着力提高数字环境下档案工作质量

文/青岛市城阳区卫生和计划生育局综合监督执法局　韩云飞

着力提高数字环境下档案工作质量

文/青岛市城阳区卫生和计划生育局综合监督执法局韩云飞

电子技术正以强劲势头改变着人类的生产生活方式，也由此引发档案工作发展出现质的飞跃。认清信息化环境对档案工作的深远影响，是做好新时期档案工作的前提和基础。文章主要针对提高数字环境下档案工作质量进行研究，以期为改善档案工作提供一定的借鉴与参考。

数字环境；档案工作；信息技术

计算机技术的迅猛发展，给档案管理提供便利条件的同时也带来了许多的挑战，只有解放思想、认清利弊、因势利导、主动作为，才能确保档案管理工作始终适应信息化环境下的发展要求，更好地为单位建设服务。

一、信息化环境对档案工作带来的影响

电子技术正以强劲势头改变着人类的生产生活方式，也由此引发档案工作发展出现质的飞跃。认清信息化环境对档案工作的深远影响，是做好新时期档案工作的前提和基础。

（一）档案工作重心发生转移。传统档案信息工作重在档案的收藏和保存，在使用上受到限制很多，而数字化的档案信息可以通过网络技术实现异地远程传送，为需求者提供方便快捷的服务途径，提高档案利用率，导致档案工作的重心由传统的收集保管向开发利用转移。

（二）档案原件得到有效保护。档案具有唯一性、原始性和凭证性的特点。原始档案的保护是档案管理工作的重要内容之一。信息化环境下，档案的利用方式发生了变化，开始大量调用数字化的档案信息，有效保证了纸质类档案原件的保存，提高了档案原件的保存年限。

（三）数字信息可反复使用和转换。信息化档案可将不同形式的档案经过信息化处理，变成数字化数据，可以多次查阅档案信息情况而不影响其保存的完整性，使档案信息的利用时效性得到充分释放和体现，最大限度地发挥档案的价值和作用。

二、信息化环境对档案工作带来的困难

任何先进手段都有自身的局限性，数字档案在给我们带来便携的同时，也带来一些不利因素，主要体现在：

（一）档案的原始性难以确认。原始记录性是档案的基本属性，原始档案才有保存价值和凭证作用，这也是纸质档案最真实、最可靠、最珍贵的原因之一。电子档案信息和原始载体可以分离，极易被复制、删除或修改，载体与字迹材料没有特性，真假难辨。

（二）档案的真实性难以判断和检查。纸质档案可以加注各种证明，按制度规定加以标记，而电子档案很难实现这些功能。电子档案从形成到交由档案部门保管，需要文件拷贝、移交，即使归档的电子文件被删改，档案人员也难以考证和判断其真实性。

（三）数字档案缺乏统一标准。档案信息数字化的目标是实现资源共享，而标准规范是有效共享的基础，是数字化进程首先需要解决的问题，数字档案信息资源存在的发散性造成不同单位的档案信息载体、内容、格式、信息内涵各有不同；各种不同管理系统开发应用缺乏统筹协调，极大地限制档案管理利用。

（四）存储维护难度增大。数字化档案信息的储存载体多为计算机光盘、硬盘等介质，容易受到热磁衰减影响，存贮有效期在10年到20年左右；另外，随着新材料和计算机技术发展，若干年后，现有存储介质和读取设备极可能被淘汰，存储的信息资料将不能被读取。

（五）网络安全威胁较大。数字化档案在网络上传递和应用存在较大安全风险，虽然网络安全已经有了包括软、硬件在内的多种防范措施，如系统预设用户授权、防火墙技术、电子身份识别、数据加密等，但都不能从根本上解决网络环境安全问题，给档案信息安全留下隐患。

三、信息化环境下档案管理的对策措施

档案部门要充分认清信息技术带来的积极影响和不利因素，抓住人才培养、技术建设、制度规范等环节，着力提高信息化环境下档案工作的正规化水平。

（一）加强人才培养。通过办班辅导的方式，定期邀请专业人员授课辅导，刻录光盘下发留存，并将专业知识摘编成册；通过业余自主学习的方法，配套补充计算机、信息化等方面的教材，在拓宽档案管理人员知识面的同时，强化专业能力素质的学习提高；引进专业人才，利用每年大学生毕业招聘会等时机，有计划、有针对性的引进一些档案专业、管理专业的高层次人才，特别是每年要按照一定的数量规模引进一批信息技术人员，解决当前年龄结构老龄化，学历层次水平稍显滞后等问题，加速实现人员管理结构调整和技能升级。

（二）用好信息技术。要利用性能优良的载体存储档案信息，确保电子存储介质安全可靠；要采用功能强大的软件系统管理档案，确保能够智能检索文本、图像、视频等不同格式的信息内容；要能够使用信息导航等技术通过网络发布档案信息，最大限度的方便利用；要采取访问控制和网络安全手段来实现文件传输的绝对安全可靠，确保档案的真实性。

（三）建立标准规范。要根据数字档案特点，加强统一规范，确保档案信息在任何时间、地点都可读、可看、资源共享。要建立字符内部编码标准，包括英文数据标准、中文文字编码标准、集外字符编码标准等；要规范数据格式，包括文本数据格式、图像数据格式、音频数据格式、视频文件格式等；要规范信息输出方式，确保信息的显示、打印、传递等，能够直接面向网络用户的服务；要规范数据交换和网络通信协议，确保不同的操作系统、不同类型的计算机、不同格式的数据都可以共享网络。

（四）完善管理制度。要建立完善收集（获取）、整理（组织）、著录和标引利用等各个环节中的制度规范，确保档案使用管理有法可依。要细化归档的范围，客观评价电子数据价值，选择性地归档；要明确电子文档归档时机，防止数据流失；要规范移交方式，健全移交手续，确保文档安全传递；要完善电子文档管理条件环境，确保运行、贮存安全可靠；要规范文档使用管理、审批、阅办的程序方法，防止秘密信息外泄。