注重软硬件建设 提升高职院校档案利用水平

文/湄洲湾职业技术学院 蔡亚琼

注重软硬件建设提升高职院校档案利用水平

文/湄洲湾职业技术学院 蔡亚琼

高职院校的档案管理基础较为薄弱，其利用服务水平普通较低。基于对高职院校档案服务利用现状分析，提出了注重档案的软硬件建设，提高档案服务与利用水平的几点措施。

高职院校；服务利用；档案

档案服务利用是高职院校档案工作的重要内容，其服务利用水平从一定程度上反映出院校管理的水平。然而，目前高职院校因建校时间较短，档案管理整体基础较为薄弱，存在着管理队伍、管理手段、管理意识、条件建设等诸多方面的问题，制约着档案服务利用水平和质量的提升。为此，笔者认为，提高档案管理意识，推进信息化管理，规范档案日常管理，做好档案基础条件建设，可大大提高高职院校档案服务利用质量和水平，进而促进学校整体管理水平的提升。

一、高职院校档案服务与综合利用现状分析

（一）档案管理意识淡薄，档案服务利用缺乏前提。不少高职院校没有把档案管理工作摆在与学校管理工作同等重要位置加以重视，学校整体对档案管理利用意识较为淡薄，校级领导、部门领导以及师生对档案管理工作的功能均没有全面的了解，没有弄清档案管理的重要性、服务利用的内容、如何利用档案、如何发挥档案在管理中的作用等方面的问题，认为档案工作是“锦上添花”“可有可无”，因而学校在档案管理中的基础设施建设、资金投入、团队建设、信息化管理等方面缺乏重视，使档案的管理、服务利用失去了前提和基础，档案服务利用效果及水平便无法提升。

（二）档案管理硬件建设欠缺，档案服务利用质量不高。不少院校没有建立综合档案室，学校在档案基础条件建设投入严重不足：档案管理库房分散，管理条件简陋，库房空间拥挤，档案办公设备陈旧，档案阅览室设施不齐全，档案人员工作环境条件差；档案管理者认为其工作不被重视，无法全身心投入管理和服务工作，其工作的成就感无法得到体现，服务质量因此而低下，档案利用者也未能舒适地查阅利用，故而对档案利用兴趣不高，档案利用率普遍偏低；管理者与利用者无法建设起良性的工作循环，档案服务利用整体萎靡不振。

（三）信息化管理进程缓慢，档案服务利用手段落后。高职院校建设时间较短，不少是从中专学校升格发展，加上长期以来缺少对档案管理工作的重视，导致档案管理工作本身较为滞后，档案收集不完整，管理工作不规范，尤其是现代化档案管理方面缺乏资金投入建设信息化管理系统，致其信息化管理进程更是停滞不前，大部分院校仍然采用传统管理手段，未能实现网络化信息化管理，导致无法高效地、便捷地对档案进行服务与综合利用。

（四）管理队伍整体素质偏低，档案服务利用水平受限。高职院校普遍缺少专职档案专业技术人员，档案管理人员时常调整更换，管理队伍稳定性差，不少管理人员没有经过系列的档案技术培训，管理梯队尚未形成，档案管理队伍整体素质偏低。这些档案管理队伍的问题不但严重制约了档案的管理水平，阻碍了档案管理服务利用整体水平的提升。

（五）日常管理与档案管理分离，档案服务利用通道不畅。高职院校的日常管理工作与档案管理工作相互分离独立，未建立起与档案管理的一体化、流程化管理模式，未能形成档案服务利用的顺畅通道，导致档案管理效率低下、资料收集不齐全、档案管理不到位、服务利用不方便。长期下来，档案利用者逐步对档案资料的有效性、真实性、完整性失去了信心。

二、提高档案服务利用质量和水平的措施

高职院校因档案管理意识淡薄、日常管理与档案管理分离、管理队伍整体素质偏低、信息化管理进程缓慢、档案管理硬件建设欠缺等问题，其档案服务利用质量和水平受限。笔者认为，高职院校应该有针对性地从以下几个方面着手，以提升其档案的利用服务水平，为院校建设与管理服务。

（一）强化档案管理整体意识，提升档案工作的地位。首先，提高档案管理意识应该从管理者做起，只有高职院校管理者意识到档案管理工作是学校管理中必不可少的工作，并将其摆上重要议事日程来抓，档案管理与服务利用才可能做好，服务利用水平才有可能得到提升。为此，档案管理者要开发学校领导层，着重强化领导层的档案管理意识，着眼提升档案工作业绩，从不同渠道、不同场合、不同方式、不同角度潜移默化地体现与提升档案工作的重要性，力争在领导层的思想意识中不断生根发芽，促进管理者重视档案的建设与管理；其次，全方位加大宣传力度，提高全体师生的档案管理和利用意识。工作中可以从设置档案专门的宣传栏目、广告栏目，召开档案工作专题会，举办档案工作宣传周活动，组织档案工作专题评估，评选档案先进工作个人等方面全方位宣传档案工作，使广大师生意识到档案工作与日常管理工作的紧密性、关联性，逐步形成对档案工作的重视和认可。

（二）加强管理团队建设，做好档案服务利用人才技术保障。档案的管理、利用工作均离不开一支结构合理、高素质的管理团队，档案管理队伍的结构、稳定性和成员的素质等因素决定了档案管理的质量和水平，档案管理与利用需要专业化的技术队伍，他们需要不断更新管理知识和管理观念，创新管理办法，学习管理制度和先进管理经验，改进管理手段提高管理效率，在工作中研究档案管理与利用的重点、热点问题，适应不同利用者的需求，提高管理和利用的质量。从学校层面需要制订相应的规章制度，给予档案管理技术人员优惠的政策，使档案管理人员在工作上得到认可，突出的工作业绩得到嘉奖，从而爱岗敬业，获得成就感。建设好一支结构合理、高素质的档案专业化管理团队，才能为高职院校档案管理、利用服务提供人才技术保障。

（三）推行日常管理与档案管理一体化，提高档案服务利用效率。首先要做好档案规范管理，档案服务利用必须以前期档案的收集、管理作为基础，只有做好档案日常收集与管理的基础性工作，档案服务利用才有发挥的舞台。档案规章制度的建立和完善、档案收集整理的规范性、档案资料的安全性与完整性是档案日常管理工作的主要内容，也是档案利用者所关心的问题。因此，高职院校应该建立健全档案管理规章制度，以制度规范档案日常的管理和服务行为，实现档案管理安全、完整、规范。其次，要建立起院校管理与档案管理的一体化。高职院校要做好顶层设计，将日常管理工作与档案管理工作看作一个整体，做到日常工作与档案管理一体化、办公系统和档案管理系统一体化、档案收集管理与利用服务一体化，要建立起日常管理工作与档案工作的无缝对接通道，实现“管理资料档案化、日常工作流程化、管理工作归档自动化、服务利用多元化”，在日常工作中完成档案收集管理，在工作中服务利用档案，全面提高档案服务利用效率。

（四）加快信息化管理进程，提高档案利用服务水平。

在做好档案管理的基础上，档案的利用服务水平很大程度上取决于管理手段的高低，当前高职院校档案的信息化管理尚处于初级阶段，加快推进信息化、网络化档案管理可大大提高档案服务利用的效率与水平。在档案管理信息化建设中，首先要从信息化所需的支撑环境建设入手，并与档案网络化管理同步推进，建设起管理服务利用的硬件系统和软件系统，建立“多渠道、多媒体、多形式、多元化”的服务利用格局，在多元用户终端建设、用户管理权限、档案安全等方面下功夫，做到档案服务利用“便捷、安全、高效”；其次，要加强管理人员的业务培训，加强对档案管理技术人员在信息化网络化管理知识、管理业务流程、信息化软件应用等方面业务培训，让管理者充分利用信息化管理手段进行日常管理、业务统计、分析，在提高管理水平和管理效率中研究分析管理中的问题，不断改进管理方法，大幅度地提升管理服务利用水平。

（五）加强条件建设，打造优良的档案服务利用软环境。营造舒适的环境可以很大程度提高档案的利用效率。档案管理者要研究档案利用者的心理特征，针对不同利用者的需求特点，既注重阅览室的布置、设施摆放、照明条件等硬件建设，又在服务态度、服务质量等方面下功夫，把握服务细节，为利用者提供温馨、舒适、愉悦、轻松、休闲的环境，最大程度打造优质服务利用软环境，为档案利用服务创造条件。

总之，档案服务利用也是一门技术活，它既注重硬件建设，也需要软件建设，高职院校只有强化档案管理意识，提升档案工作的地位，加大档案管理的硬件建设，强化信息化管理、团队建设以及管理服务软件环境建设，提高档案服务利用的质量和水平。

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