科研机构档案管理存在的问题及解决对策研究

文/中国石油化工股份有限公司青岛安全工程研究院　胡秀丽

科研机构档案管理存在的问题及解决对策研究

文/中国石油化工股份有限公司青岛安全工程研究院胡秀丽

科研档案是科研机构的宝贵财富，能够为科研事业的发展提供借鉴和凭证。目前，科研机构档案管理存在重保管轻利用、管理方式落后、管理人员素质较低、开发程度低等问题。因此，应充分认识科研档案的作用，采取措施提高档案管理水平和档案的利用率，实现档案的价值。

科研机构；科技档案；存在问题； 对策

科研院所是科技力量的聚集地，拥有强大的科学研究和科技开发能力。科研档案资源是国家的宝贵财富，能够为科技发展和生产进步提供重要资源，是实现科研工作可持续发展的物质基础。科研机构的档案工作是科研机构建设与管理的不可缺少的重要环节，也是衡量科研机构管理水平高低的重要标志之一。做好科研机构的档案管理，明确其管理特点，抓住管理工作重点，对于确保科研档案资源的科学积累和有效管理，促进科研机构档案事业科学发展，具有重要意义。

一、科研机构档案特点

（一）档案价值特点。科研机构档案构成较多，包括文书档案、科技档案、实物档案、声像档案等，其中，文书档案在数量上大多占据优势地位，具有数量大、利用率相对较高等特点。但从对科研发展的促进作用来讲，科技档案应该是主体档案。因为科技档案是科研工作人员在长期的工作过程中对实验记录及研究成果的一系列记载、整理和管理，并以一定形式呈现在大家面前，涵盖和反映了科研机构主体业务的发展足迹，蕴含着大量科研信息。它的规模和质量反映着科研院所的科技发展水平，是一个科研单位综合科技实力的重要凭证。提高科技档案的管理水平和科技档案利用率，实现科技档案的真正价值，是科研机构档案管理的重要任务。

（二）档案利用特点。科研机构档案利用目的有两种：一种是作为凭证作用和查考参照作用的文书档案的利用，这是各类企业和单位都存在的档案利用的普遍目的。第二种是为科学研究服务。科技档案是促进科学研究事业发展的重要组成部分，它以知识为载体，集中体现了科研人员在实践中发明创造的具有自主知识产权的新成果、新经验、新思路，能够为课题申报和科研选题提供借鉴和依据，为新时期科学研究领域的学科发展及建设提供借鉴和依据。有别于第一种利用方式，第二种利用方式能够提升档案价值，直接服务于科研机构主业，最终使科技档案的科学价值在实际运用中得以实现。

二、科研机构档案管理工作存在问题

（一）重保管轻利用。从知识管理的角度来说，档案属于显性知识，档案资料里面蕴含着许多前人积累的成果和经验。充分利用档案资源，挖掘其中潜在的价值，能为现在的工作研究提供参考，并能增强知识的传承性和延续性。但目前许多单位虽然有相关制度与规范保证归档后的档案妥善保管，但是归档之后档案利用较少，尤其是科技档案利用更少。且利用的目的简单，大多数是为课题或项目报奖提供凭证作用，作为申报课题或者作为成果利用的参考资料的利用目的很少，造成了一定程度上的科技档案科学价值的浪费。

（二）档案管理方式原始，信息化程度低。目前大多数科研机构的档案管理模式还停留在收集、整理、借阅、保管等简单的操作模式上，管理体制也仅限于原始的“坐、等、靠、要”模式。管理方式落后，缺少新的管理理念和管理方式的补充和更新。且大部分科研机构档案管理部门信息化建设起步较晚，大多数机构处于电脑辅助管理向数字化管理转变阶段。虽然大都购置了计算机、打印机、复印机等现代化设备，但还远远没有实现服务手段自动化和网络化，档案信息服务水平明显滞后于科研发展水平。

（三）档案管理人员素质较低。科研机构重视科研研究，但对于承载研究成果的科研档案及其他档案的保管利用重视程度不够。对档案管理的认识仅停留在收集、整理和保管上，把档案工作看成是人人都能胜任的工作，无需多少知识都可以“守好摊子”。虽然科研人员文化知识层次较高，但是档案管理人员大都存在年龄偏大、缺乏创新意识、缺乏新的专业知识、缺乏现代信息网络化知识等问题。这种传统的队伍建设已远远不能适应信息时代对档案人员的要求。

（四）档案开发程度较低。由于人员素质、管理模式、服务理念等方面的原因，使得科研机构只注重资料积累、文化财富堆积，却缺乏对档案信息的分析和编纂，档案编研成果少之又少，且多是较低层次的组织机构沿革、大事记等编研成果。对主体档案的分析和开发明显不够，使得科研成果中隐藏的信息没有被充分利用，不能满足科研工作的利用需求，表现出了明显的滞后和欠缺。

三、加强科研机构档案工作的有效对策

科研机构要实现科技档案为科研发展服务的目的，需加强科研档案建设，建好高质量的档案，并不断提高管理水平，努力发挥其知识和技术作用，促进科研成果产业化。在明确了科研机构档案特点和档案管理存在问题的基础上，笔者认为应从以下五个方面加强科研机构档案建设：

（一）完善档案归档范围。档案部门要加强档案接收和征集工作，一方面要合理扩大接收范围，加强与科研部门的沟通，把有保管价值的科研档案纳入归档范围，加大对保存在各部门的专门档案的接收力度。另一方面要对接收档案的质量进行控制，力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源服务体系，努力改变馆藏结构中文书档案数量占主体的单一局面。

（二）注重档案编研。编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是档案部门系统、广泛地提供利用服务的一项重要的基础性工作。注重档案编研，要加大档案编研力度和深度，有计划地开展一些信息材料的编研。首先，根据部门的档案利用需求开展档案编研。了解各部门对档案信息的需求动向和发展趋势，掌握他们需求的重点，有针对性地进行收集、汇总、分析和信息输出。其次，经常对档案信息利用率进行分析，通过信息反馈，明确每个阶段的利用重点。第三，充分发挥科技档案信息资源在科研工作中的积极作用，加强对科技档案的编研，挖掘科技档案中潜在的规律和信息，为科研部门的科研规划和课题申报提供思路和资料支撑。

（三）转变服务理念，变被动服务为主动服务。档案工作者要强化服务意识，把档案工作的重点从保管转移到主动提供服务利用上来。不能局限于就档案工作而做档案工作，应随时关注科学研究发展的动态，全方位了解一个项目（课题）研究的全过程，以及该课题在实施发展过程中需借鉴的文献信息和相关资料。要主动出击、服务上门，推销档案信息，推广编研成果，与广大利用者加强联系，使档案信息利用工作既有成效，又规范科学。

（四）加强档案信息化建设。信息化建设是企业档案促进自身管理现代化，最大限度地开发档案信息资源，使企业档案事业实现跨越式发展的崭新目标。加强档案信息化建设，要实现馆藏档案信息化和档案管理和利用的网络化。首先，要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用。其次，加速实用、通用软件的研制开发和利用，加快档案信息数字化处理步伐。尤其对科技档案，在实现档案内容电子化的基础上，设计开发多角度、多方式的电子原文检索工具，以根据检索目标的相关度准确、迅速地检索到相关档案内容，并实现电子原文查看，提高检索利用速度和准确度。

（五）加强档案管理人才队伍建设。档案价值的实现与档案管理水平有着密切的关系，而档案管理水平的提高有赖于档案管理人员素质的提高。档案管理信息化的发展对档案管理人员的素质提出了新的要求。信息时代的档案管理人员既要具备新的专业知识，又要具备一定的信息网络化知识，同时还应具备创新意识。科研机构应重视档案管理队伍建设，及时为档案管理队伍补充新鲜血液，优化管理人员年龄结构和知识结构，加强对档案编研人员的安排。同时，加强对现有档案管理队伍的培训，包括业务培训和创新、服务意识的培训，提高他们的业务水平和服务意识。

总之，档案资源是科研机构的重要的历史财富，在实际的档案管理工作中，应当重视档案资源隐藏的价值，充分认识目前工作中存在的问题，采取措施提高档案管理水平和档案利用率，真正实现档案资源尤其是科技档案资源的价值，为科研工作服务。

[1]尹志杰.浅议如何做好科研机构的档案管理工作[J].档案天地，2010（6）：46-47.

[2]王莉.谈谈科研院所的科技档案管理工作[J].黑龙江科学，2011，2（4）：65-66.

[3]吴丽华，金航.科技档案是科学研究工作的载体[J].农业科技管理,2007(2)：33-34.

[4]李海燕,吴志华，王可炜.充分发挥科技档案在科研管理中的作用[J].中华医院管理杂志，1999（2）：6-8.

[5]张义寅.科技档案的价值及利用[J].大同医学专科学校学报，2004（1）：37-38.

[6]曹书芝.档案信息化建设浅议[J].档案，2006（1）：14-15.