浅谈基层群众艺术声像档案管理的现状与对策

文/承德市群众艺术馆 赵南辰

浅谈基层群众艺术声像档案管理的现状与对策

文/承德市群众艺术馆 赵南辰

本文介绍了声像档案的特点，分析了基层群众艺术工作中的声像档案管理存在的问题以及相关解决对策。

基层群众艺术；声像档案；现状；对策

随着文化市场的繁荣和发展，群众艺术部门产生了大量的声像资料。由于具体情况，人员配置、管理方式等方面的种种不足，使声像档案在管理过程中存在着许多问题，这些问题直接影响了声像档案的完整存放和日后的开发利用。所以，我们必须采取有效措施，做好声像档案的管理工作，为群众艺术工作的深入发展更好地提供丰富而翔实的参考资料。

一、声像档案的特点

声像档案是在采用现代先进科学技术的基础上，在新的载体材料上传播的信息。

（一）形象逼真。声像档案不同于一般的文字档案，它能给人活灵活现的感觉。有些档案的性质使其通过文字记录很难表达清楚，但是通过声像系统的记录就能解决文字难以生动概括描述的问题。声像记录是以生动的画面，可视的具体形象展现在人们面前的另一种全新的档案记录系统。而且配有音响、字幕等更便于人们理解和接受，让人们产生有“身临其境”的感觉。声像档案的形象性与其所产生的直接感受性远远超过了文本档案的记录。

（二）时空感强烈。声像档案由于采用先进的科学技术和快速的传输手段，它的时间感与空间感则较为强烈，甚至进行超越时空的传送，可以把转瞬即逝的画面通过先进的声像设备记录下来，在以后的特定情况下予以再现，这样不仅可以让人们对历史有更加清晰的认识，而且还可以让人们通过过去的记录对当下情况有所反思。

（三）易复制。声像记录容易复制，甚至作为声像档案载体的磁带或光盘可用来多次记录不同的档案，并且，原版声像载体与制作精良的复制件之间的区别特征微乎其微，要想区别那是十分困难的。所以，对声像档案的原件和复制件我们要认真区分，以便于分开妥善保管和充分利用。

二、基层群众艺术工作中声像档案管理存在的问题

大多数音像资料收藏与库存音像资料的管理现状应该说是不尽人意的，具体问题表现为：

（一）对声像档案认识不足。声像档案与我们原有的艺术档案有所不同，它能以声音与图像的形式把群众艺术活动等现实场景原生原貌地记录下来，作为历史资料，给人们真实的再现。这一优势是其他载体资料无法比拟的。但在我们现实工作中，人们往往对声像档案认识不足，有的甚至认为声音、照片等资料谁拍的谁保管，作为己有，特别是随着人员的变动和机构的调整，造成了很多珍贵的声像档案流失。

（二）管理落后。当前大多数基层群众艺术部门对声像档案的管理比较传统“只管不用”。多数单位按照传统的手工检索、编辑、存档等。很少考虑档案的重新利用。有的群众艺术部门对一些记载历史的重要影像、照片等资料也只是重视采编，不重视存档和保存利用，导致重要的影像、照片等资料流失。

（三）档案资料保管不当。有的资料储存库房设施不健全，缺乏先进保管设备，档案库房的管理大都还处于原始阶段，只是将原有声像大量堆积，档案进行仓储式管理，根本谈不上科学的分类、编目和索引。

（四）忽视档案人才利用。目前，群众艺术部门的声像档案管理人员一般都不是专业出身，他们缺乏系统的专业知识，更加缺乏对声像档案的汇编和开发的能力。这是因为基层群众艺术部门在录用工作人员时，偏重专业艺术类和管理方面的人才，对从事声像档案管理工作人员的专业性缺少重视，从而导致声像档案管理人才短缺，影响了声像档案的规范化、制度化管理。

三、基层群众艺术部门声像档案管理数字化的发展趋势

基层群众艺术部门出于管理的需要，要把传统的档案载体形式转为机读档案，存储载体由光盘、磁盘等形式向数字化转变，具体步骤如下：

（一）群众艺术声像档案数字化的方案。随着政府对民生工作的重视，群众艺术部门的档案数量极速增加，而群众艺术类声像档案管理向数字化方向发展，就必须首先做好档案的优化工作，对档案的移交进行限制，控制入库声像档案的质量。其次，有计划地对现有档案进行数字化操作。各群众艺术部门可以根据自身的情况选择不同的标准，建立属于本单位特色的声像档案数字化管理系统。最后，根据服务对象的特殊需求进行数字化。在确定数字化的目标后，运用先进技术，对多种载体形式的档案进行数字转化。

（二）加强对电子文件的管理。电子文件是通过代码来记录的，它的内容只能通过设备来获取。所以，做群众艺术工作的部门应该对电子文件进行有目的、有重点的研究，完善电子文件归档、电子档案管理的方法体系。

（三）加大建设数字数据的力度。数字档案的信息建设实际上就是建立一项超大规模的数字状态下的档案信息资源管理工程。在这项工程中，要将所有已完成数字化的档案信息进行处理，就必须建立大容量、稳定安全的数字资源数据库。应该从以下几方面着手：

1.积极创建具有群众艺术特色的数据库，如群众艺术活动节目库、美术等艺术专题资料库、非物质文化遗产资料库等等。2.创建虚拟数据库，用网络空间的不真实性、虚幻性来弥补现有数据库信息量的缺陷。3.在开展声像档案信息资源数据库的建设工作过程中充分利用现成的数据库，来进一步完善声像档案数字化系统管理。

（四）运用数字化基础策略技术。一是组织由相关技术人员来完成，首先根据需求提出数字化目标，然后确定数据格式、制定计划，最后进行数据核对汇总并连接到网页上，以便提供查询服务。二是创建声像档案的数字化系统管理要有组织性、纪律性，制订一个完善的可行性计划，这个计划应包括建立声像档案数字化系统所涉及的方方面面。三是与当地档案管理部门协作，并阐述其具体要求，由技术部门来完成声像数字档案数据库的建立。四是加强基础设施建设，重视人才、技术等建设。