“互联网+”环境下高等院校档案管理有效模式探讨

文/怀化学院音乐舞蹈学院　郑彩云；怀化学院机械与光电物理学院　向少华

“互联网+”环境下高等院校档案管理有效模式探讨

文/怀化学院音乐舞蹈学院郑彩云；怀化学院机械与光电物理学院向少华

随着科学技术水平的提高，先进技术大量涌现，并广泛应用在各个行业中，大大促进了行业的进步和社会的发展，人们逐渐进入到“互联网+”时代。在当前“互联网+”时代背景下，越来越多先进技术应用在人们日常生活、工作和学习中，潜移默化中改变着人们的思想意识和行为习惯。高校作为专业人才培养基地，在此背景下做好档案管理模式的创新是十分有必要的，由于高等院校档案管理自身工作特性，相关部门应该进一步推动档案无纸化管理，构建更为统一的数据平台，完善管理责任制，从而实现高等院校档案管理信息化发展。本文主要就“互联网+”时代背景下高等院校档案管理有效模式展开分析，结合实际情况，寻求合理改善措施。

“互联网+”时代；高等院校；档案管理；有效模式

在当前“互联网+”时代背景下，人们的思想意识和行为习惯悄然发生变化，对于社会各个行业发展同样起到了十分的影响。高等院校作为专业人才培养基地，为了能够更好地服务于教学管理事物开展，做好高校档案信息化管理工作，寻求有效管理模式是十分有必要的。在这个过程中，其中包含了大量具有参考价值的信息，对于高校档案管理工作有序开展具有十分重要的影响。经过不断地完善和发展，我国高等院校档案信息化管理建设取得了十分可观的成效，无论是硬件还是软件方面发展速度明显提升，为高校档案管理工作带来了新的发展契机。由此看来，加强对“互联网+”环境下高等院校档案管理有效模式分析是十分有必要的，对于后续研究和工作开展具有一定参考价值。

一、高校档案管理特点

高校作为人才培养教育基地，档案管理工作具有十分突出的特点，其中所记录的内容和数据更多的是服务于实践教学活动开展，将最原始的资料和数据留存下来，所以具有十分突出的工具性、说明性以及实践性特点。高校档案管理工作专业性特点，高校档案是在高校教学和管理活动中逐渐积累而成，根据不同的分工可以细化为不同的专业内容。这些档案以文字、图像、声音以及视频等形式留存下来，记录了高校的教学活动、教学管理以及科研活动内容。而在“互联网+”时代环境下，高等院校档案管理工作呈现出一种虚拟性、集成性以及网络化的特点。其一，虚拟性。主要是由于信息档案自身的数字化管理特点导致档案管理工作呈现出虚拟性特点，这种虚拟性特点更多地体现在数据信息的采集和加工中。其二，集成性。高校档案集成管理，从不同角度去分析教学管理活动，能够更加综合化的运用多种手段方法，将档案组织中人力资源和物力资源有机整合在一起，将档案管理组织外的集成要素整合，促使各个集成要素之间能够相互补充、相互完善。借助网络平台实现档案信息资源的网络集成管理，为日常教学和管理活动提供更加优质的服务。其三。网络化。信息网络逐渐成为高校内部教学部门、行政管理部门以及后勤部门之间联系的重要纽带，进一步加强部门之间的联系，实现了资源共享为档案信息资源管理提供更加坚实的支撑，更好地服务于高校教学和管理活动。

二、“互联网+”环境下高等院校档案管理的模式

在当前网络环境下，高校档案信息管理网络趋势愈加明显，以往针对实体档案管理的模式已经难以更好地满足实际工作需要，迫切的需要进一步加强高校档案管理模式的创新和完善。故此，高校档案管理工作创新，首先应该对管理模式进行网络化创新，采用以下几种管理模式。其一，集中式管理模式。这种管理模式主要是以教学档案管理机构为主体，形成的一种档案信息资源管理和服务模式。简单地说，就是以机构为主体，对外提供档案信息管理和服务，借助高校的网络服务器，建立专门的档案信息网站，实现档案信息资源的高效利用。这种模式同样存在缺陷，就是硬件配置过于集中，很容易出现重复购置现象，相应档案信息资源管理也比较集中，在一定程度上为网络信息带来安全隐患。此外，数字档案信息更新较慢，很容易造成档案信息的流失。其二，分布式管理模式，通过校内互联网将档案信息及时收集，分散提供服务的一种形式。这种管理模式档案信息更新速度较快，更便于使用。缺陷是软硬件系统购置资金投入大，管理难度较大，同样会为档案信息管理工作带来安全隐患。其三，集成式管理模式。这种管理模式是当前高校档案管理的重要模式，高校档案管理工作要求多措并举，也就是综合运用各种资源，实现资源要素的整合，尤其是在当前网络环境下，针对档案信息资源的管理，应充分结合高校内众多管理信息系统，诸如办公自动化系统、教务管理信息系统等，从而确保高校教学活动能够切实开展。近些年来，高校内部纷纷成立局域网，高校内部的教学、科研以及管理工作逐渐整合，构建了统一的信息交换平台。局域网以其数据传输速度快、安全性的特点，能够更有效地满足高校行政管理和教研工作需要，通过校内网络系统的构建，可以将大量具有保存价值的资料留存下来，采用逻辑归档的方式，定期对档案信息资源上传到Web服务器、档案数据服务器等，对档案信息资源进行集中管理和保存，为后续教研活动以及行政管理工作开展提供服务。

三、“互联网+”环境下高校档案管理策略

（一）大力推动高校档案管理标准化建设。高校档案管理标准化是现代化档案管理的必然选择，同时也是档案网络化管理的首要前提。“互联网+”环境下，高校传统的档案管理工作已经很难适应新时期网络化档案管理工作需求，所以迫切的需要寻求更加合理有效的管理模式。但是由于我国档案管理工作缺少统一的执行标准，导致档案收集和分类管理工作混乱，档案信息资源管理标准化建设起步较晚，管理水平偏低。在以往纸质档案管理基础上，进一步结合相关标准要求，在网络化环境中实施标准化，以此作为高校档案管理工作的重点内容。在对电子文档管理中，由于文档对设备和环境依赖性较强，所以管理标准也存在一定差异，致使高校很多电子文档被排除在管理系统入口外，制约档案管理工作开展。

（二）树立人才兴档理念。高校档案管理工作开展中，最为关键的就是档案管理人员。故此，高校应该注重档案信息化管理队伍建设，培养一批更高素质、高水平的现代化档案管理人员，促使档案管理工作能够有序开展。在“互联网+”环境下，高校应该抓住人才重点，提升档案管理人员的思想素质和专业能力；促使档案管理人员能够熟练掌握操作技能，丰富和积累相关信息知识储备，提供更加优质的数字档案网络化服务；了解高校内部各个部门之间档案信息资源的流转和存储情况，有针对性地为教学、科研以及行政管理工作提供服务。

（三）加强高校数字档案信息数据库。数字档案建设是高校档案信息资源开发和利用的关键所在，在数字档案建设中，将传统纸质档案载体转化为数字化档案，诸如对传统档案信息扫描技术、数字处理技术以及识别技术被广泛应用，能够有效提升档案数字化建设效率，为后续构建数字化档案信息数据库提供优质服务，打下坚实的基础。

四、结论

综上所述，高校档案管理工作开展中，应该结合高校实际情况建立起特色的档案信息数据库，创新和完善高校的档案信息化管理理念，选择合理的管理技术，从而为高校教学、科研以及行政管理工作提供更加优质的服务。

［1］邵景霞.网络环境下高校档案信息安全问题研究［J］.天中学刊，2012，27（2）:60-61.

［2］苏晓轩，张燕翎.论网络环境下高校档案信息资源的优化整合——基于辽宁省高等院校分析［J］.沈阳师范大学学报（社会科学版），2013，33（1）:164-166.

［3］邹富联.网络环境下高校民生档案的整合与利用［J］.科技情报开发与经济，2011，21（17）:158-160.

［4］崔云，田欣.网络环境下高校科技档案的数字化管理［J］.中医药管理杂志，2015，13（2）:42-43.

［5］邢韬.高校评估（教学）档案管理系统的分析与测试［D］.北京邮电大学，2012.

湖南省教育厅教改项目（湘教通［2012］401号）和怀化学院教改课题，批准号：201202。）