浅析人才培养工作水平评估与教学档案管理

文/杨凌职业技术学院　霍倩倩

浅析人才培养工作水平评估与教学档案管理

文/杨凌职业技术学院霍倩倩

高校人才培养工作水平评估是国家对高校教育教学工作的检查。在这一过程中，教学档案彰显着举足轻重的作用，是与评估专家对话的重要依据和最有说服力的凭证；人才培养水平评估工作的开展，也促进着教学档案工作的发展。本文结合笔者工作实际，对如何进一步做好教学档案管理工作提出一些意见，以期进一步促进教学档案管理工作的发展。

人才培养；评估；教学档案；管理

一、引言

教学档案主要是指在学校在教学日常管理、教学活动以及科研过程中所形成的具有一定保存价值的文字、声音、图表以及影像等不同载体和形式的原始文献资料，是教学成果的重要记录。学校的发展历史由教学档案记录。教学档案是高校人才培养工作水平评估中各项指标体系最具说服力的凭证，为评估专家了解学校的发展历史、研究存在问题、科学决策未来发挥着重要的作用。高校人才培养工作水平评估是根据一定的教育教学目标以及标准，通过收集学校信息，准确反映实际情况，对学校教学质量及管理水平进行客观评价。通过评估，可以肯定成绩，规范标准，总结经验，树立典型，明确学校的办学定位和目标，找出不足和问题，制定整改方案。因此，真实、完整、系统的档案材料是做好人才培养水平评估的重要基础。

二、教学档案管理存在的问题

在迎评材料的准备过程中，档案工作的重要性充分体现出来，在彰显着档案材料价值的同时，也暴露出一些缺点，主要表现为：

（一）档案意识薄弱。学校在日常的教学管理过程中，经常是把教育教学、学生、行政管理等放在首位，导致档案人员对档案工作的定位没有明确的认识，认为档案工作是一项基础工作，为师生提供查阅服务，没有清楚地认识到档案工作对学校发展所起到的作用。

（二）档案材料不完整。往往在迎评过程中，会有一些部门因为平时对档案资料收集和保管的不注重，造成材料的不完整。又或是因为人员的变动，一些部门兼职档案员变动也会造成材料的丢失，致使档案材料不完成，缺乏连续性。

（三）档案材料不规范。在平时收集档案的过程中由于缺乏指导，有些档案部门在收集时，会忽略非文字性、非文件性材料的归档，像是图片、专题会议的纪要等，这样就造成了收集材料的不规范，从而直接影响到评估结果。

（四）档案人员业务水平低。在学校从事档案工作的人员当中，专业档案管理人员较少，大多数都不是档案专业出身，在确定岗位后参加档案培训，因为没有受过专业的知识培训，缺少基础理论和专业技能，这样对档案管理的工作存在一定的被动性。

（五）基础设施不完善。在实际的档案工作中，因为配套的基础设施不够完善也会给档案管理带来一些麻烦，比如因为经费的原因，很难使档案管理满足现代化的设备设施要求，专业的库房、阅览室等没有统一实现，光盘刻录机、扫描仪等等现代化技术的使用不够广泛，这些同样也影响着档案管理的现代化水平程度。

（六）信息化建设水平低。制约档案信息化发展的主要因素在于对档案的现代化建设还没有得到高度的重视，还未曾实现用计算机对档案的组卷、查阅等功能。目前能做到就是实现计算机的录入、检索管理，缺少对档案信息的网络化建设，没有实现网络共享，进而也就谈不上资源共享。

三、教学档案在人才培养水平评估工作中的作用

（一）教学档案是专家组评价学校人才培养水平的重要依据。评估工作一般只有短短的几天时间，如何在这几天时间中让专家组对学校有一个整体、全面、客观的认识，除了实地走访、考察、座谈之外，翻阅大批量的档案材料就成为专家组评价学校人才培养工作水平的重要凭证。学校人才培养工作的主要信息大量的积累在教学档案中并由教学档案体现，因此它的作用是不可替代的，评估的最终结果也受其直接影响。

（二）教学档案是学校人才培养水平的工作的反映。教学档案管理工作作为学校档案工作的一个重要方面，通过专家组对大量档案材料翻阅，在查看档案材料的规范性、标准性的同时，其实对学校整体的档案管理水平已产生一个初步的认识，所以教学档案的质量、管理水平本身就是一个学校人才培养水平工作的反映，是水平高低的一个缩影，影响着专家组成员对学校的整体评价结果。

四、人才培养水平评估工作对教学档案管理工作的影响

（一）通过人才培养水平评估可以强化学校领导以及广大教职工的档案意识。档案工作作为学校工作的重要基础之一，是检验和衡量学校教学质量和管理水平的一个重要尺度。为了使评估工作可以顺利开展，保证档案材料的真实性、完整性，让档案为教学、科研服务，发挥它在评估中的重要作用，领导和广大教职员工必须对档案工作有一个全新的认识和定位，提高对档案工作的重视程度，强化档案意识。

（二）通过人才培养水平评估可以推动档案工作规范化建设。档案材料是人才培养水平评估工作实施的基本信息，这不仅推动着档案建设，也对档案材料的完整性、规范性有一定的要求。通过评估，可以发现档案材料在个教学环节中的质量规范性及管理标准性，如果一旦发现有些资料未能达标或者是不完整，可以及时采取措施使其完善。档案工作的规范化建设，对提高档案工作的质量和科学管理水平有一定的促进作用。

（三）通过人才培养水平评估可以增强专、兼职档案人员的素质。在档案工作的各个环节中，档案管理人员除了要精通档案专业知识，在积累经验和继承传统方法的同时一点点提高业务水平，不断改革创新；还要继续扩大知识面，系统学习现代化的办公方法，熟练掌握现代化的档案管理手段。学校档案的特点是种类多，有传统的纸质档案，有现代的录音录像档案，所以作为一名合格的档案工作人员，不仅要求有一定的专业基础知识，还要求学习掌握电子档案管理与归档方法、档案管理软件的设计和使用等知识。

（四）通过人才培养水平评估可以提高学校档案管理的水平。在评估材料的准备过程中，档案人员通过对材料的整理对其有一个进一步的认识，不仅增强了档案意识，同时也加强了对档案收集、编研工作的肯定。在整理的过程中，通过查漏补缺，对原来一些不规范、不完整的材料进行补救，这样做不仅为以后开展各项工作奠定了重要基础，也是从本质上提高档案工作管理的水平。

（五）通过人才培养水平评估可以加快档案信息化进程。

在信息技术迅速发展的今天，传统的档案管理方法已经无法满足现代教学改革和教育事业发展的需要。实现档案管理的现代化就是学会利用计算机等现代设备对档案资料进行存储、检索，由传统的手工操作向以计算机为操作工具的现代管理方法过渡，全面实现办公自动化。随着评估工作的不断推进，采用信息化管理方法，改革创新传统手工方法，以校园网为依托，不但可以提高教学档案的收集和利用效率，还是教学档案收集及时、完整的保证，更是以评促建的重要结果。因此，在档案管理的工作中要逐步将一些老化的管理手段抛弃，增加计算机、刻录机等现代化电子设备的使用，加大必要软硬件设施的投入，努力实现档案管理设备和手段的现代化进程。

五、结束语

档案工作是学校工作的重要组成部分，在学校管理中的作用不容忽视。一方面评估材料是由教学档案来支撑，评估材料是对教学档案的延伸，另一方面，水平评估又是对教学档案工作的检验和促建，是教学档案价值和地位提升的保证。互联网时代背景下，高校档案工作发展的必然趋势是采用计算机、网络技术等现代化手段进行管理，不断创新管理模式及方式方法，最大效益地发挥档案的意义，为学校的发展改革和人才培养水平评估工作服务，为学校的教育教学及科研管理工作做出贡献。

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