高校干部人事档案管理存在的问题及对策

文/莆田学院 陈桂香

高校干部人事档案管理存在的问题及对策

文/莆田学院 陈桂香

当前高校人事档案的地位越来越重要，针对目前高校人事档案管理的现状，指出存在的一些管理问题，并讨论如何有效解决的对策。

人事档案；管理；问题；对策

高校人事档案是指高校在人事档案活动中形成的，记述和反映教职工个经历、德、能、勤、绩、工作表现，以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种材料形成的历史记录。

高校人事档案在选拔干部、教学科研和评定职称方面有重要的参考价值。开发利用档案信息资源可以促进学校管理水平的提高、正确使用干部、促进高校各项工作都有重大作用。随着教育改革的深入发展，高校人事档案管理工作中存在的一些问题进行探讨并提出解决措施，在当前的档案管理工作实践中具有重大的意义。

一、目前高校干部人事档案管理的现状

（一）领导和教职工普遍存在档案意识淡薄现象。受传统观念的影响，很多高校领导对人事档案工作重视程度不够，在工作计划和工作总结中很少提起档案工作，只注重教师等专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案管理人员的学习与培训。档案室一开始人员的定位和起点就比其他部门低，高素质的人安排在重要岗位上，素质一般的人安排在档案室。学校部门整体档案管理意识不强，在人、财、物的投入上也明显不足。一些教职工忙于教学、科研等工作，在本部门形成的档案材料不能及时上交档案管理部门，造成了档案收集的不齐全和完整。全体教职员工应提高档案意识，提高宣传力度，档案对公和对私都起着非常重要的作用。

（二）收集、鉴别、归档等工作流程中干部人事档案存在的不足。笔者在高校干部档案部专项审查工作中发现，干部人事档案材料收集工作力度不够，普遍存在着一些问题比如：归档材料不全和不及时，鉴别工作不够仔细深入、收集渠道不畅通等，未能为选拔和任用干部人才时提供优质高效的服务。人事档案收集范围广，材料形成部门多，档案形成部门不明确材料的归档范围，该归档的材料没有及时移交档案部门。档案人员经常更换和调整岗位，这样会对档案工作连续性造成影响，不利于掌握档案工作的具体情况。

（三）档案利用率极低和管理手段落后。目前很多高校档案利用率低，主要表现为人事档案管理手段还很传统，处于被动服务的封闭半封闭状态，主要进行纸面管理，还有很多是手工操作现象，档案利用率低，计算机和网络技术仅应用于存档。这些表现有：一是管理方法落后，当前很多单位在人事档案管理当中仍然运用传统管理方法进行手工整理，没有应用当前较为先进的技术手段和设备，工作效率依然低下，计算机的应用主要用于编制姓名索引，个人档案目录的录入和输出等方面，与信息化管理还有一定的差距，计算机设备用来编制一些个人档案目录、姓名索引等，与信息化和数字化管理的要求有很大差距，影响了档案的利用。较为先进的设备和办法主要用于建立目录和索引方面，管理的手段和方法相对落后。在干部人事档案工作的管理模式、技术方法和专业队伍建设方面都提出了更高的要求和挑战。人事档案信息缺乏开发利用的信息和意识，在人力、物力和财力的存在本位思想，投入与产出方面不成比例。

（四）高校干部人事档案管理员的综合能力有待提高。很多档案从业人员大都是非专业出身，没有经过专业的档案管理知识的培训和岗前培训，业务水平大多数不高，并且有些人是兼职人员，没有办法投入足够的时间和精力，由于人事档案管理工作量大，人员流动性强，管理水平差，管理手段落后，没有足够的精力去进行人事档案的管理，造成档案资料的残缺、损毁等现象，这也对干部人事档案管理工作的质量产生影响。

二、改善高校干部人事档案管理问题的对策

（一）全面普及领导和教职工的档案意识，加大宣传力度。首先，主管部门要加强对干部人事档案工作的管理与建设，加强与兄弟院校间的管理工作的经验交流。人事档案管理部门要积极争取校领导的支持，建立专用档案库房，购买各项管理设备比如铁质档案柜和专用档案密集架，加强配套空调、去湿、防火、防潮的设备；解决工作中遇到的困难和问题，加大资金投入，督促档案工作的检查和指导。其次，加强学校全体教职工对于档案管理工作的支持力度，高校有关部门应结合工作实际，开展各种渠道的档案宣传活动比如会议、校园网络、校报广播等形式的宣传，充分认识档案的重要作用和提高档案意识，经常向上级领导汇报工作，增加领导对档案管理工作的支持。

（二）健全人事档案管理规章制度，促进工作规范化运作。高校干部人事档案应严格规定收集、接收、审查、整理、传递、保管、借阅等工作环节，配备足够的人力和物力，建立健全制度，确保档案工作规范开展。把这项基础性、专业性、政策性、保密性强的工作落实好，规范开展形成制度，保证各个环节规范有序。学校领导部门也要加大资金支持，配齐档案工作的硬件和相应的软件。要立足“以人为本”的管理和服务理念，健全科学规范的规章制度，拓宽人事档案信息的来源渠道和收集手段，推动人事档案管理工作更加制度化和规范化，用新成果和新手段实现人事档案信息化管理，提高工作效率和服务水平，用坚强的制度保障来实现规范管理，以适应新形势的发展需要，进一步加强档案工作的制度建设，积极推动社会民主与法制化进程。

（三）加大干部人事档案工作信息化建设的力度。在当前形势下，一方面要充分利用现代信息技术，加强档案干部队伍业务新知识的学习与培训，实现干部人事档案管理的规范化、现代化的工作流程。利用信息系统软件程序，建立起内容翔实的干部档案信息库。拓宽档案新视野、开辟资源建设的新渠道、树立档案利用服务的新观念、准确的查阅各种所需信息，提升档案服务社会化水平，探索新形势发展的现代化管理之路。公布一些档案目录、干部年度考核结果等部分内容，共享各种人力资源信息，提高工作效率和质量，从而实现人事档案从静态管理向动态管理转变。

（四）提高档案人员的综合素质，加大培训力度。为确保档案管理工作的规范化，须重视档案管理队伍的建设。高校应加大档案人员专业培训力度，抓住各种学习培训时机，充分掌握新的知识和管理技术方法，尽快适应新时期档案管理工作发展需要。提高档案管理人员的政治素质和业务素质，熟悉干部人事档案的归档和整理要求，强化档案的意识，加强现代信息技术和数据库系统知识培训，为档案管理手段的技术升级做好充分的知识准备。配备具有一定政治素养、科学文化知识和档案学理论知识的专（兼）职工作人员，具备档案专业基础知识和宽广的知识面，富有责任心和耐心，具备现代管理能力和计算机能力。树立终身学习理念，通过自学和参加各种档案管理人员的培训及网上学习等形式来提高自己的业务素养及综合能力，增强服务意识和法律意识，认真研究新型管理模式，培养出既懂专业又懂现代信息技术的复合型档案人才，以适应人事档案的现代化工作发展要求。

总之，高校人事档案的管理工作只有与社会的发展相适应，才能更好地发挥出档案信息的功能优势，必须紧跟时代的潮流，积极改变现状，提高工作水平和管理手段，与高等院校的改革发展相适应。今后，要对新形势下高校人事档案管理工作中出现的问题高度重视起来，运用现代化、科学化、信息化的手段和技术不断提升其管理水平，逐步解决这些问题，为学校的人力资源开发以及利用发挥更为积极的作用。

［1］王秀文.加强高校干部人事档案管理的思考［J］.黑龙江史志，2016（11）:56-57.

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［3］农桂山.高校干部人事档案管理工作的问题与对策［J］.高教论坛，2014（11）:82-83.

［4］张宏伟.加强干部人事档案管理工作的几点思考［J］.兰台世界，2013:72.