干部教育培训班档案管理存在的问题及对策研究

文/成都市工业投资集团有限公司　胡星；四川大学公共管理学院　胡康林

干部教育培训班档案管理存在的问题及对策研究

文/成都市工业投资集团有限公司胡星；四川大学公共管理学院胡康林

文章以四川某干部教育培训基地为例，在概述干部教育培训班档案含义和特点的基础上，针对该基地干部教育培训班档案管理存在的管理制度、管理人员、保管条件和开发利用等问题，提出健全制度、优化人员配置、科学化保管和深入开发利用等方面的对策。

干部培训；档案管理；问题；对策

干部教育培训班档案，是指围绕整个干部教育培训过程中，形成的学习、培训、交流、参观和实践等活动相关的具有保存价值的文件、材料、照片和音频等原始记录。干部教育培训班档案在总结办学经验、提高干部教育培训的质量等方面具有重要的参考作用，下面以四川某干部教育培训基地（以下简称S基地）的干部教育培训班档案管理工作为例，对其特点、问题进行系统梳理并提出相应对策。

一、干部教育培训班档案特点

干部教育培训班档案除“历史性、记录性、价值性和凭证性”等基本特点，还有“档案周期的不规律性、档案来源的分散性、档案载体的多样性、档案内容的成套性”等特点。

（一）档案周期的不规律性。由干部教育培训班的培训周期所决定的，以S基地为例，每年组织和开展培训班百余期（次），但由于每个培训班的开班时间、培训专题、培训人数以及培训经费等因素，培训周期短则数日、长则月余，加之各培训班对后期反馈材料内容要求存在差异。因此，档案形成的周期有长有短，不能按年度或季度周期进行档案统一管理。

（二）档案来源的分散性。由干部教育培训活动的任务分工所决定的，以S基地为例，培训活动的正常运转需要学员部、教学部、综合部和发展部等多部门协同合作，以培训班次为单位，部门间各司其职，共同服务于整个培训活动。因此，培训活动过程中的档案多分散形成于各部门，各部门所形成的档案具有相对独立性和完成性。

（三）档案载体的多样性。由干部教育培训班的活动内容所决定的，以S基地为例，干部在培训期间所参与的活动或环节包括专题学习、参观考察、图书借阅、座谈交流和考勤签到等，参与不同的活动或环节会形成不同类型、不同形式的原始记录或资料。使得干部教育培训活动所形成的档案载体形式多样性，既有学员手册、专题讲义、签到表和考勤表等纸质档案，也有学员合影照片、纪念光盘、学员通讯录和奖章等非纸质档案。

（四）档案内容的成套性。由干部教育培训班的培训过程所决定的，以S基地为例，每期干部教育培训活动所包含的环节都是一个从始至终的完整流程，环节与环节之间内容相辅相成。因此，每期干部教育培训活动所形成的档案是一个整体，环节与环节之间的档案内容密不可分，共同记录着整个培训活动的过程。

二、干部教育培训班档案管理存在的问题

（一）干部教育培训班档案管理制度不健全。通过查阅现有档案管理法规标准可知，已有较多的从“人事部门”角度出台的国家、省市级干部教育培训档案管理相关的文件，如《干部档案工作条例》（中组部和国家档案局发布）《干部教育培训档案管理制度》（河北省）和《安徽省干部学习培训档案管理办法（试行）》等，但从“培训部门”角度出台的干部教育培训班档案管理相关的文件比较匮乏，导致干部教育培训机构档案管理缺少可参考的权威性档案管理办法，各培训部门只能根据自身情况进行档案管理工作，对干部教育培训班档案的管理主体、收集范围、鉴定标准、分类体系、保管期限和保管要求缺乏可参考性依据。以S基地为例，年均承接全国各类干部教育培训班逾百期（次），档案管理工作量比较大，主要由学员培训部负责，采用一班一归档的方法，尚未制定成文的档案管理办法作为依据，造成档案收集范围较大、档案鉴定缺乏、档案分类排序主观和档案保管期限区分不明显等问题。

（二）干部教育培训班档案管理人才不稳定。干部教育培训是一项长期性和持续性的工作，与之对应的档案管理工作也是一项长期性和持续性的工作，因此配备相应的档案管理人员十分必要，但干部教育培训班档案管理人才不稳定的问题普遍存在。以S基地以及笔者参观了解到的几家同类培训部门档案工作为例，均未设置专门的档案管理岗位，多由学员办公室或综合办公室职工兼管，档案的日常整理工作多采取临时聘用外部人员进行，但兼职人员流动性大、专业程度普遍较低，很少有档案专业背景或工作经验。

（三）干部教育培训班档案保管条件不完善。档案保管维护档案的完整与安全的重要环节，档案保管工作的基本任务可概括为“不散、不乱、不丢和不坏”四不，要做到“四不”则需要相应的档案保管条件作为保障，但目前干部教育培训班档案保管条件明显存在不完善的问题。以S基地为例，保管条件不完善主要体现在：一是用于档案保管的库房缺乏标准化建设，目前所用档案库房位于顶层，面积较小且室内未做任何有关隔热、防潮、防光、防尘和防虫等方面的投入与建设。二是在用于档案保管的装具、设备和包装材料等耗材缺乏必要的经费投入和按档案保管要求购置耗材，在保管传统实体档案（纸制、照片、光盘档案）时，均采用A4大小牛皮纸制档案盒存放于五节铁皮柜中；在保管电子档案时缺乏必要的信息安全措施，并未购置独立的电子档案存储设备和作备份处理，极易造成信息泄露或遗失。

（四）干部教育培训班档案信息资源开发利用不足。干部教育培训班档案信息资源的开发利用，是实现干部教育培训班档案价值的重要手段，是满足干部教育培训对档案信息资源的需要。为建立档案而建立档案、为保管档案而保管档案，不为开发利用而建立、保管档案，只会让档案束之高阁，成为“死档”。以S基地为例，对干部教育培训档案有相应的开发利用工作，但考虑到知识产权、安全保密和工作量等问题，目前对干部教育培训档案的开发利用程度则十分有限，S基地通过档案的开发利用，已初步完成了干部学员信息数据库、师资数据库以及课程讲义数据库等多个数据库构建，为S基地的可持续发展提供了重要的支撑，但上述数据库尚处于初级阶段的信息汇总阶段，缺乏深入的挖掘与分析。

三、干部教育培训班档案管理的优化对策

（一）健全干部教育培训班档案管理制度。干部教育培训班档案管理是一项长期性和持续性的工作，对干部教育培训工作可持续发展具有重要的辅助作用，需要建立一系列相应的档案管理实施办法、工作条例和规范标准等，促进干部教育培训班档案管理的统一、标准和规范化。首先，应由中组部和国家档案局联合出台如《干部教育培训班档案管理办法》和《干部教育培训班档案保管期限表》类的国家层面的指导性文件，可供各级干部教育培训部门制定切合自身实际的档案管理制度参考。其次，负责具体干部教育培训的各级党校、行政学院、干部学院、社会主义学院和干部教育培训基地，应结合国家层面出台的档案管理办法与标准，结合本部门实际情况、参考借鉴兄弟单位经验，制定出适用于本部门的干部教育培训班档案管理办法，使得干部教育培训班的档案管理有法可依、有据可查。

（二）优化干部教育培训机构档案人员配置。档案人员是干部教育培训班档案管理的主体，配备一定数量的干部教育培训机构档案管理人员是干部教育培训工作规范化的必然选择。此外，针对目前干部教育培训机构档案管理人员缺乏档案管理经验和档案整理大量聘用临时人员的问题，可从如下方面着手优化与改进：一是加强负责干部教育培训档案管理专职或兼职人员的档案专业知识与技能的培训；二是加强对临时聘用档案整理工作人员的管理和指导，保障档案整理工作的标准化与规范化，但宏观安排与核心管理工作须有本机构专职或兼职档案管理人员承担；三是在干部教育培训机构人员有限、财力许可的情况下，可采取“同档案整理专业团队签订外包协议、同档案专业院校共建档案专业实践基地”等模式，保证档案整理工作的专业化和持续化开展，而避免本机构人员不足或聘用临时人员等带来的问题。

（三）加强干部教育培训班档案科学化保管。干部教育培训班档案保管要“以防为主、防治结合，立足长远、保证当前”，档案保管的任务是保证档案的存放秩序、防止档案受损、维护档案安全和最大限度的延长档案寿命。具体而言，针对S基地在档案保管方面存在的问题，可从如下措施入手：一是加强档案库房的科学化建设，库房选址应尽量避开顶层（漏水）和底层（潮湿），增加库房“八防”建设的投入，为档案保管提供良好的室内环境。二是加强档案保管装具、设备和包装材料等耗材的经费与针对性购置，避免不同载体和不同形式的传统实体档案均使用统一的档案装具；增加电子档案安全建设投入，采用专用存储设备管理电子档案，利用安全技术和异地备份等方式防止电子档案信息泄露或遗失。

（四）深化干部教育培训班档案信息资源开发利用。深化档案信息资源开发是实现干部教育培训班档案价值，助力于干部教育培训机构提升培训质量、打造培训品牌的重要举措。针对S基地在档案信息资源开发利用方面的问题，可从如下方面改进：一是进一步深化开发利用已开发的档案信息资源，目前S基地利用档案初步开发与建设了几个相应的数据库，可在现有基础上做出进一步的专题分析和关联性挖掘等工作，比如提炼出精品师资和精品课程。二是针对尚未开发利用的培训总结、培训评价和培训音像等档案，加强开发利用，使之更好地服务于培训教育改进、培训教育宣传和培训机构文化品牌构建等工作。

四、小结

建立健全干部教育培训档案，既是档案管理规范化和标准化的要求，也是干部教育培训工作进一步完善和改进的要求。当前我国“人事部门”角度的干部教育培训档案管理工作已比较成熟，而“培训部门”角度的干部教育培训班档案管理工作尚处于初步阶段，在管理制度、人员配置和科学化管理等方面，还存在较多的问题需要进一步探讨与解决，望以上探讨有助于干部教育培训班档案工作的进一步研究与开展。

［1］干部人事档案材料收集归档规定（2009年12月中央组织部发布）.

［2］陈智为，等.档案管理学（第三版）［M］.北京:中国人民大学出版社，2008:203-216.

［3］郭玉英.对当前干部培训档案管理的思考［J］.新西部（理论版），2012（6）:95.