新常态下学校档案管理的策略分析

文/广东省清远市阳山县南阳中学 冯娴

新常态下学校档案管理的策略分析

文/广东省清远市阳山县南阳中学 冯娴

学校的档案管理承载着学校、老师、学生的历史纪录，随着“四个全面”的开展与深入，信息是人们生活中最密不可分的一部分，档案也在时代的发展中变得越来越重要。在此新常态下，学校的档案管理工作中存在的问题渐渐显露出来，本文针对这些问题进行分析，并提出了档案管理工作的策略分析。

新常态；档案管理；策略分析

在当今的大数据时代，各种信息资源都趋于数字化，学校可以利用这一优势改善学校的档案管理模式，使这项工作与网络技术相结合，创新其管理模式。因此，面临新常态，学校的档案管理工作必须通过不断地创新和改革才能够实现积极地适应当今时代的持续发展。

一、新常态下的学校档案管理工作

在新常态下，学校的档案管理工作发生了改变。首先使学校进一步认识到档案管理的重要性，更加重视这项工作；其次，为学校的该项工作确立了下一步发展方向；然后，使学校对当前的档案管理工作制度进行重新审视，并做出创新；最后，大力地支持与保证档案管理工作更好地进行。

二、新常态下的学校档案管理存在的薄弱环节

（一）档案管理没有纳入科学管理轨道。由于认识水平的制约，学校档案大多分散到校内各部门多家管理，专兼职管理人员配备不到位，管理制度不健全。由于缺乏及时归档意识，导致一些基层单位档案长期不整理，不装订，管理水平低，收集渠道不通畅。

（二）硬件设施不达标，档案资料不全。学校档案应客观完整记录学校各方面的工作，为学校发展留下真实的轨迹。但目前在很多学校普遍存在如下的现象：一是有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，容易缺失或遭受破坏。二是档案保管设备设施不齐全，不能满足新时期档案多样化的需要。档案的错归错放、随意归档、资料不全的现象，也使得学校档案管理工作的开展加大了难度。

（三）开发档案信息滞后，利用效果不明显。事实上许多学校特别是基层学校，教学及科研档案的利用效果并不理想。一是档案工作人员兼职太多，许多学校档案人员兼顾着教学工作。二是许多学校的档案人员不是教学一线的骨干力量，这些人对档案业务知之甚少，水平基本处在手工操作阶段，编研能力有限，学术水平不高，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效开展。三是普遍存在档案信息采集与开发不足的问题，校园网的信息量与学校档案信息采集极不匹配，内容单一乏味，档案信息开发利用问题比较突出。新常态下，已是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。

三、新常态下学校档案管理的策略分析

（一）增强档案意识健全各项制度。增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，学校领导要向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，要根据学校的实际的情况，制定明确的学校档案综合管理实施细则、岗位目标责任制及档案分类编号方案，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、立卷归档、保管、安全保密、借阅登记及鉴定、销毁等制度，使档案资料进、出室有章可循，有账可查。第四，定期收集，查漏补缺。学校各部门要积极参与和有机联动，及时收集有关资料，对各个环节、各道工序档案资料的形成做出明确规定，加强教学文件材料的形成和积累，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

（二）实现管理现代化，拓宽服务领域。一方面利用现代化高科技手段提高档案工作效率，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门，提供查阅便利，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值。三是充分利用校园网这一基础平台，开辟档案信息站，根据档案类别和属性，将学校沿革、发展历史、文件、规章制度、教育教学信息、科研与开发动态、师资情况、学生学籍情况等内容纳入其中，实现资源共享，利用办公网络实行个人授权方式在专用服务器数据库中查阅。

（三）加强学校档案管理员业务培训和继续教育，提升专业管理水平。要使档案管理主动适应新常态，学校档案管理人员的业务培训和继续教育必需常抓不懈。档案管理信息化建设需要事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型人才。在注重人才引进的同时，要大力加强现有人员继续教育，把档案管理队伍建设纳入学校师资队伍建设中，以多种方式加强档案管理员继续教育。培训教育要工作、学习两不误，鼓励他们利用业余时间，通过自学和进修培训等多种途径不断更新自己的知识和技能，个人在知识领域上的涉及面越广，视野就越宽，档案人员的思维和角度转换就相应地更灵活。广大档案工作人员在熟练掌握档案知识与技能的前提下在各自相应的实践领域中有所收获，在工作上做到更加游刃有余，更好地为学校档案管理适应新常态打下坚实的基础。

四、结束语

科学规范的档案管理才能适应新形势的需要，才可以提升学校的管理水平。做好档案的保管和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且还可以为学校的发展和进步做出应有的贡献。作为新常态下的学校档案人更应对档案工作的新要求落到实处，以务实的工作作风、扎实的业务本领，向全社会展示学校档案人良好的精神风貌、崇高的职业操守，推动档案事业科学发展、可持续发展。