浅谈高校电子文件档案管理

文/广西财经学院党委（校长）办公室 李晓霞

浅谈高校电子文件档案管理

文/广西财经学院党委（校长）办公室 李晓霞

本文从电子文件的特点出发，分析了高校电子文件管理过程中存在的问题，提出了做好电子档案管理的具体措施，对促进高校档案管理工作具有现实意义。

高校；电子文件；档案管理

随着信息网络技术的广泛运用和高校办公自动化的普及，传统的纸质文件已逐步被电子文件取代。这些电子文件真实地记录了学校教学、科研、管理等活动的基本情况，它为高校的教育、科研和管理工作提供素材和凭证，是高校数字档案馆信息资源的重要来源。但目前，很多高校的教学、科研、管理等方面的电子文件游离于档案的管理之外，因此，如何做好电子文件的管理工作，是目前高校档案管理工作者需要解决的问题。

一、电子文件及其特性

只有认清电子文件的特性，才能正确管理好电子档案。所谓电子文件，是指在数字设备及环境产生，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，以计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络传送的文件。与纸质档案相比，电子文件有以下几个特性：1.信息与载体分离。电子文件可以被复制、修改、删除而不留痕迹，无法像纸质文件那样确定哪个是“原件”。2.快捷方便。电子文件的起草、修改、收发、传递都在网上进行，修改粘贴更是方便，大大提高了工作效率。3.对设备的依赖性强。电子文件依赖特定的设备和软件而存在，随着计算机系统的更新升级，容易产生不兼容问题。4.保存条件和环境要求不同。电子文件不需要一定的场地面积保存，但容易受到磁场、温度、湿度等物理环境的影响。电子文件还有非直读性、信息共享性、易消失性等特性。

二、高校电子文件档案管理中存在的问题

目前，各高校电子文件档案管理仍不够成熟，主要存在以下几个问题：

（一）立卷归档问题。目前，高校已普及办公自动化，在实行自动化过程中产生了大量的电子文件。这些文件主要来源于各职能部门，有党政管理类、教学、科研、财务管理等。目前大部分高校的做法是由各部门进行管理，没有纳入学校档案馆数据中心进行统一管理。这样的做法导致以下结果：一是数据丢失；二是不利于规范化管理；三是无法实现数据共享，电子文件应有的价值和作用得不到有效的发挥；四是数据分散，格式不统一，难形成统一的电子档案。

（二）缺少成熟的制度和标准。传统的纸质档案的管理标准和制度，已经难以适用于现行电子文件的管理。目前，国家虽已制定了《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》等规范，但由于电子文件对标准化的依赖性很强，而计算机软硬件系统更新换代很快，要制定普遍适用于高校的电子文件管理标准和制度很难。

（三）电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题。由于电子文件的易篡改性、信息与载体的相分离性等特点及网络环境的不安全性，电子档案存在许多不安全因素。就网络本身的安全问题来说，网络是一个开放的系统，许多应用系统处于不设防状态，具有很大危险。另外，网络容易受到病毒侵袭和“黑客”攻击，一旦网络毁坏，电子文件的丢失、泄密无法避免。

三、做好电子文件档案管理的具体措施

（一）按照电子文件管理规定，建立健全本校电子文件档案管理制度和标准。高校应根据《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》等标准和规范，结合本校的实际情况，制定电子文件与电子档案管理方面的规章制度，加强电子文件从形成、归档，到开发利用的全程管理。由于电子文件在记录格式、载体形式、处理方法等方面和纸质档案有很大的区别，所以应根据电子文件的特性制定相应的管理标准。如电子文件的登记标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准以及安全标准等等。管理标准可以由高校档案部门、网络技术部门和各职能部门协商制定，使大家都能接受、遵守。

（二）整合学校内部管理机构，建立“三位一体”的电子文件管理运行模式。由于高校电子文件数目繁多、种类复杂，电子文件本身涉及到的问题也比较多，所以单靠档案部门管理是难以完成的。因此应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式，各部门各司其职，发挥所长。电子文件形成部门熟悉业务，能够很好地鉴定出哪些文件是有价值的，为电子文件的归档工作打好基础；档案部门统筹全局，把好关口，做好电子文件归档等管理工作；信息管理部门拥有相当的计算机专业技术人员，高校可以利用该部门的优势，抽调部分技术人员，做好学校电子档案和现行文件信息服务器等网络设备的安全管理与维护，协调有关人员在电子文件管理过程中，严格按标准规范执行，保证电子文件的安全管理和有效利用。

（三）做好电子文件的日常管理工作。由于电子文件数量之大，产生速度之快，需要及时鉴定归档，因此做好电子档案管理，必须从做好电子文件的日常管理工作做起。一是档案部门要监督各职能部门做好电子文件按时归档。二是对已归档的电子文件，档案管理部门要做好校对鉴定，对所保存的电子档案要定期进行检查和拷贝。三是实行“双套制”管理，即具有永久和长期保存价值的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等同时归档。

（四）建立良好的电子档案保存环境和使用环境，保证电子档案的安全。加强对电子档案的保护和应用管理，建立合格的电子档案的保存环境，使电子档案保存得更长久。如采用去湿机、硅胶，空调调节等措施调节库内温湿度，使温度保持在17℃-20℃，湿度保持在35%-45%；还有防光，防尘，防霉，避开磁场和电场等。在电子档案的应用管理方面，

为了保证网络环境下电子档案信息的完整、安全，可采取以下措施和手段：访问控制、信息加密、数字签名、防写措施、防火墙等。

（五）努力提高档案工作人员的素质和服务水平。和纸质档案管理相比，电子档案对管理人员的要求更高，既要有档案管理知识，又要有相应的计算机能力如计算机技术、通信网络技术、设备维护技术等。因此高校要提高档案工作人员的素质，加强档案队伍建设：一是档案人员要主动加强学习，不断提高自己的档案管理知识与技能。二是高校要重视对档案工作人员业务素质的培养，定期组织专、兼职档案人员进行业务培训，提高他们对电子文件管理的基本知识、实践技能的掌握等，尤其是数字化知识及电子计算机应用技术。三是建立相应的激励制度，在档案工作内部形成一定的竞争，促使档案工作人员努力提高自身综合素养，保证档案管理工作高效、有序开展。

[1]中华人民共和国国家标准电子文件归档与管理规范[S].GB/T 18894-2002.

[2]侯军.高校电子文件的特点与归档管理[J].山东档案，2008（6）.

[3]余浠婉.高校电子文件归档管理的思考[J].机电兵船档案,2010（2）.

[4]符昌慧.高校电子文件归档管理情况分析及对策[J].业务纵横，2015（2）.