企业年金档案管理的现状及建议

摘要：近年来，我国企业年金运营管理工作呈现出了更为复杂的特点，在相应的缴费、账户、投资等众多环节中形成的档案信息较多，与之相对应的书面与电子记录管理量逐年上升。年金档案管理能够帮助企业更好地梳理资金流向，对于提升资金利用效率，实现更为高效合理的资金利用有着重要的影响。因此，企业应全面提升对于企业年金档案管理的重视，本文基于此探讨了企业年金档案管理的现状及建议的相关内容，旨在提供一定的参考与借鉴。

关键词：企业年金；档案；管理

中图分类号：F046.4 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）025-000-01

随着2004年国家和社会保障部《企业年金试行办法》和《企业年金基金管理办法》等相关政策法规的相继出台，我国企业年金制度规范化发展获得了更为有利的政策支持，众多企业开始意识到企业年金在吸引人才、提升工作主动性以及构建企业文化方面的重要作用，进而参与构建了年金制度。

一、当前企业年金档案管理存在的问题

（一）缺乏统一的企业年金档案管理的标准和模式

现阶段，我国在企业年金管理工作中对于相应制度规范的细化性依然存在一定的不足，《企业年金基金管理办法》中的指导依据也相对概括，尤其针对档案管理仅提出了“自合同终止之日起至少保存15年”的年限要求，缺乏对于信息归档、存放管理、查阅调用管理等方面的详细要求。实际上，企业年金制度执行过程中形成的档案信息包括了职工个人账户资料、各项资金往来等众多内容，缺乏行之有效的管理标准将导致一系列的管理混乱问题。部分企业在年金档案形式、分类归档办法、管理组织设置等方面依然随意性较大，导致了部分年金档案的缺失。

（二）档案管理基础设施缺失

受客观条件的影响，部分企业在年金档案管理中的资金与人员年投入较少，不能针对年金档案管理设置专职部门进行管理，同时也无法提供专门的档案室，年金档案管理人员与场所同其他管理环节存在一定的影响与干扰，归类不明确，归口不统一的现象较为普遍。这种基础设施的缺失使得部分企业在年金档案管理工作中难以采取系统性的信息化管理，在年金档案管理中的人为影响因素较大，不能通过有效的技术手段实现全面的信息档案收集管理，出现人员调动与或业务调整的情况下，将导致年金档案流失的问题，进而给企业与个人造成收益损失。

（三）档案管理人员专业水平偏低

人员专业性与业务能力不足同样是限制当前年金档案管理工作有序开展的重要因素，制度的执行与相应管理技术方法的应用离开了人员素质的支持只能是空中楼阁。当前较为突出的是年金档案管理人员兼职工作，各分部管理内容之间无法协同作用，档案一体化管理程度不高，不能实现集中化管理，极易导致年金档案管理工作各自为政与档案流失。同时，在传统档案管理方法与理念的影响，企业对于年金档案管理人员的信息化素质要求不高，通常将年金档案管理视作较为清闲的岗位，缺乏对于管理人员的信息化管理能力的培训，导致档案管理人员你的水平始终得不到提升。

综上，年金档案管理工作业已成为当前企业年金管理中的薄弱环节，而随着且与生产经营规模的不断扩大，此环节的影响将更为显著，传统的管理模式与方法将难以改变大量档案信息管理不力的问题。因此，企业应结合自身发展情况，深入研究分析企业年金档案管理工作中存在的不足，寻求更为规范与有效的管理办法，提升年金档案管理水平。

二、加强企业年金档案管理的建议

（一）引起各级关注，争取更大的支持

首先，企业应全面提升年金档案管理的重视程度，充分认识对于年金档案管理要求与方法，明确档案管理工作的正确方向。其次，应强调企业年金与社会保障体制发展之间的进一步融合，通过有效的改革创新提升年金档案管理水平，将年金档案纳入保障体系之内，从而正确更大的支持。第三，应加强宣传，扩大企业年金档案管理工作的影响，提高公民对企业年金的认知度，对企业年金档案管理的重视程度，充分发挥当前互联网技术飞速发展的技术优势，提升年金档案管理宣传的传播效果，借助新媒体平台实现精准高效的宣传，争取各级领导及相关主管单位的重视与支持。最后，应强调规范化制度体系的制定，针对当前企业年金档案管理工作的实际需求，建立配套的企业年金档案管理办法，使企业年金档案管理工作尽快规范有序的进行。

（二）建立健全机构，形成规范管理

1.应该在各层次、各类企业年金管理机构内部成立专门的企业年金档案工作领导组织，明确责任，各负其职。

2.要配备专职企业年金档案管理人员，至少应指定专门的兼职人员负责收集整理企业年金档案，将企业年金档案管理工作纳入日常工作目标考核中，应与主要经办工作同要求、同布置、同监督、同落实。同时还要加强对专兼职企业年金档案管理人员的日常培训，提高档案管理人员的业务素质。

3.应配置与企业年金档案管理工作相关的配套基础设备和软硬件设施。应该安排专门存放企业年金档案的房间，按照其他档案管理的基本“十防”要求配备设备，以符合人社部对企业年金档案“自合同终止之日起至少保存15年”的要求。

4.应该对企业年金档案管理的范围进行统一划定，按照各类企业年金管理机构所辖的业务不同，设定不同的档案管理细则，按照年度和种类分门别类，定期整理、装订成册，以便于查找和审阅。同时建立企业年金档案室的准入制度，对查阅企业年金档案的权限进行设定。

（三）创新管理模式，提供人性化服务

企业年金制度的建立其根本目的在于通过企业与个人联合缴费的形式提升员工收益，从而保证离退休职工在退休后能够获得更为理想的回报。因此，在年金档案管理工作中，相应管理模式的应用应立足于以人文本的理念，注重人性化服务，为退休人员准确、顺利、便捷的的领取年金创造条件。创新企业年金档案管理模式，应首先实现全面性的年金档案细化，将退休人员可领取年金的信息进行详细的统计录入，如企业年金组成、个人与企业缴费比例、投资收益等进行全面的树立归档，确保职工的调阅查用。同时，应进一步重视信息化技术手段的应用，借助相应的财务管理软件或平台系统实现更为高效的年金档案管理，为员工建立相应的电子档案，通过互联网实现高效的信息公开与分享，帮助员工随时与经办人员进行沟通，借助相应的数据管理与分析功能及时发现企业年金管理工作中存在的问题与不足，从人性化服务的角度加以改善与优化。

参考文献：

[1]陈宗杰.关于企业设备档案管理的思考[J].办公室业务，2016（8）.

[2]秦佳荣.关于加强新时期企业档案管理工作的思考[J].东方企业文化，2014（5）.

作者简介：尹海蓉（1973-），女，黑龙江穆棱人，本科，经济师，研究方向：企业年金。