浅谈文书档案信息化的有效性

文/上海无线电设备研究所　马潇霄

浅谈文书档案信息化的有效性

文/上海无线电设备研究所马潇霄

本文从文书档案信息化相较于传统文书档案的优势、文书档案信息化面临的问题及解决方式等方面解读文书档案信息化的有效性。

文书档案；信息化；有效性

在办公室业务中，文书档案记载着企业的历史过程。文书档案工作者搜集、编制、处理大量的文书以及整理归档档案材料，过程中包含着大量的数据信息。若只依靠传统的人工整理方式，不仅无法按时按量完成工作，而且对文书档案的检索、利用等方面也有着巨大的局限性。随着时代的高速发展，信息化越来越深入职场人士方方面面，企业的信息化程度越高，越能提高管理的有效性。以下从几方面论证信息化时代背景下文书档案信息化的有效性。

一、 文书档案信息化使工作更加高效

（一）利用办公系统处理公文，提高效率。

1.起草、修改环节。传统文书档案的手工抄写，易造成公文卷面不清洁，精准度不高，且浪费较多资源等问题。在信息化时代下，利用网络、办公系统处理公文，可以在同一页面反复修改，减少资源浪费。

2.阅示过程。涉及的阅示人员可以是一个或多个。按照传统方式，每份公文需要工作人员逐一跟踪，面对面交接，处理周期长且不稳定，而现在只需利用办公系统可以将公文同时分发至多个阅示人员，使阅示方式更灵活有效。节约了人力资源，减少了时间浪费。

（二）办公系统与档案系统有机结合，归档工作快速准确。传统文书档案的立卷归档要求收集信息完整、齐全，避免漏写、漏抄，字迹清晰，分类、统计准确无误。过多依赖手工操作，工作开展较困难。通过信息化手段，将文书档案立卷归档与办公系统以及档案系统有机结合，将办公系统中的公文原样导入档案系统，利用网络和数据库所具有的信息检索、分类、存储和统计功能，使公文从起草阶段就纳入档案管理环节，做到公文到档案的及时、完整且分类准确，减去了实体文件的搜集、对照等诸多环节，提高了归档管理效率。

（三）电子文档保存更稳定。

1.档案保存对比。纸质档案是传统档案工作的主要形成形式。纸质文档难以长期保存，一些珍稀档案损坏无法再生，会带来巨大的损失。当文书档案采取信息化管理后，纸质内容转变为数字化和电子化，使文档寿命无限期延长。随着现代信息技术的进步，文件的存储技术日益完善，如硬盘备份、磁盘阵列存储和网络云技术存储等。这些新技术传输迅速且智能化较高，减少了人工干预造成的失误。

2.档案查询优势。由于纸质档案数量巨大，按照传统的方式查找档案费时费劲。而现在利用文书档案信息化手段，通过网络检索、分类方式，能快速精准定位到档案所在位置，减少纸质档案的翻查，也避免了传统排队查阅。极大地提高了工作效率。

（四）提高文件安全性。日常办公文件数量庞大，按照传统公文处理方式，公文积压、传递不到位、遗失的情况时有发生。而文书档案信息化，使文书档案起草、发文、阅示、搜集、整理、归档、借阅有机结合为一体，各环节关联。过程管理使公文有章可循，可控，保证了文书档案的处理及时、合理、高效。

二、文书档案信息化面临的问题

（一）文书档案不规范。客观地说，当前公文并没有完全统一格式。不同企业遵循的标准不一；人员对标准落实不到位；企业中部分不属于文书类的文档由于无处安放，被强制性纳入文书档案案卷管理；此外，文书档案并没有设置或者编制统一、系统的条码，对其收编管理和操作的程序不一致，缺乏规范。

（二）计算机系统并非无懈可击。以word形式保存下来的文书档案，可能因操作人员的疏忽大意删除或增加不必要的字符，造成原文失真，导致文书后续阅示、归档等环节不准确。存储文书档案的载体也会遭遇网络病毒或木马攻击，造成电子文件的损坏。

（三）技术革新急需提高管理人员业务水平。各个企业都在力求管理上的信息化，以便提高效率，减少成本。然而信息化程度越高，对文书档案工作人员业务能力要求越高，现有的文书档案人员并非都精通于各个办公软件的使用，或者知之较少，不能有效发挥信息化的作用。

三、对存在问题的应对建议

规范公文撰写、归类的标准，落实到各企业相关人员，做好每一份公文从拟稿到归档的全过程控制，及时归档新生成的文书档案，同时对已有的文书档案数据库进行定期检查和维护；企业加大基础技术设备投入，为文书档案管理信息化建设提供先进、稳定的技术设备保障；加强文书档案管理人员队伍建设，通过适当的培训加强文书档案管理人员业务水平，同时制定合理的考核奖惩机制，提高人才队伍的积极性、能动性。

四、结语

文书档案工作的信息化，对传统的文书档案工作是一项革命性的变革，是时代发展的必然趋势。现代文书档案人员要利用好信息化的途径，改变传统的文书档案工作思维，提高自身能力，学习现代信息化带来的便捷、高效。在工作实践中深入研究思考文书档案信息化的有效性，产生更有价值、更具创造性的效能。

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