企业档案管理社会化问题及解决策略探究

文/惠州市惠澳大道工程开发总公司　蔡白燕

企业档案管理社会化问题及解决策略探究

文/惠州市惠澳大道工程开发总公司蔡白燕

随着中国的经济快速发展，越来越多的企业成立，渐渐地从小企业发展成大公司，工作人员的数量也在不断增加。而随着人力规模的扩张，传统的人事档案管理已经不能跟上企业进步的步伐，此时社会上一些专门处理企业内部档案的机构就应运而生。于是，一系列企业档案管理的社会化问题也随之萌生，因此，萌生的档案管理社会化问题及解决方案就演变成了人们关注的焦点。

档案管理；社会化问题；解决策略

社会在不断地进步，我国的经济也在迅速的发展，而在竞争激烈的环境下，一个企业能否快速地向着更好的台阶前进，在很大程度上取决于人力资源管理的优劣，在企业里人力资源的地位愈加重要，对企业在市场中的生存发展具有积极的推动作用。企业档案是企业在人事管理活动中产生的，它是对企业人员的专业技能、工作能力与绩效及工资待遇提升的一个重要凭证。所以，探究出现代化企业档案管理存在的社会化问题及解决问题的策略是首要任务，对企业管理水平的提升也十分重要。

一、现代化企业档案的管理及存在的问题

（一）企业档案社会化重视强度不高。随着人员的增长，一些企业将人事档案的管理交由专门的采取电子档案方式的组织处理。可它并没有把大部分的电子档案交给社会外包组织，而是留在企业内部自行处理，但是企业用以创建以及管理电子档案的技术操作人员都严重缺乏，因而在实现电子档案数据库的创建、资料的完善和达到既定的要求上，易导致电子档案的发挥效力低下，企业也仍然停留在传统的档案管理水平。

（二）企业档案社会化监管力度较弱。档案管理隐含在企业的发展活动中，不同于企业的生产经营部门，无法为企业创造出一系列有价值的产品或者服务，因此会让一些企业的管理者认为档案管理无关紧要，于是将档案管理的相关事项置于后勤管理体系，要求下级对电子档案实施社会化管理，集中精力与时间发展生产。

（三）企业档案社会化安全保障能力低下。社会上从事专门电子档案的机构单位一般不会对某一个企业的电子档案进行单独集中的管理，但不同的企业间存在着不同格式及使用不同软件制成的电子档案，这样就容易引发处理系统的不兼容问题，乃至于存在着数据信息的丢失和数据信息被篡改的风险，给企业带来损失。

二、企业档案管理的有效应对策略探究

（一）有效加强宣传，增强人事档案意识观念。要想加强对企业档案的有效管理就要从多方面进行考虑，针对企业管理人员对企业档案管理意识不强的现状，应该在宣传上加大力度，不仅要宣传档案法的相关内容，更是要通过具体事件宣传企业档案管理的重要性，比如在公司内部中采取标签标语或口号的形式让员工耳濡目染，让大家对其有着充分的认识和了解，从而积极认真地去对待企业的人事档案管理。

（二）健全档案科目，细化管理目标。人力资源的有效分配是企业快速高效发展的前提，因此健全档案科目，细化管理目标是极其重要的操作过程。健全档案科目就要进行加强完善人员职称晋升以及干部选拔等层面的一系列相关工作，增加详细表现员工个人特性以及专业能力水平的相关资料文献，让社会及用人单位的需求更加具体。对档案科目的完善就需要从多个层面来反映企业员工的工作、态度及个人经历等状态，利于企业对员工的能力发展进行预测提拔。

（三）重视档案的应用，开放性管理企业档案。随着市场经济的快速发展，企业人员的流动率也愈加的频繁，所以对档案信息资源的应用开发也就越来越重要。开放的新的管理模式逐渐代替了传统的封闭式管理模式，这就相当于将企业的人事档案直接面向社会与经济的需求，更好地对人事工作关系和档案工作调整服务，最终建立面向社会的公开、透明的管理制度。

（四）规范档案管理，使企业档案管理工作得到完善。要

想使档案的管理得以规范化，就要求企业的领导充分重视企业的档案管理，及时改善企业档案管理的条件。从具体的实际操作中来说，就是要求能对企业档案管理工作关心以及重视，成立专门的管理档案工作小组，为解决档案管理过程中的问题做好相关准备，对管理的工作进行检查监督。

（五）创新管理手段，应用现代信息技术提升管理水平。

要想在信息技术的应用下提升管理水平，就要摒弃对管理的传统理念，对其进行更新。具体操作就是通过应用先进的管理理念，充分运用信息技术建立企业人事档案信息数据库，对档案实施科学、先进的管理。此外就是对管理人员及信息技术的要求：在企业内部的电子档案管理过程中，要求管理人员有着熟练的操作水平，以此来保障档案管理工作的高效率。要不断学习和加强新的技术和理论适应时代变化下的新要求，只有如此才能真正解决企业档案管理所存在的问题。

三、结语

总而言之，企业档案是企业每一个发展的纪录凭证，为企业未来的快速高效发展决策提供了重要的参考依据，企业档案管理的社会化将会成为未来档案管理发展的最终目标。而对现代化企业档案的管理，要从社会发展的大趋势角度出发，在档案管理的过程中，摒弃旧模式，适应新模式，将新的理念和技术融入于对企业档案的管理中。除了管理模式的转变外，企业档案管理人员也要充分重视档案工作内容及其规范化， 对人员安排、技术操作等每个管理步骤环节进行细致化的处理，让企业档案管理的质量得到保障，最终实现企业的快速发展。

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［2］高晓宇.社会化问题在企业档案管理中的分析［J］.黑龙江史志，2015（13）:98.

［3］孙莉.新时期企业人事档案管理存在的问题及对策［J］.企业导报，2016（03）:31-32.