现能够及时高效地处理这些问题，更好地管理高校师生档案。

一、云档案简介

云档案建立在诚信档案的管治系统上，而且可以完成网上虚构身份信息的一种消息服务平台，该平台在2011年建成，是我国第一个可以建立档案、个人认证、实时评价以及对人事进行管理的职务信息网站。使用者在网上经过相关注册、浏览等留下自身或者公司信息，一些具有相应权力的机构会通过专业的身份证检验机器完成对以上信息的认证，由专门的人员或公司实行登记和整理，构成一份比较靠谱实在的档案资料，便是云档案的由来。网上被授予权力的使用者，会在特定权限的允许下，观看到一些档案信息。云档案一直以诚信著称，为全国各大高校的档案管理贡献力量。

二、云档案管理体系在高校档案管理中产生的作用

（一）有助于高校快速达成资源的共享。云档案不同于其他档案管理的一个突出特点就是，便于高校尽快达成资源的共享。高校中档案的管理人凭借云档案这一平台，将相关的档案资料信息录入并储藏在云档案系统中，这样就可以将档案中资源的共享作用激活，更快地达成这一效果。另外，资源的共享作用还可以使得各种资源之间互相补充、互相流动，在一定程度上解决了服务器因负荷过多的信息造成的资源不完整问题。

（二）有助于高校档案的安全储藏得到保障。高校中若是使用云档案来管理档案，运用的就是IP信息处理平台，通过这一平台，使得档案资源的储藏呈现出零散性和虚构性。这时云档案体系中的另一使用平台，将会被激活产生联合与储藏的功能，更好地保护系统中的各种信息资源，即便是使用者收藏的相关信息遭损坏，也可以利用云档案体系中的备份，在特定操作步骤下，重新找回。这样就确保了高校档案储藏的安全。

（三）有助于高校师生依据自身爱好编制自身档案。这一作用是云档案的特殊性，通过它使用者能够依照自身爱好进行档案的编制储藏，完全可以算作私人订制，个性化十足。在整理档案时，高校师生可以按照自身的喜好直接将命令发送给云档案的特定体系，该系统就会自动作出改变直到符合用户的标准。而且，经济快速发展下，科技的力量也很强大，高校师生在编制自身档案资料时的要求也会越来越高，云档案体系可以同时使得不一样的使用者所要求的全部信息得到满意的答复，是一种全面性较强的系统。

三、云档案管理体系在高校档案管理中潜藏的问题及建议

（一）关于高校云档案管理体系潜藏的问题。主要如下：1.高校在运用云档案管理体系时有一定的限制条件。档案是一个人最宝贵的财富，其内部包含了一个人从婴儿期到老人期的所有经历及资料，像家庭信息、学历、自身的工作经验等，通过档案信息完全可以认识一个人。但是档案资源中很多内容的秘密时段都是有规定的，每个人的保存时段也是不一样的。后来盛行的云档案管理体系，给高校的各种档案管治工作带来了便利，然而，也不是全部的档案资源都可以收藏在云档案管理系统中，有一些必须储藏在本地上。所以，该体系平台的使用是有一定局限性的。

2.云档案管理体系易出现服务器相斥于高校管理体系。在每个高校，对于档案的管理问题都是不一致的，都有自己的特色，云档案管理体系的服务器接口与协议，并不能够满足所有高校的需求，有时还会出现和某些高校的管理体系相斥，不一样的服务器将会带来不同类型的困难，所以在使用云档案管理体系时一定要综合考虑各个方面因素。

3.云档案管理系统下高校档案信息会出现一定的安全问题。在高校，档案资源信息对个人和学校都是至关重要的，对其的保管一定要严密，不可随意泄露信息。云档案管理的安全度数虽然比较高，但是该系统极易受到外部因素或一些政策的干扰，使得高校的档案管理产生内在的安全隐患。

（二）关于高校云档案管理体系的建议。针对以上分析，笔者关于高校云档案管理体系简单提出了自己的改进思路。首先就是要有相关的准则来定义云档案管理系统。准则规律是保持秩序的前提，云档案管理系统的发展是需要一定的规章制度来约束的，如果缺少了相应的制度约束，高校在运用云档案管理体系时就没有参考的方向，没有特定的限制条件，这样的体系很容易受到外界因素的影响，出现一些隐藏的危机。所以，制定相关的规章制度来约束云档案管理体系迫在眉睫。还有一种思路方法就是建立灵活可变的高校云档案管理系统，使其可以适合不一样的需求，满足不同层级的要求，更好地为高校档案管理服务。

四、小结

总之，在高校中使用云档案管理系统这一新兴的高科技产品，确实是一次创新型举动，虽然在使用时偶尔会有一些不足和问题出现，会造成一些失误，但是如果该体系能够引起相关部门的足够重视，认真分析各种原因，及时采取相关措施进行改进和完善，云档案管理系统在高校档案管理中一定会更好地发挥作用，为高校管理服务。

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