高校办公室队伍建设的几点思考

文/伊犁师范学院　王莉莉

高校办公室队伍建设的几点思考

文/伊犁师范学院王莉莉

高校办公室作为高校重要的综合协调部门，要想充分发挥其职能，提高人员的整体素质，办公室自身队伍的建设至关重要。

高校办公室；队伍建设；能力素养

高校办公室是高校重要的综合协调部门，是学校上情下达、下情上传、内外协调、沟通联络的重要部门，部分高校将党委办公室和校长办公室合署办公，使得学校办公室在高校中的地位更加凸显，建设一支政治素质高、业务能力强、结构合理、作风扎实、身心健康的高校办公室管理队伍至关重要。

一、高校办公室队伍建设中存在的突出问题

（一）数量不足。高校办学规模不断扩大，但人员编制极其紧张，各高校缩减行政编制向专任教师倾斜，使得高校办公室队伍数量也受到了极大影响。无论是高素质、高学历、工作能力强、理论水平高的文秘人员，还是保密、档案等专业技术人员，都存在不同程度的人员短缺问题，严重影响着管理水平的提高、运作成效和个人发展。

（二）结构不合理，队伍不稳定。高校对办公室领导班子的配备比较重视，充分考虑到了年龄、性别及民族结构等问题，但在整个管理队伍的建设方面重视不够，男女比例、年龄结构、学科专业背景结构等不够科学合理。老职工在现代化设备运用方面、文化知识更新等方面存在诸多不足；年轻同志缺乏工作经验，政治素养、大局观念、服务水平亟待提升。工作人员因任务重、压力大调岗严重，部分优秀干部提拔轮岗使用，团队优势无法显现。

（三）专业化程度不高。部分人员是从教师、教辅员等中间选调的，属于“半路出家”，没有经过专业系统训练，业务技能不强；有的是应届本科、硕士生，缺乏高校管理经验和文字处理能力。

二、加强高校办公室队伍建设的有力措施

（一）学校层面的工作。

1.配齐队伍，加强指导。一是要充分认识到高校办公室管理的重要性，健全办公室机构建设，完善办公室人员配置，以长远发展的眼光来考虑队伍的稳定和建设。二是要加强对办公室的支持和指导。领导对办公室工作既要严格要求，又要大胆放手，给予具体的帮助和指导，为其作用的发挥创造条件。

2.加强队伍的专业化建设力度。“管理干部也是一支重要的队伍”这一观念尚得不到完全认可，对办公室管理人员过分强调“好用”“顺手”，导致队伍凝聚力不强，易产生临时观念和短期行为。学校应着力推进办公室管理队伍专业化建设，不断加强办公室的综合协调与公关的能力和办公能力。

3.注重对干部队伍的培养和培训。一是制定教育培训计划，建立长效机制。将办公室管理人员的素质提高纳入学校干部整体培训计划中，推进学习型办公室建设。二是加大教育培训力度。分层次、分类别、分岗位，按照各自的岗位职责和需求进行针对性强的系统教育培训。定期举办一些办公室管理人员业务培训班，邀请有丰富理论知识和实践经验的专家、同行来校，进行交流，开阔视野。三是创造成长条件和机会。有意识地创新条件，尽可能多地安排办公室人员参加有关会议，随领导下基层调研，到外地考察，指导他们通过工作与领导接触，主动学习领导们观察、思考、解决问题的方式方法，理解领会政策、驾驭处理复杂事件能力，以及求真务实、一切从实际出发等思想作风和严谨细致、民主决策等工作作风。

（二）个人层面。

1.加强自身理论学习。树立终生学习观念，在实践中加强自身理论学习。高校办公室工作琐事多、压力大，整天忙于处理文来文往等事务，平时参与学习、交流、考察的机会少。办公室人员一是要树立终身学习的观念。要妥善处理好工作与学习的关系，合理安排学习时间和工作任务。自觉养成学习的习惯，力争学有所长、一专多能。二是在实践中加强锻炼。在工作中做个有心人，认真对待每一项工作，珍惜每一次锻炼机会，在办文、办会、办事中磨炼自己。要善于总结经验，注意多观察、多归纳、多总结。同时加强与部门和工作人员间的交流，注意吸收他人的经验，取长补短，以此来充实自己，提高自己，达到完全胜任高校办公室管理工作的要求。

2.不断提升政治素养，加强综合协调能力的锻炼。办公室的工作内容和工作性质决定办公室人员必须具有较高的政治素养和较强的综合协调能力。

首先，思想观念要新。一是发展开放的观念。发展是硬道理，牢固树立发展的意识，在学校发展的全局中找准自己的工作目标和位置；同时以开放的心态、开放的视野、开放的思维来思考问题，开展工作。及时了解国内外高等教育发展动态，加强与高校、地方和社会各界的联系和交流，拓展工作的空间和深度，形成开放的工作运行机制。二是科学管理的观念。合理布局人员结构及工作职能，最大限度地发挥每个人的主观能动性和创造性，尽快实现办公室工作职能的转变，提升工作的层次和管理的水平。

其次，必须切实提高综合协调能力，紧紧围绕学校中心大局做好协调工作。校内的很多工作需要多个部门合作完成，这就要求高校办公室工作人员努力提高沟通协调能力，力求理顺各种关系。充分调动人员的积极性，耐心细致、热情周到的服务去协调好领导之间、各单位各部门之间的有关工作，保证学校各项工作的高质量、高效率运转。在与外界进行工作联系的过程中，维护学校利益，树立学校形象。

［1］李洁.浅议高校办公室管理队伍建设［J］.湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2010（3）.

［2］李智干.关于提高高校办公室工作效率的若干思考［J］.集美大学学报（哲学社会科学版），2009（3）.

［3］徐玉.论高校办公室工作人员的角色认知［J］.扬州大学学报（高教研究版），2011（5）.

［4］聂国欣.新时期高校办公室工作特点及人员素质要求［J］.华北电力大学学报（社会科学版），2006（4）.