事业单位档案管理信息化建设困境及对策

文/吉林省疾病预防控制中心　孟爽

事业单位档案管理信息化建设困境及对策

文/吉林省疾病预防控制中心孟爽

随着社会的发展，档案管理信息化建设正在逐渐融入人们的工作和生活中，特别是事业单位的档案管理，随着档案信息、内容的日益丰富，仅靠纸质凭证存储，不但容易损坏、变质，也增加了档案管理成本，因此，完善事业单位档案的信息化建设，已成为事业单位电子政务建设的重要内容。本文对当前我国事业单位档案管理信息化建设中面临的困境进行探讨，并提出有效的应对策略，以供参考。

事业单位；档案信息化；困境；对策

档案的管理工作对每个单位都十分重要，特别是事业单位，其档案信息具有重要的保存价值。接下来笔者就事业档案信息化建设中面临的困境以及解决对策进行探讨，以期为事业单位档案的信息化建设提供有效的建议。

一、事业单位档案信息化管理面临的困境

（一）缺乏专业的管理人才。当前我国的事业单位缺乏专业的档案管理人才，部分管理人员从未接受过档案信息化的培训，导致在档案信息化建设的过程中，常常存在工作误差，不能有效发挥档案信息化管理的作用。而部分事业单位甚至没有专门的档案管理人员，而是由其他人员兼任，致使档案信息化的工作中，不仅不能顺利进行档案信息化的建设，还造成许多档案人员工作时敷衍了事，缺乏必要的责任心与耐心做好档案信息化建设，不能及时发现档案信息化建设过程中的问题。

（二）缺乏完善的离职交接制度。当今社会很少有人能在一个岗位上工作至退休，特别是事业单位，其人员换届更是有制度性。因此，档案管理人员的离职交接一直是档案管理部门面临的一大困境，尤其是突发性离职，如档案管理人员离职、出国学习、生病等突发状况，都会对档案管理工作造成极大的影响。由于目前多数档案管理部门缺乏完善的交接制度，导致档案管理人员在离职工作交接时，不能有章可循，而造成许多档案变成“弃档”“死档”，给事业单位造成严重损失。

（三）在档案信息管理上缺乏有效的措施。保管好档案信息是档案管理的重要内容，虽然电子档案已越来越普及，但是涉及机密、重要的档案信息，还应同时采用纸质档案的方式管理备案。然而当前事业单位在档案信息化建设以后，针对重要、机密档案的备案缺乏有效措施，造成纸质档案与电子档案的管理制度不衔接，以致造成许多档案丢失、损坏。而在查找使用中不能充分发挥档案信息的利用价值，极大阻碍了事业单位档案信息化的进一步发展。

（四）缺少高科技管理和保护档案的意识。随着社会的进步，事业单位旧的档案管理方式和设备已无法适应当前发展。然而当前大多数事业单位，还未认识到该问题的严重性，导致在日常管理中多数事业单位的档案信息不能及时更新，或是更新速度很缓慢。同时，事业单位也未根据社会发展以及工作需求引进高科技设备对档案进行管理和修复，其对档案的信息的保护意识还很弱。

二、事业单位档案信息化建设的对策

（一）强化对档案管理人员的培训与招聘。作为档案信息化建设的执行者，档案管理人员专业水平的高低直接影响了信息化建设的程度。因此，要进一步完善事业单位档案信息化的建设，加强对其档案管理人员的招聘与培训非常关键。第一，应该定期安排档案管理人员进行档案信息化建设的培训，加强其专业技能，使其认识到自己工作的重要性；第二，对外招聘优秀的档案信息化管理人才，为单位引入新鲜血液，加快事业单位档案信息化建设，以提高其档案管理人员的专业技能和知识，使事业单位的档案管理跟上时代的发展。

（二）做好档案管理人员的离职交接工作。事业单位应对档案管理人员的离职交接做出严格规定，以使交接工作做到有章可循。如事业单位的工作人员因特定原因需离开岗位时，要在临走前做好档案的交接并留下联系方式，以方便原单位发现问题时能及时联系。同时，还应做好交接工作的书面备注，以区分工作责任，方便日后查阅。

（三）做好档案信息的更新管理。由于事业单位时刻都可能有新变动，因此，事业单位的档案管理人员，需要及时收集新的档案信息，不断充实和完善档案信息库。同时根据事业单位的需求，及时更换落后的设备，引入先进设备来管理档案，为完善档案信息化建设奠定坚实基础，从根本上加快事业单位收集信息的速度，更好地服务于单位。

（四）建立自身的档案信息化管理规则。进一步完善档案信息化的建设，制定一定的档案管理规则就非常重要。因为任何管理工作，都离不开对应的规章制度。所以在事业单位档案信息化的建设中，应根据实际情况，逐步形成和完善自身的管理规则，应采取科学有效的方式促进档案信息化的建设，以最小的人力、财力、物力管理更多的档案，唯有此才能真正加快档案信息化建设，提高档案管理的工作效率与质量。

三、结语

综上所述，我们更清楚地认识到，档案信息作为事业单位分析决策的重要依据，在事业单位工作中占有十分重要的地位。因此，如何完善事业单位的档案信息化建设，将其真正落实到事业单位的日常章程中，是当前事业单位档案管理的首要工作，具有十分重要的现实意义。

［1］李萍，胡晓艳.对事业单位“流动编”人员人事档案管理的几点思考［J］.兰台内外，2008（06）.

［2］孙艳平.论事业单位档案的信息化建设［J］.科技咨询导报，2007（21）.

［3］张青玉.档案信息化建设的问题与对策［J］.兰台世界，2005（09）.