如何做好数字化档案管理工作

刘玉茹

摘要：随着数字化信息技术的飞速发展，传统的档案管理模式遇到了严峻的挑战，数字化档案管理逐步成为今后档案管理的主要模式之一。本文针对当前如何做好数字化档案管理工作，从数字化档案的概念、存在问题及应对措施方面进行探讨，有利于数字化档案管理的不断改革和创新。

关键词：档案管理，数字化，措施

一、什么是数字化档案

数字化档案，是指将纸质档案通过扫描仪或者数码相机等数码设备进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、磁带、光盘等数字载体上并能被计算机处理的图像或文本，以实现检索准确快捷方便、信息资源共享、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便安全等功效（如下图所示）。

二、实施数字化档案管理的必要性

1.是顺应信息化社会发展的需要

随着信息化社会的飞速发展，现代电子计算机技术及通讯技术应用与发展越来越普及，由计算机网络构筑而成的数字化环境对我们影响越来越大。社会公众对档案信息的需求量不断增加，如学生档案、医院档案等等，人们对信息共享的迫切性也越来越明显。数字化档案管理体系可以让每一位利用者在任何时间，任何地点进入档案管理系统，查询自己需要的档案信息，不受时间和空间的限制。在这种形势下，数字化档案管理应运而生，逐步成为加快国家信息化步伐和发展档案事业的需要。

2.能够进一步提高办公效率

传统的档案材料都是以纸张为主要载体，占空间，查找不便。而数字化档案管理可以使档案管理业务更加方便高效快捷，档案能够及时归档，迅速得到整理，更快提供运用，还能够准确反应档案当前的情况。通过数字化档案进行查找不仅能准确反映情况，而且可保证查询档案的准确方便快捷，而且用户不用受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用效率。它可以有效地实现档案信息资源的合理配置、科学管理，从而为社会提供高效、优质的服务。简而言之，数字化档案管理就是将原来纸质材料保存的档案资料变成了提供信息的数字化控制中心。

3.能够使档案工作更加规范化、标准化

档案是社会信息资源的重要组成部分，已逐步成为国家进行经济建设、发展科学文化事业的重要资源。档案信息数字化的内涵涉及到了档案工作的各个方面。在积极开发档案信息资源时，档案工作者应以档案业务方面规范化为重点为之提供有价值的档案信息，真正实现档案作为信息资源为经济建设和社会发展提供更好的服务目标。对档案进行数字化管理，便于制定统一且易操作的档案标准，从而抓好档案的标准化、规范化建设。

三、数字化档案管理存在的问题及应对措施

1.存在的问题

1.1 领导不够重视

档案工作往往引不起企业或单位领导的足够重视，甚至有些领导认为工作业绩要靠业务工作及经济效益来体现，档案管理仅仅是简单收存材料，对企业或单位发展没有太大的作用。这种思想上的错误认识，严重影响了档案管理的水平及档案信息的整合。尤其数字化档案管理，需要投入一定的财力进行电子设备的配备，领导不重视就不能有效配齐配全电子设备。设备不全就无法全面实现数字化档案管理。

1.2 缺少数字化档案管理专业人才

数字化档案管理需要大量的数字化管理专业人才，而从事数字化档案管理的专业人才少之又少。在整个数字化档案管理工作中，人才总量不足、结构不合理现象比较突出，特别是高层次、高领域、高技能的创新复合型人才比较短缺，这些都严重制约了数字化档案管理水平的提高。

1.3 数字化硬件配备更新不及时

随着科技的飞速发展，数字化硬件设备更新换代非常频繁。而档案工作往往引不起足够重视，硬件配备也就跟不上时代步伐及现代档案形势的发展变化，影响了数字化档案管理的全面开展。而且有些档案管理软件功能比较单一、参差不齐，跟不上时代发展需求，自动化水平低下也影响了数字化档案管理水平的进一步拓展。同时设备更新不及时，容易受到网络病毒等的冲击，导致档案管理体系不能正常运行。

2.应对措施

2.1 加强领导重视

领导重视是做好档案管理工作的基础和前提，能够进一步提高档案管理工作的地位及认识水平。要不断强化对档案管理工作的重视，进一步深化档案管理在整个社会经济建设中的重要意义，关心档案工作者，增强档案工作者的责任感和使命感，进一步提高档案管理的整体水平。

2.2 加强数字化档案人才培养

档案管理工作者的综合素质直接影响着数字化档案管理水平，因此要加强数字化档案工作者的培养，加强对其进行业务知识培训，要针对不同层次人群进行因材施教，通过举办讲座、参观学习等有效进行档案知识的更新，进一步提高数字化管理能力。要加强优秀人才的培养，确保能够了解和掌握现代科学知识，先进的计算机网络知识以及数据通讯技术等，并能够将这些知识熟练运用到实际的数字化档案管理工作中。

2.3 进一步加大资金投入

要逐步加大对数字化设备的资金投入。目前，我国档案管理普遍存在基础硬件设施陈旧、配备不足等问题。只有加大资金投入，配齐专门用于数字化档案管理的计算机、扫描仪及复印机等基础设备，才能将文字档案资料进行转化保存。此外，企业或单位还应该不断投入资金进行设计和开发先进的管理软件，进一步完善档案信息数据库的建设，加大信息开发程度从而实现资源共享。

四、结语

总之，随着科学技术的不断进步，人们对获取信息的时效、范围、深度与广度也不断提高，传统的档案利用服务模式已经无法满足人们的需求，数字化档案管理是顺应社会发展、适应时代发展的新举措、新要求，要不断学习科学知识更好的掌握信息技术从而为档案工作服务，进一步提高工作效率。

参考文献：

[1]钟文玉.如何做好档案数字化管理[J].城建档案，2011（04）

[2]白立新，王香梅.档案数字化之路[J].数字与缩微影像，2009（01）