积极构建数据化档案管理优化民生服务

文/河北省唐山市滦河下游灌溉管理处　闫玉娇

积极构建数据化档案管理优化民生服务

文/河北省唐山市滦河下游灌溉管理处闫玉娇

随着时代的飞速发展，档案信息变得越来越多且杂，为了推进档案信息资源的整体建设，积极推进各类专业档案的开发跟利用，更好地服务民生，如何实现电子建档成了档案数字化发展模式的研究焦点。本文对数字化档案管理内涵及功能进行分析的基础上，对数字化档案管理的发展进行了探讨，提出了构建数据化档案管理的几点对策。

数据化；档案管理；民生服务

档案工作是一项维护史实、传承文明、服务社会的基础性工作，关注、保障民生，解决民生问题需要档案和档案工作。随着科学技术的发展与深化，档案工作也随之发生了巨大的变化，不仅数量剧增，人们对获取信息的范围、时效、深度和广度也有更高的要求。这都要求档案管理效率与质量必须提高，需提高档案管理的现代化水平，而数据化档案管理也就应运而生。

一、档案数据化的内涵

档案资源是信息资源中非常重要的一种，各个领域对档案信息的标准与规范管理都有很高的要求，数据化档案管理是对相关档案信息利用计算机网络技术进行的数据化管理，包括科技档案、文书档案、声像档案、照片档案、人事档案、财务档案与实物档案等等。通过对档案信息的的数字化加工处理，存储与管理，可充分发挥档案资料的价值，为利用者提供电子存取服务。档案数据化能够让利用者在网络上对数据进行检索和查阅，获得其所需的信息与服务，这种方式下，避免了传统档案管理、利用受时间与地域限制的问题。在数据化档案管理下，能够在网络上进行档案信息的检索、标引和归档，可实现一次录入后提供多次使用，有效地避免了档案数据的重复录入问题，并且，数据化档案管理由多层授权控制，这也为档案数据的安全性提供了保证。自“十五”以来，我国档案管理的数据化档案一直是档案发展的主要形式。

二、数据化档案管理发展的问题

（一）新型档案人才明显不足。现代化的档案管理工作涉及多个领域，同时信息、语言等变得多元化，因此，为了满足数据化档案管理的发展，必须要提高档案人员的素质、技能。对当前我国档案管理自身素质与专业能力来看，在意识与技术上都与国际标准有较大的差距，而这也是我国数据化档案管理所面临的一个瓶颈。因此，必须大力培养现代化档案专业人才。

（二）对数据化档案管理的规则缺乏了解和适应。在我国数据化档案管理的发展中，纸质档案、电子文件将长时间并存发展，档案管理人员对数据化档案管理表现出的不熟悉情况，将可能引起诸多的问题。例如电子文件磁性材料距离磁场较近，造成资料受损；软盘需要使用防磁性装具存放等；同时，还需要注意避免电子档案、电子文件受到计算机病毒、黑客恶意入侵攻击的情况，防止文件被偷窃和篡改等问题。因此，档案管理人员既要了解数据化档案管理的相关知识，同时要对计算机系统维护、保密等有充分的认识。

（三）档案的社会共享度不高。我国数据化档案管理发展的时间并不长，数据化档案管理及其利用情况并不理想，服务手段相对落后，并且共享程度并不高，这使得档案利用者的需求无法得到满足。例如，土地、房产与婚姻信息等这类与职能部门关系密切的档案，使得这部分档案在各个部门分散开来，无法向群众进行统一的开放，也为老百姓的档案利用造成较大麻烦。

三、理清思路健全档案资源体系

（一）强化档案的现代化管理观念。当前，必须要强化档案管理人员“重购置设备，轻服务”的思想与做法，强化其档案的现代化管理观念，让传统的档案管理工作逐渐转变为现代化的信息档案中心，形成良好的数据化档案管理模式，使档案信息得以充分的利用，并服务于社会的建设与发展，逐步实现档案信息被动服务到主动服务的转变，不断提升档案信息的服务功能，拓宽服务途径，对利用者的潜在需求进行研究，为利用者提供便捷的信息服务。

（二）建立起数据化档案管理技术标准。数据档案利用新型载体，实现计算机的智能化管理，对档案信息的标准性与规范性的要求也更高。档案信息的质量与数据质量直接相关，因此设立相关格式标准是必需的，当前颁布的标准大多是针对纸质档案管理的，随着数据化档案管理的发展，完善数据化档案管理技术标准势在必行。

（三）对数据库加强建设。计算机系统对所加工档案数据的正确性、科学性与规范性有着严格的要求，一方面要制定出档案信息著录的规则与细则，管理人员须熟悉相关工具；另一方面需要对档案数据进行多次的审校。这就需要对数据库加强建设，在对传统纸质档案进行建设的同时，对电子档案强化管理，开发与应用档案管理软件，实现档案的规范化、统一化的管理。另外，必须加强对档案各个环节，包括著录、鉴定、归档等环节，确保档案的真实、有效和完整。

（四）大力实现档案信息资源共享。数据化档案管理中，网络化是必然的发展趋势，在安全、适用、科学的原则要求下，应加强互联网档案信息网站的建设，完善局域网，大力实现档案信息资源共享，进而为档案利用人员提供更加便捷的服务。与此同时，相关档案部门与社会应加强相互之间的联系，使档案信息更好地服务于民生。

四、结束语

数据化档案管理中，其中最大的特点为能够通过网络进行迅速地流动，避免了档案利用的时间、地域等限制，可推动档案管理利用的高效便捷性，实现档案信息服务智能的转变，更好地服务于社会与人民。

［1］党景丽.数字化档案管理的思考［J］.甘肃科技，2011，（11）:97-99.

［2］崔芳梅.做好新时期数字化档案管理工作的思考［J］.山东省农业管理干部学院学报，2011，（6）:168-169.