试谈学校档案管理与工作效率的提高

黄海洪

【摘要】学校的档案管理工作是学校日常工作管理中的重要组成部分，在学校教育教学管理工作中占据着重要的地位，同时还涉及到学校方方面面，不仅仅是对学校各个事件的记录与保存，还是学校师生的智慧结晶。因此，做好档案管理工作可以有效的促进学校发展，提高学校各项工作效率、工作质量。基于此，本文对学校档案管理与工作效率的提高进行了简单的分析。

【关键词】学校 档案管理 工作效率

前言：

学校档案记录着学校工作人员的相关数据资料与学校重大事件发生过程，同时也是见证学校发展的重要组成部分。学校档案管理工作水平与学校工作效率有着至关重要的关系，学校在发展过程中需要认真做好档案管理工作，提高工作效率，使学校在未来工作决策中拥有一个完整的参考资料，并做好决策工作。随着社会快速发展，传统的档案管理工作中存在着管理效率较低、制度不完善等问题，这对学校的档案管理来说是一个全新的机遇与挑战。因此，学校档案管理工作需要跟上社会发展的脚步，将其中的不足进行不断的创新、完善，只有这样才能保证学校档案管理工作可以顺利完成，从而提高学校工作效率、工作质量，促进学校快速发展。

一、现阶段我国档案管理工作中存在着的问题

（一）管理制度不完善

现阶段，一些学校在发展过程中没有完整的档案管理制度，导致这些制度形同虚设。学校领导只在乎如何提高学校的教育工作，从而忽视了档案管理工作的重要性，再加上一些学校档案工作管理人员综合素质与专业技术能力较低，在对档案管理工作执行惩罚措施时没有严格按照制定要求进行。比如说，在学校档案管理工作中，档案管理制度不完善，档案管理人员没有加强的执行能力，学校对档案管理工作不重视，将一些无关紧要的信息添加到档案中，甚至出现一些档案信息丢失现象[1]。

（二）学校领导不重视

在学校日常管理过程中，学校相关领导人员只重视如何做好教育工作，从而忽视了档案管理工作，在一些日常工作表面中看不到档案管理工作的存在。学校大量经费投入到教育基础中，忽视了对档案管理经费的投入，使学校的档案管理工作变得越来越差；缺乏对档案管理人员的培训系统与筛选系统，让一些综合素质水平与专业技术能力较低的人员从事档案管理工作；学校档案管理设备老化，不能正常使用，从而严重影响档案管理工作的进程。比如说，一些学校没有专用的档案室与档案柜，只是将这些档案信息存放在教师的办公室中，或者将其随意的丢在某个位置中；还有一些学校档案管理设备落后，跟不上社会发展脚步，一些事件信息不能及时的添加到档案中去；一些学校档案管理室内环境阴暗潮湿，在档案信息存储过程中容易出现发霉、损坏、丢失现象，这些都是学校领导不重视档案管理工作的主要原因[2]。

（三）管理方式落后

随着社会快速发展，学校的档案信息管理工作不能跟上社会发展的脚步，很难实现现代化、数字化、信息化的管理。一些学校在进行档案管理工作时仍使用传统的手工收集方法进行管理，在一定程度上加大了档案管理人员的工作难度，导致一些纸张档案信息出现丢失现象，大大的降低了档案管理工作效率。

（四）管理人员素质较低

现阶段，我国各学校在开展档案管理工作时，相关工作人员综合素质水平与专业技术能力较低，再加上学校领导对档案管理工作的不重视，让一些年纪较大的工作人员进行档案管理。此外，一些学校在开展档案管理工作时，缺乏培训业务，使他们在工作时没有较高的管理意识，不能按照国家制定标准进行管理。由于在档案管理过程中其工作人员素质较低，对工作不重视，使档案管理工作变得越来越随性[3]。

二、如何处理好学校档案管理工作与工作效率之间的关系

（一）加强对档案管理工作的重视

要提高档案管理工作效率就需要加强学校领导人员对档案管理工作的重视。学校档案管理工作是学校工作中的重要组成部分，没有完整的档案管理工作制度就会影响学校各项工作进程[4]。因此学校领导人员需要认识到档案管理工作的重要性，并根据学校档案管理部门的发展现状制定出一份科学合理的档案管理制度，并在档案管理工作实际中开展做好监督管理工作，只有这样才能提高档案管理工作效率，促进学校快速发展。

（二）融入现代化信息技术

学校档案管理工作涉及学校的方方面面，比如说一些档案的日期、内容、种类、数量等。使用传统的手工档案管理方法会加大工作人员的任务量，增加工作时间、错误率、降低工作效率。随着社会不断的发展，一些现代化计算机技术已经融入到学校的各项工作中，对档案管理工作来说也不例外。学校应该大力支持将信息技术融入到档案管理中，并为档案管理部门配备专业的工作设备，对档案管理工作人员进行现代化信息技术的培训，使档案资料信息得到专业计算机录入管理，只有这样才能方便人们对档案资料信息的查找和利用，从而提高档案管理工作效率。

（二）配备专业档案管理人员

学校档案管理工作涉及范围较广，管理工作十分复杂，因此在开展档案管理工作时，需要一些拥有较高服务意识与专业知识的工作人员进行管理，同时还要具有一定的耐心，只有这样才能保证遇到问题时可以及时有效的解决[5]。此外，学校要想提高档案管理工作效率，就需要为档案管理部门提供一些综合素质与专业技术能力较高的管理人员，只有这样才能做好档案管理工作，并促进档案管理人员在工作中多学习多进步，从而提高自身的工作意识与服务意识，只有这样才能保证学校的档案管理工作顺利开展。

总结：

学校档案是对学校各项工作与学校相关人员的资料进行记录，同时学校档案管理工作也是学校各项工作的重要组成部分，只有做好档案管理工作才能促进学校快速发展。本文对学校档案管理工作与工作效率的提高进行了简单的分析，文中还存在着一定的不足，希望我国专业人员加强对学校档案管理工作与工作效率的提高的研究。

【参考文献】

[1]林莉.试谈学校档案管理与工作效率的提高[J].科学中国人，2016，06：92-93.

[2]张立云.学校档案管理与工作效率的提高探讨[J].经营管理者，2015，31：332.

[3]李金玲.如何提高高职学校办公室文化档案管理工作[J].东方企业文化，2012，15：240.

[4]刘银辉.学校档案管理工作效率研究[J].全国商情（经济理论研究），2009，15：143-144.

[5]宋君蕾.环保学院档案室专项数据库管理系统的研究与实现[D].燕山大学，2013.