企业公文处理常见错误及对策

文/新疆油田公司准东采油厂　张乐园；新疆克拉玛依市教育局准东教育中心　马淑英

企业公文处理常见错误及对策

文/新疆油田公司准东采油厂张乐园；新疆克拉玛依市教育局准东教育中心马淑英

企业公文处理是通过OA系统进行流转，版头部分为系统生成的标准模板，错误主要集中在主体和版记部分，对公文处理中常见的错误进行了归纳总结，并通过实例进行了分析改正，为规范化行文提供借鉴。

企业公文；常见错误；实例；分析

企业党政公文是主要通过OA系统流转，版头部分为系统生成的标准模板，一般不会有误；正文和版记部分受人为因素影响较多，容易出现错误。本文主要对公文处理中正文和版记部分常见的错误进行分析。

一、主体部分常见错误

（一）标题常见错误。完整的公文标题应由发文机关名称、事由和文种三部分组成，便于阅读、处理、归档和查找。公文标题常见的问题有：

1.标题不完整。

（1）缺少发文机关。从OA系统收发文数量来看，缺少发文机关极其普遍。如《关于开展自觉抵制“三非”渗透自觉做“三好”职工活动的通知》，仅从标题上看不出是哪个部门的发文，标题中应增加发文机关名称。此类问题从中央部门到地方政府、从集团公司到基层单位的发文中普遍存在，要引起办公室人员的高度重视。

（2）缺少发文机关和事由。较为常见的是以“通知”“通告”等作为标题，无法从标题中反映公文信息，不利于受众领会和办理，并且容易将重要和紧急的文件忽略，不利于活动的开展。

（3）缺少文种。如《×××团委关于2014年团建重点工作安排》《×××工会关于2014年工作要点》都缺少文种。工作中往往在下发工作要点、工作安排、总结、计划等日常用文时会忽略文种，这都是习惯性的错误。

2.生造文种。

（1）将“公示”当作文种。如《关于×××等18人的任前公示》。“公示”属于应用文体，而不是公文的文种。在制发公示性文书时，需向社会公示的，一般通过媒体发布公告；在部门（单位）或系统内公示的，可使用“公告”或“通知”。因此，上述标题的正确写法应为《×××公司关于×××等18人任前公示的通知》。

（2）将“复函”当作文种。如《关于永久封闭废弃探井帐3井的复函》。公文只有“函”文种，“复函”是一种答复的函，作为文种使用不合适，此标题的正确写法应为《×××公司关于永久封闭废弃探井帐3井的函》。

（3）将“说明”当作文种。如《关于油田值班车和送班车合同签订有关问题的说明》。“说明”是实用文体写作常用的表达方式，并非公文文种。上述标题应为《×××公司关于油田值班车和送班车合同签订有关问题说明的通知》。

3.错用文种。

（1）“通报”错用成“报告”。“通报”是下行文，用于向下级机关告知重要事项；“报告”是上行文，用于向上级汇报工作。如《×××公司关于危险废物规范化管理专项检查情况的报告》，此文主要是在公司范围内对检查出的问题和整改措施进行告知，并非向上级机关反映情况，因此用“通报”文种更合适。

（2）“函”错用成“请示”。“函”是平行文，用于不相隶属机关之间的行文；“请示”是上行文，向有隶属关系的上级机关请示工作。如《关于取消×××公司污水处理厂国控企业的请示》，此文是企业给政府部门的文件，二者并无隶属关系，应将标题改为《×××公司关于取消污水处理厂国控企业的函》。在实际工作中，企业为了方便推进工作，会主动把政府部门当作上级机关，在行文中常常会用上行文，这是明知故犯的错误。

（3）“请示”错用成“报告”。请示与报告虽然都是上行文，但请示是事前行文，上级收到请示要答复，报告大多是事后行文。如《关于申请维护稳定专项费用的报告》，此文是请上级机关解决经费，应用“请示”文种。

（4）用“批复”答复“报告”。

例1：

关于对离退休职工管理中心第五届工会

委员会委员选举结果的批复

离退休职工管理中心工会：

报来《关于离退休职工管理中心工会第五届工会委员会选举结果的报告》文件收悉。……

上级机关收到的是报告，不应当以批复作答复。上例正确做法是，批复机关收到报告后，根据需要制作任免通知，这样就可以解决同意报告中选举结果的问题。

4.叠用文种。

（1）文种累赘。如《转发《关于转发《国家安全监管总局关于进一步加强建设项目职业卫生“三同时”工作的通知》的通知》的通知》，同一文种在标题中反复使用，造成标题冗长，这类错误多出现在转发性公文中，上述标题应为《×××公司转发国家安全监管总局关于进一步加强建设项目职业卫生“三同时”工作的通知》。

（2）文种连用。如《关于印发<石油石化矿区和谐稳定工作指导意见>的通知》，该文主要对石油石化矿区和谐稳定工作提出见解和处理办法，应用“意见”文种发文，“通知”文种显得多余，标题应改为《集团公司矿区服务工作部关于石油石化矿区和谐稳定工作指导意见》。又如《关于对×××公司召开第四届职工代表大会请示的批复》，“批复”是“请示”内容的答复，二者属于对应关系，同一公文标题中不能同时用这两个文种，标题应改为《×××工会关于×××公司召开第四届职工代表大会的批复》。

5.标题中滥用标点符号。

新的《党政机关公文处理工作条例》，对公文标题中的标点符号未作明确要求，但按照工作的延续性，应沿用原《国家行政机关公文处理办法》对标题中标点符号的使用规定。公文标题中的标点符号应遵循简单少用的原则，一般只用书名号、引号和括号。

6.用词重复。

（1）“申请”与“请示”合用。如《×××公司关于申请办理经营资质的请示》，“申请”与“请示”词义重复，标题应为《×××公司关于办理经营资质的请示》。

（2）“同意”与“批复”同用。如《关于同意×××公司增补工会委员会委员的批复》，“同意”与“批复”词义重复，标题应为《×××工会关于×××公司增补工会委员会委员的批复》。

7. 标题转行或排列错误。

《党政机关公文格式》规定标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题不能排列成长方形或上下长、中间短的沙漏形，转行时不能将词语折断。

例2：

×××工会关于组织职工观看“怡宝

杯”2013年全国东南西北

中羽毛球大赛（××××站）的通知

该标题应改为：

×××工会关于组织职工观看“怡宝杯”

2013年全国东南西北中羽毛球大赛

（××××站）的通知

（二）错用主送机关。“决议”“决定”“意见”这类公文不用标明主送机关。这是很多发文机关容易忽略的问题，经常在此类公文中标注主送机关。

（三）正文常见问题。

1.首页无正文。

正文是公文的主体和核心部分，公文首页必须显示正文。主要在表现在联合行文时发文机关多、标题太长、主送机关过多，首页无正文内容，就要精简发文机关；调整标题内容，缩减标题字数；对主送单位用规范化简称，或在抄送中列出，为正文留出空间，避免首页没有公文内容的情况。

2.正文结构层序号使用不规范。

《党政机关公文格式》对正文结构层次序号使用有明确规定，依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”。但在实际使用过程中，有的将第二层序号写成“（一）、”有的将第三层序号数字写成“1、”，有的将第四层序号写成“（1）、”“1）”“①”等，同一公文内结构层序号使用不一致也是较突出的问题。

（四）附件说明不规范。

1.不应使用附件说明而使用了。

印发、批转、转发的文件，公文的主要内容在附件，主件只起发布、按语、转发的作用，无需作附件说明。

2.标点符号使用不当。

误用“附件：1、”或“附件1：”等。公文附件数量的阿拉伯数字后面一般用实圆点来表示，如“附件：1.”。

3.正文附的标题和后面附件标题不一致。

（五）盖章在空白页。在空白页标注“（此页无正文）”并盖章，或直接在空白页盖章都是错误的做法。当公文最后一页无盖章位置时，可通过调整行距或增减正文内容进行解决，盖章页一定要有正文内容。

（六）上报公文缺附注。附注是公文需要补充说明的事项，上报公文要在附注中标注联系人和联系电话，以便于上级机关在办理该公文时联系沟通。

二、版记部分常见错误

版记中问题较多是在抄送部分。常见问题有：

（一）抄送给个人。把抄送机关写成领导是错误的，如“内发：尼厅长、英副厅长、办公室、造林处”，正确的做法是把“内发”改为“抄送”，把领导个人改为领导所在的单位办公室。

（二）仍在使用抄报。“抄报”“报送”“送”“发”现象依然存在，规范的做法是改为“抄送”。

（三）抄送标点使用不规范。《党政机关公文格式》规定“最后一个抄送机关名称后标句号”，但对多个抄送机关之间的标点符号没有明确的规定，建议在同类抄送机关之间用顿号，在不同类抄送机关间用逗号。

（四）抄送格式不规范。抄送单位较多回行时没有与抄送单位名称第一个字对齐。

三、原因分析

（一）公文标准执行不到位。《党政机关公文处理工作条例》与原办法有很大变化，部分单位和公文承办人员在思想上未引起足够的重视，按老方法干事、凭经验办理，导致出现错误，使得与新条例规定的格式不相符。

（二）业务知识培训不到位。《党政机关公文格式》和《党政机关公文处理工作条例》实施后，很多基层单位没有组织文秘人员进行学习和培训，在实际工作中导致公文格式与标准不符的现象。

（三）不按规范发文。有些错误是明知故犯、按领导要求办，尤其是企业给政府部门的行文中比较明显，这就要求办公室人员坚持原则，对不规范行文要及时改正，任何时候都要按公文的规范行文。