浅谈档案管理信息化建设

徐明芳

摘 要：档案管理要适应信息化潮流，加快融入信息化社会。本文分析了信息化条件下，档案管理的信息化建设制约因素和发展方向。

关键词：档案管理；信息化；网络化

一、引言

科学规范的档案管理，能够为查证历史提供第一手资料，能够为领导决策提供重要依据。随着信息技术的飞速发展，新的方法理念和技术手段对档案管理产生了深远的影响，档案管理与信息技术必将结合得越来越紧密。因此，大力推动档案管理信息化建设，加快档案工作融入信息社会的步伐，是对档案管理部门的新的必然要求。

二、档案管理信息化的含义

（一）档案管理信息化的概念。

档案管理信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。其核心目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代[1]。

档案管理信息化建设是动态发展的一个过程：由于网络信息技术的飞速发展，新的技术手段引入到档案管理工作当中来，在档案管理中得到了广泛应用，极大的提高了档案管理的效率。由此催生了新的档案管理理念和方法，以适应信息化条件下的档案管理工作的要求。另一方面，通過实践研究信息化条件下的档案管理的原则、理论与方法，能够从宏观上指导和把握档案管理信息化发展的途径和方向，能够更加科学有效的利用信息化技术手段促进档案管理工作的发展，最终使档案信息能更好地发挥价值作用，满足社会各方面的需求。

（二）档案管理信息化的特点

1.信息的存取实现了数字化。数字技术的应用，是将以往存储在纸质等传统介质上信息变成数字信息存储在计算机、网络硬盘等新型存储介质中，极大地提高了档案信息存储的容量，也方便管理。同时，数字化使得信息采集手段、存取形式更为多样，除了传统的文字、数据、图像等形式，还可以实现多媒体音视频、虚拟现实等多种展现形式。

2.网络使服务更社会化。档案管理借助计算机网络技术可以更方便的实现信息的查询、共享、传输、管理等功能，服务的范围更加广泛。最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，更好地为档案信息的社会化服务。

3.档案资源趋向标准化。为了便于对档案资源的存取传输和开发利用，需要对分散的档案资源实行标准化。在标准化的基础上，将档案管理同数据仓库、数据挖掘技术相结合，可以对档案资源进行深度的开发和利用[2]。

三、档案管理信息化过程中的制约因素

（一）重视程度不足，资金投入不到位。

档案管理信息化建设需要对软硬件设施进行更新换代，升级改造，包括计算机网络的建设，影印设备的升级，管理软件的开发，信息安全的防护等都需要投入大量的资金。同时信息化设备更新换代快，管理维护复杂，后期仍需要大笔资金投入，不可能一步到位。而各单位财力投入不同，重视程度不同，因此资金成为了重要制约因素。

（二）体系不规范，标准不统一。

档案管理信息化建设离不开规范的体系和严格的标准。现阶段，档案管理随着信息化程度越来越高，变得日趋复杂和多样。旧的体系标准不能完全适应新的情况。许多部门往往只片面重视发展先进电子设备和购置高档计算机系统，却忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

（三）专业素质要求高，缺乏专业人才。

档案管理信息化建设涉及到档案管理，计算机网络，数据分析等多个专业领域，对档案管理人员的素质要求越来越高，综合素质全面的人才越来越受到欢迎。而现实情况是，目前相当一部分档案管理人员对信息化知识缺乏足够的掌握，专业知识面较狭窄，无法适应新形势下档案管理工作的需求。

（四）数据保护存风险，信息安全受挑战。

在数据安全保护上，虽然有防火墙、密码保护等防护措施，但是单纯从技术角度上只能被动防护，而网络及软件本身可能存在漏洞，计算机病毒、黑客攻击也层出不穷，不断变换升级。另外，数据信息在存储传输过程中存在被修改、丢失、泄露的风险，难以保证数据的原始可靠性和保密性。所以档案管理信息化带来便利的同时，也面临信息安全方面巨大的挑战。

四、加强档案管理信息化建设的建议

档案管理信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化，管理手段的现代化，主要是采用计算机及其配套设备，缩微机及其相关设备，保护技术的现代化，主要是档案存储环境控制档案存储载体更新改造的科学化。档案工作人员要充分认识档案管理信息化的内涵，提高档案管理的效率，积极开展信息化过程中的各项工作，促使档案信息化建设快速有效地开展，主要做好几方面的工作。

（一）转变认识、加强领导。

档案事业改革创新，关键在于管档案的人。加强档案管理信息化的建设，首先要深化档案人员的认识。作为领导要提高现代化管理水平和信息化认识水平，以适应现代化、信息化管理的需要。要把档案管理信息化建设作为政务建设的一个重要内容，构建起各级档案信息平台，努力提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

（二）完善设施，规范标准。

配置完备的信息化硬件设施，如计算机、网络设备、影印设备等，研究开发系统软件、专业应用软件，组织档案管理人员进行系统的业务培训，使之熟练应用系统软件，并从实践角度对完善系统软件提出宝贵建议。另一方面要规范软硬件的标准，使其具备通用性。进行档案管理时，档案内容、编号、及分类、目录的编制必须符合标准化要求，将各部门移交汇总的资料归档，从信息的源头抓起建立统一的数据格式，避免重复劳动，提高工作效率，实施实体档案和数字档案的 “双套制” 工作模式。防止档案信息资源的重复开发利用，避免浪费，实现合理共享。

（三）提高档案信息获取能力，完善档案信息数据库。

信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门，档案部门要摆脱“重藏轻用”的局面。档案工作者必须具备较强的信息获取能力，充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。用现代信息技术对存储的传统档案进行数字化处理和存储，建设好数字档案馆。利用计算机技术加快数据库建设，提高检索质量。有条件的单位可逐步建设全文数字化和多媒体档案馆，不断提高档案管理的效率和服务质量。

（四）加强信息安全防护，做好数据保护工作。

配置完备的网络防护设施，及时更新安全防护设备和防护策略。在网络中尽量运用数据加密技术以及身份认证技术，严格区分管理档案信息访问者身份授权，保护数据不被轻易泄露和更改。对于能够上网查询的档案信息进行保密定级，对查询者进行网上身份验证，不同的身份提供不同级别的信息查询权限，保证网上查询档案信息的安全性。

（五）培养和引进专业人才，提高档案工作者素质。

提高人员素质，培养管理人才。积极更新、改善设备和管理手段是实现档案管理现代化的先决条件，但现代化设备要求管理人员必须有较高的素质。要努力培养网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才、网络设计与管理人才。档案工作人员除了自学的方式外，还可以参加各类专业培训班、继续教育等，充分利用多方优势，用最短的时间系统地掌握最新的知识和技能，为以后优质、高效地完成档案工作奠定基础。另外要加强理论研讨，增进学术交流，提高编研水平。

[参考文献]

[1]杨公之：《档案信息化建设导论，中国档案出版社.

[2]唐宝莲，吴建华：《档案信息化、数字化、网络化及三者的关系》，《科技档案》， 2006（3）.

[3]林小娟：《档案管理的信息化建设》，《信息技术》，2012（7）.

（作者单位：青岛市李沧区统计局，山东 青岛 266100）