浅谈秘书信息工作的重要性

【摘要】收集、整理好领导所需信息是秘书具有敏锐犀利的眼光和洞察力表现之一。秘书的信息工作有助于领导决策、管理、开拓思路，还可以转变办公室职能转变的作用；秘书应该提高信息的质量。

【关键词】秘书；信息工作；重要性；信息质量

生活在一个充满信息的时代，面对错综复杂、扑朔迷离的各种现象，作为秘书要细心的观察，透过现象看本质，拨开迷雾抓要害，通过敏锐的观察力来捕捉各种能为领导决策提供依据和参考的信息。要真正做到，不为信号所困扰，不为现象所迷惑，才能够抓住那些对领导决策有用的信息。秘书的信息工作具有以下重要作用：

一、辅助领导者做出正确决策

企业的领导班子要对各方面工作做出决策，掌握大量的信息是至关重要的。办公室作为领导的直接服务机构，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议的任务。企业在生产经营工作中经常会遇到很多实际需要解决的困难和问题。在这种情况下，办公室作为企业信息部门就要协助领导及时了解企业的生产情况和职工的心理动态和出现的新情况、新问题，并及时采取措施加以解决。这就需要办公室灵敏地捕捉信息，充分地利用信息，在对信息进行分析研究的基础上找出问题的原因和症结，确定解决矛盾的最佳方案。可以说，决策的过程，就是信息的输入、处理、输出的过程。决策的形成需要借助信息进行判断，决策的实施需要借助信息进行控制，决策执行终结后，需要借助信息进行总结，为新的决策创造条件。因此，办公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及时不及时、真实不真实、全面不全面，将直接影响到企业领导的决策和对全局工作的把握。

二、协助领导者做好科学管理

管理信息化是指企业广泛利用现代信息技术，开发信息资源，把先进技术、管理理念引

入到管理流程中，实现管理自动化，提高企业管理效率和水平，从而促进管理现代化，转换经营机制，建立现代企业制度，实现有效降低成本，加快技术进步，增强核心竞争力。信息化的实现，会使企业的生产经营模式发生深刻的变化。对信息的快速反应能力是检验工作效率和竞争力的重要标志，建立企业和部门信息网络，实现信息化既是社会需求，也是企业适应市场，促进自身发展的需要。只要管理方式正确，有良好的工作氛围，员工也会全力以赴地工作。

三、开阔领导者的思路

好的信息，不仅可以让领导者做出好的决策，还可以让领导者的思路开阔。企业秘书要获取多方面的信息，着力跟踪前沿信息，服务于现实的需要，帮助领导开阔视野、更新观念、提升能力。创新是衡量一个人、一个企业是否有核心竞争能力的重要标志。为领导者提供有效的信息，让领导者不断地从工作中发现问题、研究问题、解决问题。而解决问题的过程，也就是向创新迈进的过程，这也提高了领导者的执行力。

四、促进办公室工作职能转变

加强企业信息工作，是促进办公室工作职能转变的需要。办公室是重要的综合协调、信息处理、反馈部门，是企业机关的枢纽、窗口和门面，是领导重要的参谋和助手。在新形势下，办公室要适应电子办公的需要，积极推动自身职能的转变。在工作内容上，要由以往主要做事务性工作，向事务和政务相结合、以政务性工作和辅助决策为主、当好参谋助手的方向转变；在工作重心上，要由以往主要服务领导，向服务领导与服务部门、服务车间班组、服务职工相结合，促进综合协调、确保政令畅通方向转变；在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多种手段综合运用、加强信息服务和信息引导方向转变。做好信息工作，是办公室实现上述三个转变的重要载体。信息工作既是上下级机关进行工作联系和沟通的必要环节和重要纽带，是上情下达、下情上达、左右通达的快速、便捷的通道。它便于下级向上级汇报工作，便于向上级及时反映工作中的问题，求得支持，便于下级及时与上级沟通工作思路，创造性地开展工作。

五、既然信息工作如此重要，那么秘书怎样提高信息的质量

1.挖掘潜在的信息。小周工作的单位主要以内销的模式面向市场，在中国已加入WTO的环境下，对外交往关系的不断密切，对外开拓业务是具有很好的发展前景的。小周向经理反映了这个想法，经理肯定了他这个想法，并准备成立外贸部，专门完善落实其对外开展业务的工作。

2.要加强信息开发。信息是可再生的资源，人们可利用失去原有价值的信息经过加工而得到新的信息。对信息进行增值开发，是进一步丰富信息资源的重要手段。信息的增值开发可通过下面途径获得。我们应该立足微观、着眼宏观，抓住对全局有一定借鉴作用的微观信息，挖出潜藏的、对宏观有指导价值的信息进行细整理、精加工，努力使其上质量上档次。使原有的信息大幅度增值。信息的价值大部分是潜在的，为使信息不断增值，秘书人员不仅要主动去发现和捕捉苗头性信息，还要进行深入分析和研究，多发现有倾向性的信息，以更能好地发挥参谋助手作用。

【参考文献】

[1]廖小鸥，《第一次当秘书》[M]，北京大学出版社2006

[2]王守福，论现代秘书人才的信息素养[J]，经营管理者，2009（19）

[3]冯俊伶，新形式下秘书人员如何做好做好信息工作之我见[J]，河北软件职业技术学院学报，2003，5（1）。

[4]张小慰，《秘书工作综合流程解析》[M]，河南大学出版社2006。

作者简介：张保明（1966—），男，南昌工学院民族教育学院专职教师。