现代化医院继续教育档案管理的研究

文/泉州市第一医院 黄艳

现代化医院继续教育档案管理的研究

文/泉州市第一医院 黄艳

现代化医院继续教育档案的研究和建立，是我院目前档案管理工作的重要研究内容之一，也是我院医学继续教育档案管理和工作的迫切需要。本文通过对医学继续教育档案信息化的研究，结合实际，希望能取得一定的效果。

现代化；医院继续教育档案；管理；研究

现代化医院的继续教育档案信息化工作是我院继续教育管理工作的一项重要研究内容，也是目前我院档案管理中正致力于开展的工作。继续教育档案管理和信息化建设是医院的档案管理工作，以医院继续教育为研究对象，利用先进的信息技术为依托，计算机、网络手段为帮助，以及合理的档案管理，继续教育管理学，医学和信息管理学等理论知识来指导管理工作。对各类在医院在日常工作及继续教育中的文件原材料，包括所有相关文件；医务人员援外、援疆、进修外出学习等证明；硕士研究，博士研究期间在读证明及文凭；继续教育学分证书等，进行一个完整收集，整理合理，规范保管，有效研究和开发利用的过程。为了使医院继续教育档案管理规范化，接收、存储和使用信息技术的融合便利和信息，从而更好地提高了医院继续教育档案管理工作，现在，对我院继续教育档案管理工作进行实际分析。

一、医院继续教育档案管理信息化建设具有现实意义

医院的医疗卫生服务不断发展。泉州市第一医院是一所融医疗，科研，教学，康复和预防保健为一体的大型公立三级甲等综合性医院，承担了泉州大部分突发公共卫生事件应急救援关键任务，服务范围覆盖泉州及周边地区。2015年门诊量153万人次，出院病人78000人次，手术病人35000例次，开放2106张床位，其中1069张在东街院区，1037张在城东院区。在编制员工2752人，其中高级职称336人，中级职称603人；拥有博士，硕士318人；拥有国家级学术团体常委、委员15人，省级学术团体主委、副主委、常委59人。

为适应医院和医疗卫生事业的快速发展，也应该给予医院继续教育档案有效的关注。医院的继续教育档案管理信息化建设，及时和有效的提供信息，及时满足医院继续教育的需要。随着国民经济的飞速发展，信息技术瞬息万变，搭建一个单位的科学技术水平的发展平台和信息化建设，已成为部门发展现代化的一个重要标志。医院继续教育档案信息化建设，已成为继续教育提高工作效率，创新的重要途径。特别是医学继续教育档案是医院医护教育工作的可贵财富、原始材料，为今后继续医学教育的工作发展提供更有意义的参考价值，可供未来查阅和借鉴。医院档案继续教育信息化建设，推进继续教育工作，同时也有效地塑造继续教育管理部门的新形象。

医院继续教育档案信息化建设可以满足工作自身发展的需要，我院2013年全院医、技、药初级职称436人，中、高级职称369人，继续教育学分档案805份，经泉州市卫计委、市人社局验证，学分达标率100%；2014年全院医、技、药初级职称333人，中、高级职称385人，继续教育学分档案718份，经泉州市卫计委、市人社局验证，学分达标率100%。但目前我院在学分登记、验证过程中主要采用的是手工登记和整理，所以一般要耗费2～3个月的时间，工作效率比较低下。为了从根本上解决问题，只有采取提高继续教育学分登记和验证效率的办法，才能实现档案管理工作的现代化管理水平。

通过实现继续教育学分档案的信息化管理工作，才能从人手上、物资上和经济上以及空间上和工具上解放出来，才能有效利用和节约。平时在医学继续教育档案管理中，单纯人工操作非常烦琐。每年医、技、药人员晋升、晋级都要来借走继续教育学分档案；在进行继续教育档案验证中，要进行档案的运送、统计、归档工作，只有有效地对继续医学教育档案采用信息化管理，才能快速提高工作效率，为医、技、药人员提供更好的服务，从而进一步实现医学继续教育档案的开发和利用。

二、医院继续教育档案管理信息化建设的举措

（一）组织和管理。我院成立了以院长为组长的继续教育领导小组，成立了专门职能科室科研教学科，由此形成了完整的管理体系。此外。根据上级要求，结合我院继续教育档案管理的实际情况，不断完善、及时更新制定了一系列规章制度，具体包括：继续教育学分档案管理办法、继续教育学分登记奖惩办法等，并以此为依据来指导和落实各项医学继续教育档案管理工作。

（二）增加资金投入。我院聘请专业的软件工程师来研发医学继续教育信息化管理的系统，并加强继续教育档案管理人员的培训。我院让继续教育档案管理人员去省市参加专门的档案培训和信息化管理培训，每年每人不少于90学时。通过努力，管理水平和档案专业水平明显提高。

（三）落实管理制度和评价客观化。根据上级文件的要求，结合我院平时的实际工作，制定建设了一系列的相关继续教育档案管理信息化的管理制度和措施；配备了专职部门与专职管理人员，在抓制度建设的同时，着重抓落实。

1.继续教育学分档案信息化管理，OA办公工作处理的自动化，可提高工作的效率，工作流程可追溯，节省后勤的运送成本，规范医院的管理，促进医院的信息化，增强管理层的监控能力。

2.OA系统的下一步工作计划：（1）完成各科室继续医学教育工作流程的搭建。计划用一个月的时间通过各职能科室的配合，完成医院基础档案工作流程单的设计以及工作流程的建立。目前已经实现的是信息科、人事科、院办的部分工作流程的设计，下一步计划完成科研教学科、总务科和设备科等职能科室的档案工作流程的搭建工作；（2）收集科室意见，修改系统功能。完成工作委托，对工作进行委托，完成短信组件功能，推进工作短信通知，完成OA界面的修改，推进OA的使用；（3）计划对全院职工进行培训，让全院职工进一步了解继续医学档案信息化管理的好处，以便让他们能够在实际工作中能够积极配合；（4）OA二期以及三期的组件，继续教育档案管理，数据分析与决策平台，综合信息平台等，全院重视医学继续教育档案信息化建立。

三、存在的差距与不足

我院的信息系统在三级甲等医院里面是很差的。我们的HQMS、临床路径、抗菌药物软件、医学继续教育档案信息化建设和其他医院相比都是有很大的差距的。我们要充分和及时认识到自身的差距，这主要和医院的管理、大家的共识有关，认识到医学继续教育档案信息化建设在医院管理中的必要性，认识到医院建设的四大支柱：拥有优秀技术的人才；具有现代化的医疗设备；适宜的医院文化以及先进的信息系统认识到及早介入和尽早使用信息化管理，我们要改变观念，重视信息化管理的建设。临床、医技、职能等有关科室都要尽早介入和使用信息化管理。同时，医学档案信息化管理中还存在一些问题。

（一）信息科和科研教学科内人员配备不足。特别是具有开发软件能力的工程师非常缺乏，具有专职档案管理的工作人员也不够。“大锅饭”制度导致部分工作人员积极性不高，并且全院医护人员的继续医学教育档案管理使用的应用系统多而杂。

（二）服务器的问题和改进。我院的各服务器已经运行了多年，对日益增长的数据量和业务量已经不堪重负，系统反应慢，造成低效率的现象；有很大一部分应用服务器是单击运行，根本达不到规定的安全、稳定和有保障的运行。为了改变现状，打算做出以下的改进措施：信息系统的整合，建设以HLT和IHE为基础的交换平台，梳理所有业务流程的基础上，基本实现全闭环的信息管理；OA系统的拓张，在已经建立的OA平台上，继续拓展办公管理平台；院内无线网络的架设；开展东街院区网络系统的改造；信息化安全等级的保护；尝试更大范围开展院企合作开发模式；网络建设方便医学教育管理服务等等。信息化建设，我院长期滞后，从各级评审工作就可以看出来。因此，通过对现代化医院继续教育档案管理的研究，规范工作流程和开发相关软件，加强思想认识，节约消耗，进而实现高效率的档案管理办公。