试论电子文件在档案管理应用中的必要性

文/山西省阳泉市郊区食品药品稽查队　任爱凤

试论电子文件在档案管理应用中的必要性

文/山西省阳泉市郊区食品药品稽查队任爱凤

随着电脑、电子技术的飞速发展，传统纸质档案呈现出了存放数量冗多，保管条件差，查找利用率低，受时间和地域的限制等许多弊端，远远不能适应当前信息年代的需求。而电子文件与纸质文件相比，省钱、省力、省时、高效，利于保存，制取设备简单，易于推广普及，为社会提供了更快捷、更高效、更方便的档案信息服务。但针对电子文件取得难、收集难、管理难的问题，就要建立健全各项规章制度；加强对相关人员进行专业技能的培养和档案管理人员的道德素质建设；要加强电子文件的保存和保护，防止数据的丢失和破坏，确保安全。所以，电子文件在档案管理中的应用已成为一种必然趋势，也是一项长期而艰巨的任务。加快电子文件在档案管理中的应用，需要领导重视、转变观念、提高认识，加大投入，培养人才等，扎扎实实抓好电子档案管理的基础性工作，使“死档案”变成“活资料”，为社会提供可靠的数据支撑。

电子文件；档案管理；应用；迫在眉睫

档案是一种信息资源，是信息和载体的统一体。近年来，随着电脑、电子技术的飞速发展，传统的纸质档案管理工作方式呈现出了诸多弊端，已经远远不能适应当今信息年代的需求。因此，实现电子文件在档案管理中的应用势在必行。

一、传统纸质档案管理存在的问题

档案工作是一项细致而复杂的长期性的工作，要做好、做优档案管理工作就必须认清当前档案管理的现状。

（一）档案管理手段落后。现在大部分单位还靠人工管理纸质档案，无论是在收集整理，还是在存档查阅，工作量都很大，效率很低，费时费力。

（二）档案储备设施落后。从保存档案角度来讲，纸质档案资料一旦保存不好，就会受到损坏，甚至丢失，档案资料零乱、分散势必也会给工作管理造成混乱，为今后的工作带来了不必要的麻烦。

（三）档案工作重藏轻用。档案工作的最终目的是为了向社会提供服务和利用。但有些单位在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料来提高工作效率，造成大量信息资源的闲置与浪费。有的在纸质档案利用中还要受时间和距离的限制。

二、电子文件在档案管理应用中的优势

（一）电子文件定义及其特点。所谓电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、电子存储设备、磁盘和光盘等化学、磁性材料为载体的文字材料、图片等。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：

1.电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；

2.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；

3.电子文件的利用是可共享的，不受时间和距离的影响；

4.电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

（二）与传统的纸质文件相比，电子文件具有以下优点。

1.省钱。采用电子文件管理档案，只在初期取得文件夹时要投入一定的资金，文件取得后，只需花少量费用复制即可，而采用传统的纸质文件对档案进行手工编研，需要很多的经费，由此给国家和档案部门造成财力负担。

2.省力。采用电子文件管理档案，可充分利用和发挥计算机、网络等各种现代化办公设备的潜能，使文件的查询、修改、保存、传输等工作更易完成，可大量节省人力、物力。

3.省时。采用电子文件管理档案，可以缩短二次文献信息的加工时间，从而提高档案信息的时效性。

4.高效。采用电子文件管理档案，信息成果可多份拷贝，从而扩大了档案的应用领域，拓宽了服务范围，取得良好的社会效益。

（三）与传统档案缩微技术相比，电子文件具有如下优点。

1.电子文件制取设备简单，易于推广普及，一般的单位或档案管理部门利用现有的计算机设备再附加一些设施，操作人员稍加培训，按照提示进行操作即可取得。

2.电子文件易于保存，电子文件可保存在光盘上，光盘存储密度高，一张普通的光盘能存储的内容相当于上面的A4文件或16毫米缩微胶卷的存储量。

三、电子文件在档案管理应用中的必要性

（一）电子文件的优势对档案管理的转型提出了新的要求。当前，各项档案管理工作中，电子文件以其自身的优势，取代了传统的纸质文件，不仅提高了档案管理的效率，也为信息的使用者提供了较为先进的信息查询方式，对档案管理工作提出了新的要求。

（二）传统纸质档案的分类方法已经无法适应新时期档案工作发展的需要。传统纸质档案管理分类，往往都是套用简单的分类模式，无法做到具体问题具体分析。因此，在新时期为了适应信息化管理的需要，必须要将传统纸质档案分类方法进行改进，通过不同的信息标签，对档案信息进行科学分类。为了更加适应实际需要，不同的档案管理部门在档案信息的分类方式上会不尽相同，但档案分类将更贴近信息使用者的生产、经营、管理实际状况，分类也将更合理、更科学、更规范。

（三）档案工作的重心从收集保管向开发利用转变。档案工作的最终目的是为了开发利用。传统的纸质档案信息工作注重收藏保管，轻视开发利用。电子文件档案可以通过网络等现代技术实现异地远程利用，为需要者提供更方便、更快捷的档案信息服务。

四、电子文件在档案管理应用中的难点及对策

当前，电子文件在档案管理中的应用已经成为必然的趋势。如何能通过有效的策略实现由纸质档案向电子档案的有效转型，是当前我们面临的一个重要问题，笔者认为，可以从以下3个方面来实现。

（一）建立健全规章制度。针对电子文件取得难、收集难、管理难的问题，就要建立健全各项规章制度，促使档案的相关部门把收集、保管和利用好电子文件当成一项重要任务来完成，以保证电子档案内容的齐全和完整。

（二）加强对管理人员队伍素质的建设。现代档案管理的工作人员要求要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。为此，一方面是对相关人员进行专业技能的培养，使他们熟练掌握电子档案的收集、分类、归档等相关技能；另一方面则要加强对档案管理人员的道德素质建设，不断完善岗位责任制度，使档案工作人员形成较强的责任感。

（三）切实解决好电子文件的安全问题。档案的安全性一直以来都是档案管理工作的重点，由于电子文件信息具有一定的特殊性，容易受到人为的破坏或者篡改，因此，要加强电子文件的保存和保护，防止数据的丢失和破坏，确保安全。

综上所述，电子文件在档案管理中的应用已成为一种必然趋势，也是一项长期而艰巨的任务。加快电子文件在档案管理中的应用，需要领导重视、转变观念、提高认识，加大投入，培养人才等，扎扎实实抓好电子档案管理的基础性工作，使“死档案”变成“活资料”，为社会提供可靠的数据支撑。