浅谈档案开发利用中的保密工作

文/中铁第一勘察设计院集团有限公司 李宝荣

浅谈档案开发利用中的保密工作

文/中铁第一勘察设计院集团有限公司 李宝荣

本文论述了正确处理档案保密与利用的关系；做好档案开放过程中的保密工作；加强档案利用中的监督工作。

档案开发利用；保密工作

档案是重要的社会信息资源，对于档案管理工作而言，不仅要注重档案载体的保管，更要注重档案信息资源的开发与利用。然而档案信息资源中很多涉及国家机密、国家安全和国家利益，对国家经济发展和社会稳定具有重大影响作用。这就要求在完成档案保管和档案信息资源开发利用的基础上，做好档案的保密工作，处理好两者的关系，既要做到充分开发利用档案信息资源，又不影响档案保密工作的实施，真正维护档案信息安全，充分实现档案的价值。

一、正确处理档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。往往造成大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。因此，改变传统观念，在严格做好保密工作的同时，切实重视档案信息资源的开发与利用势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

二、做好档案开放过程中的保密工作

在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

一是注意做好审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：1.初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。2.中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。3.终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

二是注意做好解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”“机密”“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

三是注意做好相关基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：一要提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二要建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。三要编制检索工具。一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。四要准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。

三、加强档案利用中的监督工作

要做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。加强档案利用过程中的监督工作必不可少。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

一是加强队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的政治素质、业务素质、文化素质等。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

二是加强制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

三是加强监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。