事业单位照片档案管理存在的问题与对策分析

文/余姚市住房保障中心　陈海燕

事业单位照片档案管理存在的问题与对策分析

文/余姚市住房保障中心陈海燕

照片档案信息资源是指依托感光材料实现对国家、集体和个人等具有历史价值活动信息记录的档案形式。照片档案是事业单位档案信息资源的关键构成要素。然而，目前事业单位照片档案管理还存在一些问题，亟待改进。为此，本文对事业单位照片档案管理的改进策略展开研究，以供参考。

事业单位；照片档案；管理制度；激励机制

一、事业单位照片档案的重要意义

事业单位的各项工作中，档案管理是一项十分重要的工作。而照片档案又是档案管理工作的重要组成部分，照片档案的利用更加广泛，而且具有很高的利用价值，是事业单位工作中十分重要的组成部分，可以说做好照片档案的收集、保管是整个照片档案管理工作的前提和基础。因此，事业单位照片档案管理工作尤为关键。

二、事业单位照片档案管理存在的问题

事业单位照片档案管理存在着设备条件欠缺、收集与整理工作缺乏即时性、归档与保管缺乏规范性、利用与查找缺乏有效性等方面的问题，亟待改进。

（一）设备条件存在欠缺。照片档案的管理要有良好的照片档案管理设施，这是做好照片档案管理工作的物质保障。但是由于部分事业单位并非专职档案管理机构，照片档案管理的设备条件因单位资金投入有限，存在着一定的欠缺，对档案专用的办公设备采购不足，导致有些工作无法高效推进。

（二）收集与整理缺乏即时性。照片档案的收集与整理工作关系到事业单位照片档案管理的有效性和真实性。为此，事业单位应及时通过多种途径来收集照片，对每一次事件、活动或者业务成果都要及时地进行照片的收集与存档，并做好文字说明工作。但是目前一些事业单位在照片的收集与整理方面缺乏即时性，导致很多照片并没有及时入档，耽误了后续工作的完成。

（三）归档与保管缺乏规范性。由于照片档案的制成材料有一定的独特性，所以照片档案的归档与保管需要具备一定的条件，遵守一定的规范，相对于其他档案的归档与保管要求更高。比如，照片和底片在入库前需要进行严格的检查和把关，库内的照片档案也要进行定期检查，照片档案库房的温度需要控制在15～25℃，湿度要保持在55%～65%等。但是事业单位并非专门的档案管理机构，所以在照片档案的归档与保管方面并没有严格遵循规定，缺乏一定的规范性。

（四）利用与查找缺乏有效性。由于信息化进程比较落后，事业单位照片档案在利用与查找方面缺乏一定的有效性，利用率低。

三、事业单位照片档案管理的改进策略

对事业单位照片档案管理工作进行改进，需要从以下几个方面入手：

（一）规范管理制度，采取激励机制。在照片的存储、收集、整理、利用、查找等每一个环节，都应该有一定的制度规范作为保障。为此，事业单位应该不断规范管理制度，规范每一个环节，使照片档案管理工作有章可循。同时应采取激励机制，激励事业单位档案管理工作人员做好每一项细微的工作，使照片档案管理工作整体有序发展。

（二）引进先进设备，运用信息化管理。信息化时代，档案管理工作也离不开信息化的管理与设备方面的跟进。为此，事业单位应与时俱进，不断增加投入，引进先进设备，强化基础设施建设、档案数据库建设、档案网站建设，运用信息化管理来提升照片档案管理的工作效率。当然，档案数字化对象不断丰富，不仅仅局限在纸质档案方面，已经扩展到照片、图像、录音、录像、电影胶卷、缩微胶片等各种不同种类载体档案的数字化，因此事业单位也应强化对照片档案的数字化技术与数字化管理，以大幅提高档案管理效率。

（三）注重人员培训，提高思想重视。从档案信息资源管理的角度来看，唯有档案管理人员具备较高的职业素养与专业技能，才能够最大限度地实现对照片档案的科学管理与开发利用。有鉴于此，事业单位应当注重对档案管理人员进行系统性的职业技能培训，以便使其通过培训，掌握先进的档案管理知识，更新自身的档案管理与服务理念，提升自身的档案管理技能。同时，依托对档案管理人员的专项培训，能够使事业单位档案管理人员强化自身的责任意识和岗位意识，使其能够在照片档案的管理与开发利用过程中做到勤勉尽职，从而最大限度地提升事业单位照片档案管理效率。

四、结语

以上，我们对事业单位照片档案管理存在的问题进行了分析，并就事业单位照片档案管理的改进策略展开了研究。照片档案管理工作的重要性日益凸显，事业单位在具体的管理过程中应充分考虑现存问题，积极改进，提高工作成效。

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［2］范菊珍.浅谈全面实现无纸化办公后如何做好电子档案的管理［J］.办公室业务，2016（07）.

［3］李国生.加强机关照片档案管理的思考［J］.办公室业务，2016（08）.